Cómo gestionar la Navidad en una empresa con un software de gestión

Horarios especiales, vacaciones, felicitaciones a clientes, contabilidad de los gastos navideños… Para gestionar la Navidad hay que tener en cuenta muchas derivadas

No vamos a ponernos melosos y a exaltar las virtudes de la Navidad y los valores que giran en torno a ella. En este artículo queremos centrarnos en el terreno práctico: cómo gestionar la Navidad en una empresa de una forma ágil y sencilla para lograr aumentar las ventas en Navidad, consolidar la relación con clientes, proveedores y trabajadores, llevar un control de los gastos navideños deducibles y organizar los recursos humanos de una forma inteligente.

A la hora de acometer el desafío de gestionar la Navidad en una empresa con éxito, los negocios cuentan con un aliado que puede ser esencial: un software de gestión. ¿Por qué? Esta clase de solución incluye herramientas de venta, de comunicaciones, de control horario y de facturación y contabilidad.

De tal forma que todas las cuestiones relevantes para gestionar la Navidad en una empresa se pueden controlar desde un único programa.

A continuación, vamos a explicarte cómo gestionar la Navidad en una empresa usando un programa de gestión.

Felicitar la Navidad a clientes y proveedores

Hay tradiciones que nunca pasan de moda y felicitar las fiestas a los clientes y proveedores de un negocio es una de ellas. En la era digital, es posible enviar felicitaciones personalizadas a clientes y proveedores sin tener que invertir una gran cantidad de tiempo. ¿Cómo? Mediante el uso de plantillas que incluyen macros. Dichas macros son capaces de volcar automáticamente datos sobre los clientes como su nombre. De tal forma que se pueden enviar en bloque felicitaciones personalizadas. Además, los software de gestión más potentes permiten personalizar los mensajes, incluir imágenes y garantizar que guardan una coherencia estética con la imagen de marca de un negocio.

A todo ello debemos sumar el hecho de que los negocios pueden tener detalles con sus clientes y proveedores: participaciones para el sorteo navideño de la Lotería, pequeños obsequios, información publicitaria navideña, etc.

Lanzar ofertas exclusivas para clientes

Además, claro está, la Navidad también es una época comercial de primer nivel para muchos negocios y no hablamos solo del retail o la hostelería. Una clínica de estética puede felicitarles la Navidad a sus pacientes y ofrecerles, además, un descuento exclusivo para un tratamiento de su interés. Igualmente, una clínica dental puede agasajar a sus pacientes con una limpieza bucal para premiar su fidelidad. Las opciones son infinitas.

Con un software de gestión que incluya un CRM, los negocios pueden saber con precisión a qué clientes les interesa un determinado servicio en función de los servicios contratados en el pasado, diseñar ofertas que puedan llegar a seducirlos y enviarlas por email o WhatsApp.

Es más, se puede redirigir a los clientes a una página de contacto, una web de reserva online o a un e-commerce y, así, generar oportunidades y ventas de manera directa.

Gestionar la Navidad en una empresa implica organizar horarios, turnos y vacaciones de trabajadores

Otro aspecto clave a la hora de gestionar la Navidad en una empresa es la organización de los trabajadores. Durante las semanas navideñas, en muchos negocios desciende la actividad y numerosos profesionales aprovechan para cogerse vacaciones. Además, la existencia de varios días festivos y de días que no lo son, pero tienen su propia idiosincrasia (Nochebuena y Fin de año) supone un desafío a nivel organizativo.

Por eso, para gestionar la Navidad en una empresa es fundamental contar con un programa de gestión que facilite:

• La organización de los turnos de trabajo.
• La visualización de los trabajadores asignados a cada turno para cerciorarse de que hay suficientes profesionales durante todas las navidades.
• La fijación de las vacaciones.
• El control y registro de las horas extras, en caso de que sea necesario que algunos trabajadores las hagan.
• El registro de los profesionales que tienen que trabajar en días festivos para compensarlos por ello.
• La fijación de horarios especiales en Nochebuena y Fin de año.
• La modificación de cualquier incidencia o error de una forma rápida y con el visto bueno de los profesionales afectados.
• La generación de informes sobre las horas trabajadas en navidades anteriores para calibrar mejor la fuerza de trabajo que se necesita durante las presentes navidades.
• La traslación de todos los datos sobre fichajes para la elaboración de las nóminas y la compensación o abono de las horas extras y los días festivos.
• La capacidad de gestionar la Navidad en una empresa de manera eficaz evitando posibles conflictos laborales o incidencias como el hecho de que varios profesionales se encuentren de vacaciones de manera simultánea cuando no se puede dar esta circunstancia.
• La posibilidad de que los trabajadores fichen sus jornadas laborales si teletrabajan durante algunos días de la Navidad.

Registrar las facturas recibidas por gastos navideños e incorporarlos a la contabilidad y la fiscalidad

Para gestionar la Navidad en una empresa es fundamental, también, tener en cuenta los gastos navideños en los que incurren los negocios durante estas fechas:

• Organización de la cena de empresa.
• Entrega de la cesta de Navidad a los trabajadores, pero también a clientes o proveedores.
• Adquisición de décimos de la Lotería de Navidad para repartir entre los profesionales o entre clientes y proveedores.

Estos gastos son, en gran medida, deducibles en el IRPF para los autónomos y en el Impuesto sobre Sociedades para las empresas. Esto implica que es necesario registrar las facturas recibidas por parte de los proveedores, crear los pertinentes asientos en los libros contables y disponer de pruebas que avalen que se realizaron los gastos.

Con un software de gestión para empresas integral es posible:

• Automatizar el registro de las facturas recibidas con un lector OCR, de tal manera que no sea necesario picar sus datos a mano. El OCR es capaz de leer una fotografía o un PDF y extraer los datos y volcarlos en el software.
• Incorporar los gastos automáticamente a la contabilidad del negocio.
• Detectar errores en la facturación o la contabilidad mediante el uso de herramientas de chequeo.
• Exportar todos los datos de la facturación y la contabilidad para facilitárselos a la asesoría.
• Cumplimentar los principales modelos tributarios de manera automatizada.
• Guardar todas las pruebas documentales de los gastos.
• Asegurarse de que se cumplen los requisitos para deducir gastos de los autónomos y las empresas. Y, así, evitar problemas con la Agencia Tributaria.

La deducibilidad de los gastos navideños es esencial a la hora de gestionar la Navidad en una empresa porque abarata el coste de las acciones realizadas para agasajar a trabajadores, clientes y proveedores.

En definitiva, gestionar la Navidad en una empresa es una tarea esencial para cualquier negocio durante este mes. Para conseguir realizarlo con éxito es fundamental tener en cuenta las derivadas comerciales, económicas y organizativas que conlleva esta época del año y contar con herramientas que faciliten su gestión.