¿Por qué crear el calendario de vacaciones de una empresa usando un software de gestión?

Todas las empresas deben elaborar un calendario de vacaciones para cumplir con la ley, organizar sus recursos humanos y evitar que las vacaciones lastren su funcionamiento

Las vacaciones son un derecho laboral básico y fundamentales para evitar que acabemos agotados mental y físicamente. Además, nos ayudan a salir de la rutina y a refrescar nuestras ideas. Muchas personas son más imaginativas, productivas y originales tras volver de sus vacaciones.

Más allá de sus virtudes, lo cierto es que organizar el calendario de vacaciones puede ser una tarea compleja para muchas empresas, sobre todo, para aquellas que cuenten con muchos profesionales. Al fin y al cabo, es más sencillo pactar un calendario de vacaciones con tres o cuatro empleados que con 50.

Asimismo, debemos tener en cuenta que crear un calendario de vacaciones no es una decisión voluntaria, sino que el Estatuto de los Trabajadores establece que «el calendario de vacaciones se fijará en cada empresa», teniendo en cuenta tres reglas básicas:

• Cada trabajador tiene derecho a 30 días naturales de vacaciones, si bien por contrato o convenio colectivo se puede pactar una duración mayor.
• Los periodos de las vacaciones de los trabajadores deben acordarse entre la empresa y los empleados.
• Los trabajadores tienen derecho a conocer la fecha de sus vacaciones con dos meses de antelación al inicio de las mismas.

A continuación, vamos a desgranar las ventajas de usar un software de gestión para organizar el calendario de vacaciones de una empresa, cumplir con la normativa en vigor y evitar que el merecido descanso de los profesionales repercuta negativamente en un negocio.

Agilizar la recepción de las solicitudes de los trabajadores

El primera ventaja de emplear un programa de gestión para crear el calendario de vacaciones de una compañía es que se facilita, agiliza y sistematiza la recepción de las solicitudes de todos los trabajadores.

¿Por qué? Cada profesional puede entrar en el programa y marcar las fechas en las que desee disfrutar sus días de vacaciones. Las solicitudes llegan al responsable de validarlas (profesionales de Recursos Humanos, líderes de equipos o departamentos…) y esta persona cuadra las diferentes solicitudes para conjugar:

• Las peticiones de todos los trabajadores.
• Las necesidades de la empresa.

Visualizar todas las propuestas para confeccionar un calendario de vacaciones equitativo y equilibrado

Precisamente, si se crea el calendario de vacaciones usando un software de gestión se puede visualizar mejor las diferentes propuestas presentadas por los profesionales. De esta manera se logra:

• Evitar que una solicitud se traspapele.
• Eludir que las vacaciones de dos profesionales que no pueden coincidir de descanso se solapen.
• Tener más claro qué periodos temporales son críticos.
• Contabilizar mejor los días seleccionados por cada profesional para asegurarse de que disfrute de los días fijados legal, contractual o convencionalmente.
• Observar en qué semanas va a haber más personas de vacaciones para distribuir la carga de trabajo y evitar interrupciones en los servicios.

Facilitar la consulta del calendario de vacaciones en cualquier momento

Resulta difícil que se nos olviden las fechas en que vamos a coger vacaciones, pero puede suceder, sobre todo, si las cogemos de manera escalonada. Gracias a una solución como el programa de gestión, cada profesional puede ver de manera autónoma cuándo tiene sus vacaciones fijadas, además de comprobar el estado de su solicitud antes de que esta sea ratificada y se incluya en el calendario de vacaciones empresarial.

Asimismo, el software de gestión permite a los responsables de equipos comprobar en cualquier momento los periodos vacacionales de los trabajadores a su cargo y detectar cualquier error que se haya cometido antes de que llegue a afectar a los profesionales o a la empresa.

Organizar los recursos humanos y la carga de trabajo en función del calendario de vacaciones

Como señalamos antes, una herramienta como el software de gestión juega un papel clave a la hora de organizar los recursos humanos de una empresa durante todo el año y, aún más, en los periodos en los que más trabajadores están de vacaciones (julio, agosto, navidad…).

