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Se debe entregar el contrato a un trabajador con todos los elementos esenciales o un documento que los contenga antes de que empiece a trabajar
Algunas normas pasan desapercibidas para los medios, pero tienen un impacto notable en el día a día del ecosistema empresarial. Una de ellas es el Real Decreto 723/2026 que transpone una directiva europea sobre transparencia en la contratación laboral.
Esta norma que está en vigor desde el 5 de octubre de 2026 regula el contenido de un contrato de trabajo, ampliando los elementos que se deben incluir o bien en el contrato por escrito, o bien en un documento que se le entregue al trabajador también por escrito.
Pero, además, este RD afecta a otra cuestión clave: el momento en que se debe entregar el contrato a un trabajador.
¿Por qué? Es una práctica habitual en muchas empresas entregar el contrato a un trabajador el mismo día en que empieza la relación laboral o, incluso, días más tarde.
Sin embargo, esta norma obliga a los negocios a informar a los trabajadores sobre todos elementos esenciales de sus contratos antes de que empiecen a trabajar.
A continuación, te vamos a explicar todo lo que debes tener en cuenta para saber cuándo debes entregar el contrato a un trabajador para cumplir con la normativa y evitar sanciones por incumplimientos laborales.
Solo algunos contratos se tienen que formalizar obligatoriamente por escrito
Comencemos por el principio, en realidad, en España, no es obligatorio formalizar el contrato de trabajo por escrito, salvo en algunos casos.
Es decir, el Estatuto de los Trabajadores permite a empresas y trabajadores formalizar los contratos por escrito o en palabra. Pero esta regla general tiene tres salvedades importantes:
- Algunos contratos tienen que formalizarse sí o sí por escrito. Esto sucede cuando así lo establece alguna ley y cuando sean:
- Contratos de prácticas y para la formación y el aprendizaje.
- Contratos a tiempo parcial.
- Contratos fijos-discontinuos.
- Contratos de relevo.
- Contratos para la realización de una obra o servicio determinado.
- Contratos por tiempo determinado cuya duración sea superior a cuatro semanas.
- Contratos de trabajo de los pescadores.
- Contratos de los profesionales que teletrabajen.
- Contratos de los trabajadores contratados en España al servicio de empresas españolas en el extranjero.
- Si el contrato no se formaliza por escrito, se presume que es indefinido y a tiempo completo, salvo prueba en contrario. De ahí que la práctica totalidad de las empresas sí formalicen los contratos por escrito, evitando futuras disputas sobre las condiciones de trabajo pactadas.
- En cualquier momento de la relación laboral, la empresa o el trabajador pueden exigir que el contrato se formalice por escrito.
Además, el Estatuto de los Trabajadores establece una obligación clave para aclarar cuándo se debe entregar el contrato a un trabajador. Esta ley fija que las empresas deben informar por escrito a los trabajadores de los elementos esenciales de sus contratos en las relaciones laborales superiores a 4 semanas. ¿Cuál es el plazo para hacerlo? El que se fije reglamentariamente… y es aquí donde entra en juego el RD 723/2026.
El RD 723/2026 y la obligación de entregar el contrato a un trabajador
Como ya apuntamos antes, una de las novedades clave que trae consigo esta norma es que obliga a las empresas a informar sobre los elementos esenciales del contrato antes del inicio de la relación laboral. Es decir, que no bastaría con entregar el contrato a un trabajador el día en que empieza a prestar sus servicios, sino que debería habérsele facilitado antes para que pudiese conocer con precisión todos los elementos críticos de la relación laboral.
El RD 723/2026 ofrece dos opciones a las empresas para cumplir sus obligaciones de transparencia contractual:
- Que toda la información recogida en la norma se incluya en el contrato.
- Que aquellos datos que no figuran en el contrato se faciliten en un documento por escrito.
En la práctica, esta norma implica que una empresa deba entregar el contrato a un trabajador con anterioridad al día del inicio de la relación laboral y, si el contrato no contiene todos los elementos exigidos por la normativa, un documento por escrito donde se incluya la información faltante.
Los 17 elementos que se deben incluir en el contrato o en un documento por escrito
Para cumplir con la obligación de entregar el contrato al trabajador y un documento si este no contiene toda la información que debe tener es indispensable saber cuáles son los elementos sobre los que se debe informar al trabajador. El RD 723/2026 recoge 17 elementos esenciales de cualquier contrato laboral. Muchos de ellos ya eran obligatorios antes de su entrada en vigor, pero se han añadido algunos nuevos y otros elementos que ya existían se han ampliado:
- Identidad de las partes.
- Fecha de inicio de la relación laboral.
- Domicilio social de la empresa y del centro de trabajo si no coinciden.
- Contenido de la prestación laboral.
- Categoría y grupo profesional.
- Salario y complementos salariales.
- Todas las cuestiones relacionadas con el tiempo de trabajo.
- Periodo de prueba.
- Formación que proporciona la empresa.
- Cesión por parte de una empresa de trabajo temporal a otra empresa.
- Sistemas algorítmicos e IA empleados para tomar decisiones laborales.
- Plan de igualdad, protocolo antiacoso y política de conciliación familoiar.
- Protocolo LGTBI.
- Extinción del contrato.
- Convenio colectivo de aplicación.
- Mutua de la emprea.
- Proceso de modificación de las condiciones laborales.
Si al entregar el contrato a un trabajador no se incluyen todos estos elementos en el mismo o en otro documento por escrito, se estará incumpliendo la normativa.
Cómo asegurarse de entregar el contrato a un trabajador antes de que comience a prestar sus servicios
Las novedades legales sobre el momento de entregar el contrato a un trabajador obligan a las empresas a adaptar sus procesos de contratación. Por suerte, hoy en día los negocios cuentan con herramientas como un software de gestión que les permiten:
- Dar de alta con rapidez la ficha de cada profesional en su base de datos de trabajadores.
- Automatizar el envío de un correo a cada nuevo trabajador con su usuario y contraseña para acceder a un Portal del Trabajador de la empresa, ligado al programa de gestión.
- Trabajar con plantillas de contratos que cuenten con los 17 elementos exigidos por el RD 723/2026 o de documentos con toda la información no incluida en los contratos.
- Subir a la ficha de cada trabajador su contrato si se ha elaborado de forma externa, por ejemplo, por una asesoría laboral o un despacho.
- Mostrar el contrato en el Portal del Trabajador o enviárselo automáticamente al subirlo a su ficha o al generarlo dentro del programa. Es posible enviarlo por email o por WhatsApp a través de un enlace.
- Solicitar al trabajador que firme su contrato de forma electrónica mediante un sistema de firma digital. De tal forma que pueda leerlo y firmarlo desde su móvil u ordenador personal. El software almacena de forma automática la versión firmada por las dos partes.
- Imprimir el contrato y facilitárselo al trabajador en físico.
- Escanear el contrato firmado en físico y almacenarlo de forma segura en la ficha de cada trabajador, para tener acceso a él de forma rápida y sencilla.
- Controlar en la ficha de cada nuevo profesional que ya se la ha enviado el contrato antes de que comience a trabajar y supervisar, también, que lo firme.
En definitiva, entregar el contrato a un trabajador antes de que comience a prestar sus servicios es obligatorio desde el 5 de octubre de 2026. Además, las empresas deben asegurarse de que, ya sea en el contrato o a través de otro documento, informan a los profesionales sobre todos los elementos contractuales esenciales.