¿Cuánto tiempo se deben conservar las facturas de un negocio?

Los periodos que se deben tener en cuenta para conservar las facturas van desde los 4 años hasta los 10 años, en función de diversas circunstancias

Las facturas son documentos críticos para cualquier negocio. A través de ellas, las empresas y los profesionales registran las características e importes de las operaciones que llevan a cabo. Además, la facturación juega un papel esencial en términos tributarios. Sobre todo, en lo relativo al IVA, pero también son relevantes en lo que respecta al IRPF y el IS. Por eso, los negocios necesitan tener claro cuánto tiempo deben conservar las facturas que emiten y reciben.

Según la web de la Agencia Tributaria, el periodo de tiempo durante el que se deben conservar las facturas de una empresa o un profesional son 4 años. Sin embargo, este plazo solo tiene en cuenta el periodo de prescripción del IVA.

En esta pequeña guía vamos a explicar las claves de la obligación legal de conservar las facturas de una empresa, a detallar los plazos que deben tener en cuenta los negocios y a poner en valor el uso de un programa de facturación que permita guardar las facturas durante todo el tiempo que se desee de manera segura y accesible.

Conservar las facturas es una obligación en materia de facturación

Tanto la Ley General Tributaria (LGT) como el reglamento sobre las obligaciones de facturación de las empresas y los profesionales establecen que conservar las facturas y los justificantes de las operaciones económicas es obligatorio durante el periodo de prescripción que fija la LGT en su artículo 66: 4 años.

Asimismo, el reglamento profundiza en qué consiste la obligación de conservar las facturas o, para ser más exactos, lista los documentos a los que afecta dicha obligación:

1. Las facturas recibidas.
2. Las facturas expedidas, ya sean sus copias o sus matrices.
3. La factura original el justificante contable en casos concretos, como la prestación de un servicio en el extranjero o cuando la operación económica haya consistido en la entrega de oro o desechos industriales.
4. Los recibos que emitan los empresarios y profesionales que adquieran bienes o servicios con personas que se hayan acogido al régimen especial para agricultores, ganaderos y pescadores.
5. En lo relativo a las importaciones, el documento en el que figure la liquidación del impuesto.

Además, es pertinente señalar que esta obligación de conservar las facturas y demás documentos no solo se impone a empresarios y profesionales, sino también a todas las personas que sean sujetos pasivos del IVA. Si bien estos últimos solo deben conservar las facturas emitidas y los justificantes contables de las operaciones especiales.

Las facturas tienen trascendencia fiscal y valor probatorio

Junto a lo que establecen la LGT y el reglamento sobre las obligaciones de facturación, debemos tener en cuenta que la obligación de conservar las facturas se ve afectada por las leyes en las que se regulan el IVA, el IRPF y el IS. Y que al tratarse de un documento con validez legal, a diferencia de la proforma, puede ser considerado un medio de prueba. De ahí que sea pertinente disponer de las facturas en caso de que surja algún conflicto con la Agencia Tributaria.

Más allá de la normativa tributaria, debemos tener en cuenta lo que establece el Código de Comercio, una norma básica para los empresarios de nuestro país:

• • Los empresarios españoles deben conservar tanto los libros contables como la documentación y los justificantes relacionados con su negocio. Dentro de esta documentación se incluyen las facturas.
• • El plazo durante el que se deben conservar las facturas, los libros contables y demás documentación es de 6 años. Dicho plazo comienza a correr desde la fecha en la que se registra el último asiento del libro en cuestión.
• • Los tribunales apreciarán el valor probatorio de los documentos y libros contables.

Finalmente, no podemos dejar de lado el Código Penal. ¿Por qué? Los delitos fiscales. Las facturas pueden ser de gran ayuda para defender los derechos de un empresario en caso de que se vea envuelto en una denuncia por delito fiscal.

Los 6 plazos legales que se deben tener en cuenta para conservar las facturas

A la luz de lo que venimos de exponer, podemos afirmar que no existe un plazo único para determinar hasta cuando se deben conservar las facturas. Por ello, es fundamental tener en cuenta los distintos plazos que recogen las normas fiscales, mercantiles y penales.

