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Usar la foto de un trabajador sin su consentimiento en la web o en RRSS vulnera el RGPD y puede conllevar una sanción por parte de la AEPD
Prácticamente todas las webs de despachos de abogados tienen un apartado dedicado a sus profesionales en el que se puede consultar su trayectoria profesional, su información de contacto… y su fotografía. Lo mismo ocurre en otros ámbitos, como el sanitario, donde las imágenes de los médicos se emplean de forma habitual en las webs y videos corporativos. Pero en realidad, cualquier empresa que use su web o sus redes sociales para difundir sus servicios y poner en valor a sus profesionales necesita poder emplear la imagen de sus trabajadores.
De ahí que sea fundamental aclarar si es posible usar la foto de un trabajador sin su consentimiento. Y cuáles son las consecuencias de hacerlo.
Pues bien, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), sancionó recientemente a un despacho de abogados con 5.000€ de multa por usar la foto de un trabajador sin su consentimiento. ¿Qué hizo la firma de servicios jurídicos? Publicó la foto de un jurista junto a su nombre y apellidos en la web corporativa. Todo ello sin haber recabado el consentimiento expreso del profesional de acuerdo con lo establecido por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
¿De qué forma se debe recabar el consentimiento para usar la imagen de los profesionales de un negocio? ¿A qué se exponen las empresas que no lo hagan? ¿Cómo se puede obtener el consentimiento de los trabajadores al tratamiento de datos personales de una forma ágil, sencilla y segura? A continuación, respondemos a estas cuestiones.
Cómo debe ser el consentimiento de los profesionales
El consentimiento es una cuestión crítica a la hora de tratar los datos personales de los trabajadores de un negocio. Por ejemplo, la AEPD consideró que meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp vulnera la normativa de protección de datos y también ha dictaminado que usar la foto de un trabajador sin su consentimiento no es acorde con el RGPD.
¿De qué forma se debe recabar el consentimiento para tratar los datos de los trabajadores en un negocio? Según la AEPD, el consentimiento debe cumplir cuatro grandes requisitos que figuran en el artículo 4 del RGPD:
- Informado. A la hora de solicitar el consentimiento de los profesionales se les debe informar sobre:
- El responsable del tratamiento de datos.
- Los fines del tratamiento.
- Los datos que se van a recabar.
- El derecho a retirar el consentimiento al tratamiento de datos.
- Si los datos personales se podrán tratar de manera automatizada.
- Libre. El trabajador debe tener la capacidad real de no otorgar su consentimiento. O lo que es lo mismo, no debe creer que si no acepta el tratamiento de sus datos personales puede sufrir algún tipo de consecuencia negativa.
- Específico. Como apuntamos antes, debe informarse al trabajador de los fines específicos que se les van a dar a sus datos. Por ejemplo, subir su fotografía a la web de la empresa o compartir imágenes suyas en los perfiles corporativos en redes sociales o en presentaciones a clientes.
- Inequívoco. El trabajador debe aceptar el tratamiento de sus datos:
- De un «modo indubitado».
- Mediante una «acción deliberadamente afirmativa».
- Con carácter previo a que se lleve a cabo el tratamiento de sus datos.
En el caso analizado por la AEPD que terminó con la imposición de una multa por usar la foto de un trabajador sin su consentimiento, el despacho de abogados alegó que sí se había recabado tal consentimiento. ¿Por qué?
La empresa había informado al profesional que reclamó ante este organismo que se le iba a hacer una foto corporativa y se le había remitido a la web de la firma para que viese como sería la fotografía. Y, por lo tanto, el despacho entendió que al prestarse a sacar la foto estaba dando su consentimiento implícito a su uso.
Sin embargo, la AEPD nos recuerda que no basta con obtener un consentimiento implícito, sino que este debe ser informado, libre, específico e inequívoco.
Por qué usar la foto de un trabajador sin su consentimiento expreso vulnera la protección de datos
El artículo 6.1. del RGPD establece que el tratamiento de datos personales será lícito si «el interesado dio su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos».
