Todo lo que debes saber sobre la facturación electrónica
Entrada en vigor, conexión entre los programas de facturación y la solución de la AEAT… Repasamos las novedades sobre facturación electrónica
¿Te acuerdas de qué hiciste en 2022? Han pasado tan solo tres años, pero parece que el mundo ha cambiado como si hubiesen transcurrido tres décadas. En ese año vio la luz la Ley Crea y Crece, una norma de gran impacto para millones de negocios porque, entre otras cuestiones, establecía la obligación de emitir facturas electrónicas en las relaciones entre empresarios y profesionales.
¿Quiere decir esto que la facturación electrónica ya es obligatoria y tú no te habías enterado? No. La entrada en vigor de esta medida depende de su desarrollo reglamentario y este no se ha producido aún… pero está cada vez más cerca.
Hace unos días se dio a conocer un nuevo borrador del reglamento que desarrollará la Ley Crea y Crece. Este documento incluye varias novedades sobre facturación electrónica y ha visto la luz tras una nueva audiencia pública.
En este artículo, te vamos a explicar las principales novedades sobre facturación electrónica para que la aprobación del reglamento no te pille por sorpresa.
Un breve resumen de la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas
Para entender en qué va a consistir la facturación electrónica obligatoria en nuestro país debemos tener en cuenta las cuestiones claves de esta medida:
- Se deberán emitir facturas electrónicas en las operaciones económicas entre empresarios y profesionales o lo que es lo mismo, B2B (Business to Business). Actualmente, las facturas electrónicas ya son obligatorias en las relaciones con las administraciones públicas.
- La emisión de facturas electrónicas podrá realizarse a través de una solución pública que desarrollará la Agencia Tributaria o un programa de facturación que cumpla todos los requisitos técnicos.
- Las facturas deben emitirse en formatos legibles que permitan la interoperabilidad de los programas de facturación y las plataformas: CII, UBL, Facturae…
- Los programas de facturación deberán poder interconectarse con otras soluciones.
- Los receptores de las facturas deben informar sobre el estado de las facturas a los emisores (aceptada, rechazada, pagada…).
- Se deberá informar sobre el pago de las facturas o su rechazo a la solución pública de facturación.
¿Cómo pueden los negocios emitir facturas a empresas y profesionales de acuerdo a la normativa en vigor? Usando programas de facturación adaptados y que cumplan todos los requisitos fijados por la ley y los futuros reglamento y orden ministerial de desarrollo de la misma.
9 novedades sobre facturación electrónica
La última versión del reglamento de desarrollo de la obligación de emitir facturas electrónicas incluye 9 grandes novedades sobre facturación electrónica.
1. Copia electrónica fiel, un concepto clave en las novedades sobre facturación electrónica
El reglamento de facturación electrónica en su redacción actual se detiene a definir un concepto de gran trascendencia: copia fiel de la factura electrónica. El borrador de este reglamento establece que será considerada una copia electrónica fiel aquella que:
- Contenga información sobre todos los conceptos clave de la factura original.
- Tenga correspondencia semántica equivalente con la factura original.
- Emplee una sintaxis compatible con la de la solución pública de facturación que se desarrollará.
- Cumpla los requisitos mínimos del contenido de las facturas y las facturas simplificadas cualificadas recogidos en los artículos 6 y 7.2 del reglamento sobre obligaciones de facturación.
2. Excepciones a la obligación de facturar, una de las novedades sobre facturación electrónica obligatoria
Otra de las novedades sobre facturación electrónica a la que debemos prestar atención es que el reglamento contemplará dos excepciones a la obligación de emitir facturas electrónicas en las operaciones con empresas y profesionales:
- Cuando las operaciones se documenten a través de facturas simplificadas, salvo que sean cualificadas.
- El Ministerio de Economía puede emitir una orden ministerial para excluir de manera temporal o de forma definitiva algunas operaciones económicas para proteger a determinados sectores.
3. Los programas de facturación deben remitir copias electrónicas fieles a la solución pública de facturación
Como apuntamos antes, los empresarios y los profesionales pueden usar programas de facturación para emitir y recibir facturas. Una de las novedades sobre facturación electrónica es que estos software deben remitir de manera simultánea a la creación de una factura, una copia electrónica fiel de la misma a la solución pública que va a desarrollar el Estado.
