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Una reciente sentencia valida una indemnización de 7.500€ a una trabajadora porque su empresa usó un sistema biométrico de control horario
La acelerada revolución tecnológica que vivimos trae un sinfín de beneficios en el ámbito empresarial, pero también puede jugarle una mala pasada a los negocios. Una buena muestra de ello es el uso de un sistema biométrico de control horario.
Esta clase de solución avanzada permite a las empresas realizar el registro de jornada mediante la recopilación de datos biométricos de los trabajadores que permitan identificarlos de forma inequívoca. ¿De qué clase de datos hablamos? Según el Reglamento General de Protección de Datos, nos referimos a datos relativos a «las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona física que permitan o confirmen la identificación única de dicha persona, como imágenes faciales o datos dactiloscópicos».
Aunque el RGPD no prohíbe directamente el tratamiento de un sistema biométrico de control horario, sí limita el tratamiento de esta clase de datos personales especialmente sensibles.
Además, el uso de un sistema biométrico de control horario puede conllevar el menoscabo de dos derechos fundamentales: el derecho a la propia imagen y el derecho a la protección de datos personales.
Así lo ha considerado una reciente sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia que ha validado el derecho de una trabajadora a ser indemnizada por daños y perjuicios con 7.500€.
A raíz de este caso práctico, vamos a contarte por qué no debes usar un sistema biométrico de control horario, salvo que puedas justificar que no existe otro medio menos lesivo para registrar la jornada de los trabajadores.
El principio de minimización de datos
Uno de los elementos centrales de la normativa de protección de datos es el principio de minimización de datos. Así, el artículo 5 del RGPD establece que los datos personales tratados por las empresas deben ser «adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados».
¿Qué sucede con un sistema biométrico de control horario que reconoce el rostro de los trabajadores? Recopila información biométrica, especialmente sensible, sin que estos datos sean necesarios para cumplir su fin: registrar la jornada laboral.
De hecho, esto resulta evidente porque existen diversas alternativas como el uso de tarjetas para fichar en los accesos a una empresa o un sistema de registro de jornada digital que permita fichar desde un ordenador o un móvil o un software de registro horario con geolocalización que permita saber el momento exacto en que fichó un trabajador y el lugar en el que se encontraba al hacerlo.
Por lo tanto, de acuerdo al principio de minimización de datos, resulta difícilmente justificable el uso de un sistema biométrico de control horario en una empresa.
La prohibición general para usar un sistema biométrico de control horario y las excepciones
Es más, el propio RGPD fija que el tratamiento de datos de categorías especiales, como son los biométricos, está prohibido. Si bien, plantea varias excepciones a esta prohibición que podría afecta a un sistema biométrico de control horario:
- Que la propia persona interesada diese su consentimiento explícito al tratamiento de sus datos biométricos con un fin concreto.
- Que el tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones legales o permitir el ejercicio de derechos en el ámbito laboral. Sin embargo, para activar esta excepción es necesario que así lo autorice un convenio colectivo con arreglo a una norma «que establezca garantías adecuadas del respeto de los derechos fundamentales y de los intereses del interesado». ¿Cuál es el problema? No existe ninguna norma en España que regule esta cuestión.
¿Es posible el consentimiento al uso de un sistema biométrico de control horario?
Con respecto al consentimiento al uso de un sistema biométrico de control horario, en el caso analizado por el TSJ de Galicia no se constató que la trabajadora demandante hubiese prestado su consentimiento. Pero es que, además, los juristas especializados en protección de datos han hecho hincapié en que no es posible alegar que el trabajador dio su consentimiento al uso de un sistema biométrico de control horario.
¿Por qué? Según el RGPD, el consentimiento debe consistir en la «manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen».
¿Qué sucede en una relación laboral? Que la libertad para aceptar o rechazar el tratamiento de datos no es posible cuando el trabajador está obligado a registrar su jornada laboral usando el sistema fijado por la empresa.
Vulneración del derecho fundamental a la propia imagen
Más allá de la infracción del RGPD y de la vulneración del derecho a la protección de datos personales, usar un sistema biométrico de control horario que reconozca la cara de las personas menoscaba su derecho fundamental a la propia imagen.
Así lo establece la sentencia del TSJ de Galicia al afirmar que «hubo una injerencia en el derecho fundamental a la propia imagen de la trabajadora por el uso de los datos biométricos faciales».
Eso sí, la sentencia rechaza, por contra, que usar un sistema biométrico de control horario que reconoce los rostros de los trabajadores suponga un menoscabo de su derecho fundamental a la intimidad.
A qué se pueden enfrentar las empresas que emplean un sistema biométrico de control horario
Básicamente, las empresas que usen un sistema biométrico de control horario se exponen a cuatro grandes consecuencias:
- Conflictos laborales con trabajadores y sindicatos.
- Cuantiosas sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), por hacer un tratamiento de datos biométricos no justificado para un fin que se podría cumplir con sistemas menos invasivos.
- Indemnizaciones por vulnerar los derechos fundamentales de los trabajadores. En el caso que hemos analizado en este artículo, la indemnización ascendió a 7.500€.
- Que la vulneración de derechos fundamentales de los trabajadores se tenga en cuenta de forma conjunta con otros incumplimientos laborales como el impago del salario o retrasos a la hora de abonarlo. Otro aspecto especialmente interesante de la sentencia del TSJ de Galicia es que considera que la trabajadora, más allá de la indemnización de 7.500€, tiene derecho a la extinción de su contrato laboral con una indemnización análoga a la del despido improcedente porque:
- La empresa no solo se retrasó durante más de un año en abonar las nóminas.
- Y, además, vulneró el derecho fundamental a la propia imagen y el derecho a la protección de datos de los trabajadores al llevar a cabo un reconocimiento facial mediante el uso de un sistema biométrico de control horario.
- Esto implica que se produjeron «graves incumplimientos por la empresa empleadora», lo que justifican la extinción de la relación laboral con el abono de una indemnización por despido improcedente. En este caso concreto, la indemnización ascendió a más de 46.000€. A los que se deben sumar los 7.500€ de la indemnización por vulneración de derecho fundamental.
En definitiva, aunque existan sistemas de reconocimiento facial para realizar el control horario de los trabajadores, no quiere decir que emplearlos sea la mejor opción. Puesto que las empresas se exponen a que los trabajadores presenten reclamaciones ante la AEPD y exijan indemnizaciones por vulneración de derechos ante los juzgados. Por eso, es recomendable que las empresas:
- Cuenten con asesoramiento en materia de protección de datos.
- Usen sistemas de registro de jornada que no recopilen más datos de los necesarios para poder controlar el horario de los trabajadores, cumplir con las obligaciones legales y detectar posibles incumplimientos laborales.