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Aclaramos el lío de fechas que existe en torno a la obligación de usar software de facturación certificados por parte de empresas y profesionales
El primer paso para cumplir con un plazo legal… es conocerlo con precisión. Podría parecer una tarea sencilla, sin embargo, las empresas y los profesionales españoles han estado, en más de una ocasión, sumidos en la incertidumbre. Precisamente, en este escenario cubierto de niebla se encuentran ahora mismo los negocios de nuestro país con respecto a una cuestión en absoluto menor para su día a día: la obligatoriedad de usar software de facturación certificados.
Esta obligación legal instaurada por la Ley Antifraude en julio de 2021, aún no está en vigor en España. Sin embargo, ahora sí, se encuentra a la vuelta de la esquina.
En este artículo, vamos a desgranar las claves del uso obligatorio de software de facturación certificados y a poner orden en la melé de fechas y plazos para ayudar a las empresas y los profesionales a saber con precisión cuánto tiempo tienen para implementar software de facturación certificados en sus negocios.
La Ley Antifraude y los software de facturación certificados
Como apuntamos antes, hace casi cuatro años la conocida popularmente como Ley Antifraude estableció que los negocios españoles deberían usar software de facturación certificados. ¿Con qué fin?
- Evitar contabilidades paralelas, empleando programas que no permitiesen tergiversar las facturas y los registros contables.
- Luchar contra el fraude fiscal.
- Contribuir a erradicar una práctica común en nuestro país: pagar tarde las facturas. ¿Cómo? Mediante un sistema en el que se puedan trazar con precisión todas las facturas emitidas.
Habida cuenta de que la obligación de usar software de facturación certificados iba a suponer una pequeña revolución para muchos negocios, se ligó la puesta en marcha de esta medida al desarrollo reglamentario en el que se establecieran con precisión los requisitos de los programas.
La aprobación del reglamento VeriFactu en diciembre de 2023 puso en marcha, definitivamente, la implementación de software de facturación certificados en los negocios de nuestro país.
Adiós al papel, el Excel, el PDF, el Word y herramientas que no cumplan con los requisitos básicos de los software de facturación certificados
La principal consecuencia de la obligatoriedad de usar software de facturación certificados para emitir facturas es que las empresas y los profesionales solo podrán usar programas adaptados a la Ley Antifraude. Y, por lo tanto, ya no será posible realizar la facturación:
- Elaborando las facturas en papel.
- Usando soluciones como Excel o Word para crearlas.
- Empleando herramientas de facturación que no cumplan expresamente con todos los requisitos de los software de facturación certificados.
Cómo deben ser los software de facturación certificados
¿Cuáles son los requisitos de los software de facturación certificados a los que acabamos de hacer mención? Los programas deben:
- Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas.
- Impedir que se lleven a cabo interpolaciones, omisiones o alteraciones que afecten a las facturas sin que se deje constancia en los mismos de los motivos para realizar una modificación de los registros.
- Estar preparadas para crear registros de facturación de alta y anulación incluyendo toda la información esencial que debe constar en las facturas.
- Generar un código Hash para cada registro de facturación, empleando información del registro inmediatamente anterior.
- Incluir en los registros la firma electrónica del emisor de las facturas, sea una empresa o un profesional.
- Contar con un registro de eventos para poder auditar cualquier acción relacionada con la facturación.
- Tener la capacidad de exportar los registros y enviarlos electrónicamente. De tal manera que si la Agencia Tributaria exige que se le facilite algún registro de facturación, se pueda enviar mediante un procedimiento automatizado.
El proceso de certificación de los programas consiste en la emisión de una declaración responsable por parte del fabricante en la que se incluyan todos los datos sobre el software y sus funcionalidades.
Las empresas y los profesionales que contraten un programa de facturación pueden solicitar a los fabricantes que les faciliten las declaraciones responsables para estar seguros de que están trabajando con software de facturación certificados.