Esto es así porque el programa de gestión no solo sirve para elaborar el calendario de vacaciones de una empresa, sino que a través de esta herramienta se pueden distribuir las tareas que deben realizar los profesionales o gestionar los proyectos del negocio.

De esta manera, al visualizar toda la información sobre las vacaciones es posible inmediatamente administrar la carga de trabajo para evitar retrasos o incidencias en la prestación de servicios.

A ello debemos sumar que los software de gestión también cuentan con herramientas de agenda. De tal forma que se puede bloquear la agenda de un profesional durante sus vacaciones para que ningún cliente o paciente pueda concertar una cita con él. Esto resulta crítico, sobre todo, en el sector de la salud.

Comprobar los días disfrutados y los que aún quedan pendientes por coger

Como ya dijimos al inicio de este artículo, todos los trabajadores españoles tienen derecho, como mínimo a 30 días naturales de vacaciones. Por eso es fundamental que las empresas puedan llevar la cuenta de cuántos días de vacaciones ya se han pactado con cada trabajador, cuántos se han consumido y cuántos quedan por disfrutar.

Los software de gestión permiten acceder a esta información de manera sencilla para que tanto las empresas como los trabajadores lleven un control de los días de vacaciones.

Esto es importante, además, en caso de que un trabajador no haya solicitado todos los días que le corresponden, ya que si no es consciente de ello puede terminar perdiéndolos.

Modificar el calendario de vacaciones con rapidez

Es recomendable que una empresa elabore su calendario de vacaciones con la mayor agilidad posible para organizarse mejor y cumplir con la obligación legal de permitir a los trabajadores conocer las fechas de sus vacaciones con dos meses de antelación. Ello no es óbice para que se puedan producir cambios en las vacaciones.

¿Por qué? La vida da muchas vueltas. Un trabajador que ha solicitado unas determinadas fechas puede pedir algún cambio por motivos personales.

Una de las características más notables de las empresas en la era digital es su capacidad de adaptación. Si un trabajador solicita modificar su periodo vacacional y dicha solicitud no entra en colisión con los derechos de otros compañeros o con las necesidades de la empresa, ¿por qué no darle el visto bueno? En un software de gestión es fácil comprobar que la nueva solicitud es óptima y validarla en un par de clics.

Asegurarse que se cumple con la normativa en vigor

El cumplimiento de las obligaciones laborales es una cuestión crítica para todas las empresas, puesto que si incumplen la normativa en vigor se exponen a cuantiosas multas.

Disponer de un calendario de vacaciones accesible y analizable permite evitar incumplimientos legales y garantiza que la empresa se adapta a todos los requerimientos normativos en materias más complejas como:

• El disfrute de las vacaciones al finalizar las bajas médicas o permisos como el de maternidad.
• El cálculo de las retribuciones durante las vacaciones cuando los profesionales cobran pluses y comisiones.

Evitar conflictos con los trabajadores y garantizar un buen ambiente laboral

Además de cumplir con la normativa, diseñar el calendario de vacaciones con un programa de gestión permite a las empresas eludir conflictos con sus trabajadores y entre los propios empleados.

Hay determinados periodos como la primera quincena de agosto o el puente de diciembre que son muy deseados por todos los trabajadores. Las empresas deben hacer un equilibrio entre las solicitudes de todos los profesionales para no generar tensiones internas.

En este sentido, un software de gestión también aporta información sobre las vacaciones de años anteriores y permite consultar en qué periodos disfrutó cada profesional sus vacaciones en los cursos pasados. Así, se puede optar por facilitar la rotación de los trabajadores en los periodos vacacionales más demandados y evitar resquemores o discusiones que lastren el trabajo en equipo.

En definitiva, las empresas tienen a su disposición herramientas como los software de gestión que facilitan la gestión de las vacaciones de los trabajadores, la creación de un calendario de vacaciones anual y la planificación de los recursos humanos. Todo ello sin tener que emplear ingentes cantidades de tiempo en la recepción de solicitudes, diseño del calendario vacacional y negociación con los trabajadores para lograr conciliar los intereses de todos ellos.