Estas copias deben estar en formato UBL y en la solución pública se identificará que se tratan de copias electrónicas fieles.
4. Información sobre facturas corregidas
Si el receptor de una factura realiza un cargo o abono para rectificarla, puede anotar dicho cargo o abono en su libro de registro de facturas recibidas, en vez de la factura rectificativa del emisor. Para ello, el receptor de la factura original deberá informar al emisor del estado de la misma.
Esto implica, evidentemente, que el receptor no estará obligado a informar al emisor del estado de la factura rectificativa expedida por esta.
5. Se debe emplear la sintaxis UBL al usar la solución pública de facturación
Aunque en el sistema de facturación español se van a admitir varios formatos de facturas, cuando se use la solución pública deberá recurrirse a la sintaxis UBL. Pero… ¿qué es UBL?
Se trata del Lenguaje Empresarial Universal, una sintaxis que es un estándar mundial y que permite la interoperabilidad entre sistemas informáticos. UBL se usa para intercambiar documentos electrónicos de diferentes tipos entre los que se encuentran las facturas y las notas de crédito.
6. Las facturas generadas a través de la solución pública serán verificables
Otra de las novedades sobre facturación electrónica que figuran en el último borrador del reglamento es que las facturas que se creen usando un formulario habilitado dentro de la solución de la AEAT tendrán la consideración de facturas verificables. Es decir, serán análogas a las que se crean usando programas de facturación calificados como sistema VeriFactu.
7. Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Envío de PDF durante los 12 primeros meses
Durante los 12 primeros meses desde que entre en vigor el reglamento, las empresas que facturen más de 8 millones de euros deberán facilitar junto a las facturas electrónicas que emitan un PDF para asegurarse de que las facturas son legibles por el receptor.
Esta medida no es obligatoria si el receptor de las facturas aceptó «voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original».
¿Cómo se debe enviar este PDF? Se puede emplear cualquier medio y no se debe remitir a la solución pública de la AEAT.
8. Negocios que facturan menos de 8 millones: No estarán obligados a informar sobre el estado de las facturas durante los 3 primeros años
Las novedades sobre facturación electrónica también afectan a las empresas y los profesionales con una facturación inferior a 8 millones de euros.
Así en el último borrador del reglamento se establece que estos negocios no estarán obligados a informar sobre el estado de las facturas que reciben ni del pago de las mismas durante los 3 años siguientes a que se publique en el BOE la orden ministerial que desarrollará el funcionamiento de la solución pública de la AEAT.
Por lo tanto, durante este tiempo informar sobre facturas y pagos será puramente voluntario para las empresas y los profesionales que no superen el umbral de los 8 millones de facturación anual.
9. Los plazos de entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria se alargan
Llegamos, finalmente, a una de las novedades sobre facturación electrónica más trascendentes porque afecta a una cuestión capital de esta nueva obligación legal: su entrada en vigor.
La última versión del reglamento de desarrollo de la facturación electrónica contempla que esta norma entrará en vigor:
- Para las empresas con una facturación superior a los 8 millones de euros: al año de que se apruebe la orden ministerial que regulará la solución pública de la AEAT.
- Para el resto de empresarios y profesionales: a los 2 años de que se apruebe la orden ministerial.
¿Cuáles son las consecuencias más notables de estas novedades sobre facturación electrónica? Que posiblemente emitir facturas de forma electrónica en las operaciones económicas entre empresarios y profesionales no será obligatorio hasta 2027. ¿Por qué? El reglamento aún no se ha aprobado y, posteriormente, debe ver la luz la orden ministerial.
¿Quiere esto decir que las empresas y los profesionales van a poder emitir facturas en papel, Word o PDF? No. Usar software de facturación certificados va a ser obligatorio en 2026, como indican la Ley Antifraude y el reglamento y la orden ministerial que la han desarrollado.
Lo que aún no resultará obligatorio será crear y recibir facturas electrónicamente, remitir copias a la AEAT e informar a la AEAT sobre el estado de las facturas y el pago de las mismas.