Sistema VeriFactu vs. Sistema No VeriFactu
Como apuntamos antes, el reglamento que desarrolla la Ley Antifraude se conoce popularmente como reglamento VeriFactu y existe la creencia de que las empresas deben adoptar el sistema de emisión de facturas verificables (VeriFactu) para emitir sus facturas.
Sin embargo, la normativa ofrece a los negocios dos opciones para crear facturas usando software de facturación certificados: la modalidad VeriFactu y la modalidad No VeriFactu. ¿Cuáles son las diferencias?
Las empresas y los profesionales que opten por el sistema VeriFactu enviarán a la Agencia Tributaria todos sus registros de facturación por medios electrónicos de manera «continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente».
En el caso de que se opte por el sistema VeriFactu, no existirá la obligación de incorporar la firma electrónica a los registros de facturación y bastará con calcular el código Hash.
La Agencia Tributaria entenderá que una empresa o un profesional opta por el modelo VeriFactu si comienza a enviar sistemáticamente sus registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. Cuando esto suceda, los negocios no podrán cambiar de modalidad hasta que finalice el año natural en el que se envió el primer registro.
Por la contra, la modalidad No VeriFactu consiste en que las empresas y los profesionales almacenen sus registros de facturación de manera segura en los software de facturación certificados empleados para generarlos.
En el caso de «operadores pequeños» que no necesiten usar un programa de facturación porque emiten y reciben muy pocas facturas, la AEAT pondrá a su disposición una herramienta sencilla para crear las facturas y remitirlas automáticamente a la Agencia Tributaria, lo que implica que en este caso se empleará la modalidad VeriFactu obligatoriamente.
Plazos para la implementación obligatoria de software de facturación certificados en los negocios
Llegamos a la cuestión más compleja en torno a la obligatoriedad de usar software de facturación certificados: ¿Cuándo entra en vigor dicha obligación?
El reglamento VeriFactu establecía dos plazos a tener en cuenta:
- Las empresas y los profesionales deberían implementar software de facturación certificados antes del 1 de julio de 2025. Es decir, dentro de 4 meses.
- Los fabricantes de programas de facturación tendrían 9 meses para adaptar sus soluciones desde que se publicase la Orden Ministerial que debía estipular los requisitos técnicos concretos que deben cumplir los programas.
¿Qué sucedió? La Orden Ministerial se publicó casi un año después de que viese la luz el reglamento VeriFactu: el 28 de octubre de 2024. De tal forma que se produjo una paradoja:
- Los negocios estaban obligados a disponer de software de facturación certificados antes del 1 de julio de 2025.
- Las empresas que los fabrican tenían de plazo hasta el 28 de julio de 2025 para adaptar sus herramientas a los requisitos de la Ley Antifraude y el sistema VeriFactu.
¿Cómo va a resolver el Gobierno esta situación? Aprobando una modificación del reglamento VeriFactu que extienda el plazo de adaptación de los negocios. En las próximas semanas se publicará en el BOE dicha modificación, pero ya conocemos cuáles son los nuevos plazos para cumplir con la obligación de disponer de software de facturación certificados:
- Las empresas deberán contar un programa certificado antes del 1 de enero de 2026.
- Los profesionales habrán de disponer de una solución de facturación certificada antes del 1 de julio de 2026.
Multas por no usar software de facturación certificados para crear facturas
¿Qué pasa si las empresas y los profesionales incumplen su obligación de disponer de software de facturación certificados?
La Ley Antifraude contempla multas fijas de 50.000 euros por cada ejercicio económico en el que se haya empleado un software que no esté adaptado a la norma o que se haya usado un programa alterado para conculcar algunos de los requisitos que señalamos antes.
La elevada cuantía de la sanción evidencia que los negocios deben asegurarse de que trabajan con software de facturación certificados antes de llegue la fecha límite para cumplir con esta obligación.