Los plazos de prescripción tributarios

• El plazo básico durante el que deben conservar las facturas emitidas y recibidas las empresas y los profesionales es de 4 años, atendiendo a la prescripción de los incumplimientos en materia de IVA. Este plazo es obligatorio y comienza cuando termina el periodo para presentar la autoliquidación trimestral del impuesto en el que se declaran las operaciones económicas que figuran en la factura.
• En caso de que la factura esté vinculada a una adquisición por la que se han soportado o satisfecho cuotas del IVA, cuya deducción se someta a un periodo de regularización, la obligación de conservar la factura se extiende durante dicho periodo de regularización y los 4 años posteriores a que este termine, como recoge el artículo 165 de la Ley del IVA.
• Las obligaciones en materia de IRPF también prescriben a los 4 años. Sin embargo, el plazo comienza cuando se presenta la declaración de la Renta y esto siempre sucede al año siguiente. De ahí que no se tratarían de 4 años, sino de varios meses más e, incluso, de 1 año a mayores.
• Al igual que en los impuestos anteriores, el periodo de prescripción del Impuesto sobre Sociedades es de 4 años, salvo en un caso. Según la Ley del Impuesto sobre Sociedades, el plazo de prescripción para que la Agencia Tributaria realice un procedimiento de comprobación de bases imponibles negativas compensadas es de 10 años, que comienzan a correr cuando finaliza el plazo para presentar la declaración del periodo impositivo en el que nació el derecho a compensar las bases imponibles. Por lo que si un negocio se acogió a este derecho debe conservar las facturas que acreditan los ingresos y gastos declarados.

Los plazos del Código de Comercio y del Código Penal

• Como señalamos antes, el Código de Comercio impone la obligación de conservar las facturas durante 6 años. Sin embargo, este mandato solo afecta a los empresarios y no a los profesionales.
• Finalmente, el artículo 131 del Código Penal dicta que los delitos prescriben, por norma general, a los 5 años. Sin embargo, los delitos con penas de entre 5 y 10 años, como es el caso de los delitos fiscales agravados, prescriben a los 10 años. Esto implica que sea recomendable conservar las facturas durante 10 años de cara a usarlas como medio de prueba en un procedimiento judicial de índole penal.

Ante la diversidad de plazos que venimos de listar, ¿qué deben hacer los negocios que desean asegurarse de que cumplen con su obligación de conservar las facturas y que quieren estar preparados ante cualquier escenario? Es recomendable que las empresas y los profesionales conserven sus facturas emitidas y recibidas, así como el resto de documentación, recibos y justificantes vinculados a sus operaciones económicas durante al menos 10 años.

¿Cómo y en qué lugar se deben conservar las facturas?

La normativa tributaria establece que la obligación de conservar las facturas se puede realizar de dos formas básicas:

• En papel.
• En formato electrónico.

Sea cual sea la opción escogida, es indispensable garantizar que las facturas son:

• Auténticas.
• Íntegras, es decir, que no se han visto alteradas o falseadas.
• Legibles, de tal manera que puedan ser consultadas y entendidas por cualquier persona.
• Accesibles, de cara a garantizar que la Administración tributaria pueda tener acceso a ellas si fuese necesario en un procedimiento tributario.

En lo relativo al lugar donde se pueden conservar las facturas, el reglamento que regula las obligaciones de facturación dicta que esta actividad se puede llevar a cabo en cualquier lugar de España, siempre que el obligado facilite el acceso de la Administración tributaria cuando esté comprobando una situación tributaria o ante cualquier solicitud. Este acceso debe facilitarse de inmediato.

Por la contra, para conservar las facturas en el extranjero es imprescindible usar un programa de facturación u otro medio electrónico que permita a la AEAT acceder a las facturas de manera remota.

Usar un programa de facturación para conservar las facturas

Aunque es posible conservar las facturas en papel, resulta evidente que se trata de una tarea muy compleja, sobre todo, si tenemos en cuenta que las facturas han de estar accesibles en todo momento. El coste del papel, el gasto en disponer de un espacio de almacenaje y el mayúsculo reto que supondría sistematizar los documentos desaconsejan esta opción.

Frente al sistema analógico y todas sus complicaciones y riesgos, las empresas y los profesionales tienen hoy a su disposición soluciones como el programa de facturación.

Esta clase de software no solo permite crear, registrar o enviar las facturas, sino que facilitan la obligación de conservar las facturas. De tal forma que los negocios no tengan que preocuparse por controlar los plazos legales y puedan tener la certeza de sus facturas están guardadas de forma adecuada.

¿Cuáles son las grandes ventajas de usar un programa de facturación para conservar las facturas?

1. Ahorrar dinero, porque no hace falta imprimirlas ni almacenarlas en un lugar físico con las condiciones necesarias.
2. Ahorrar tiempo en la tarea de almacenaje, porque el programa se encarga de sistematizarlas.
3. Encontrar cualquier factura en cuestión de segundos, porque los programas de facturación disponen de buscadores avanzados que permiten encontrar cualquier factura empleando múltiples criterios de búsqueda.
4. Visualizar una factura desde cualquier lugar y en cualquier momento.
5. Asegurarse de que las facturas no se pierden o traspapelan, porque se almacenan de forma segura y se llevan a cabo copias de seguridad periódicas para evitar pérdidas de información en caso de que se produzca alguna incidencia.
6. Facilitar el acceso de la Agencia Tributaria a las facturas.
7. Disponer de un sistema de permisos de seguridad y registro de actuaciones para controlar quién puede acceder a una factura, modificarla o exportarla. Gracias al registro es posible detectar cualquier actuación que afecte a la integridad de una factura.