De tal forma que si se procede usar la foto de un trabajador sin su consentimiento para el fin específico que se le dé a la imagen se estaría infringiendo este precepto.
Además, como señalamos antes, el consentimiento no solo debe ser para unos fines concretos, sino que ha de ser informado, libre e inequívoco.
Por eso, es fundamental elaborar un documento con la política de tratamiento de datos en el que se incorpore toda la información requerida por el RGPD y se estipulen los fines específicos que se le va a dar a la información personal.
Después, se debe enviar este documento a cada trabajador. De tal forma que cada profesional pueda autorizar la política de tratamiento de datos de forma integral o solo prestar su consentimiento para determinados fines.
A cuánto pueden ascender las sanciones por usar la foto de un trabajador sin su consentimiento
Si una empresa infringe el artículo 6.1. del RGPD puede ser sancionada por la AEPD con una multa de hasta 20 millones de euros o el 4% de su volumen de negocio anual a nivel mundial.
En el caso analizado por la AEPD, el organismo decidió imponer una sanción de 5.000€ al despacho de abogados por usar la foto de un trabajador sin su consentimiento.
Como resulta evidente, las multas por cantidades desorbitadas solo se les imponen a las grandes compañías que hayan infringido la normativa de manera reiterada y cuyas vulneraciones hayan afectado a muchas personas.
Sin embargo, no podemos perder de vista que una sanción de 5.000€ para una pyme o un autónomo puede suponer un golpe a sus finanzas. A lo que debemos sumar que si la reclamación procede de un trabajador, puede surgir un conflicto laboral que enrarezca el ambiente y dañe las dinámicas internas.
De ahí que sea importante que ningún negocio decida usar la foto de un trabajador sin su consentimiento y todas las empresas se tomen en serio el cumplimiento de la normativa de protección de datos, no solo en lo relativo a los clientes, sino también en lo que respecta a los profesionales.
Recabar el consentimiento de los trabajadores a la política de tratamiento de datos es fácil con un software de gestión
¿De qué forma se debe obtener el consentimiento de los trabajadores al uso de sus datos personales (nombre, apellidos, imagen, profesión, etc.)? El RGPD no regula expresamente un procedimiento de consentimiento y se limita a fijar los cuatro requisitos que ya hemos explicado.
¿Existe alguna forma de cumplir con el RGPD en lo que respecta a los datos personales de los trabajadores? Sí, trabajando con un software de gestión integral. Esta clase de solución permite a las empresas:
- Crear plantillas con su política de tratamiento de datos personales de los trabajadores. De tal manera que la información de cada trabajador se pueda incorporar automáticamente al documento.
- Enviar a cada profesional el documento en el que se fijen los usos específicos que se les van a dar a sus datos.
- Hacer llegar este documento a través de una URL que se puede incorporar a un email o a un WhatsApp.
- Permitir a los trabajadores firmar los consentimientos desde el móvil o el ordenador en tan solo un clic.
- Automatizar la incorporación del documento firmado a la ficha del trabajador en el software de gestión.
- Comprobar en la ficha de cada profesional de una forma ágil que ha dado su consentimiento. De tal forma que se pueda evitar usar la foto de un trabajador sin su consentimiento.
En definitiva, usar la foto de un trabajador sin su consentimiento es una acción que infringe la normativa de protección de datos.
Para muchas empresas es de vital importancia emplear la imagen de sus profesionales para atraer a clientes, generar ventas y construir una imagen de marca sólida y fiable.
Por eso, pueden usar herramientas como un software de gestión para recabar el consentimiento expreso y específico de sus profesionales a que se use su imagen en la web o las redes sociales corporativas.
Los negocios que no lo hagan se exponen a conflictos con los trabajadores y a ser multados por la AEPD si el organismo concluye que se procedió a usar la foto de un trabajador sin su consentimiento.