5 consejos para gestionar una inspección de Trabajo con seguridad

Conocer las obligaciones laborales, disponer de toda la documentación y trabajar con un buen programa de control horario es esencial para gestionar una inspección de Trabajo

3 millones de horas extra no se pagan o se compensan cada semana en España. Este dato de la última Encuesta de Población Activa (EPA) trae a la primera plana, de nuevo, el registro de las jornadas laborales en general y de las horas extra en particular.

Desde la aprobación, en 2019, del control horario obligatorio en todas las empresas, la Inspección de Trabajo ha hecho hincapié en que la supervisión de las horas extra era un objetivo prioritario para los inspectores, de cara a evitar incumplimientos de la norma.

Precisamente, el debate en torno a las horas extra ha situado el foco sobre las inspecciones de Trabajo, menos conocidas (y temidas) que las de Hacienda, pero igual de relevantes para las empresas que se ven sometidas a una.

¿Cómo se puede gestionar una inspección de Trabajo con seguridad y tranquilidad? A continuación, desgranamos cinco consejos básicos.

Tener claras las obligaciones laborales de la empresa

Aunque pueda parecer una perogrullada, la mejor manera de gestionar una inspección de Trabajo es evitándola. ¿Cómo se puede conseguir? En primer lugar, es necesario conocer con precisión todas las obligaciones laborales de una empresa.

Por ejemplo, todas las empresas están obligadas a elaborar un registro retributivo anual para prevenir diferencias salariales discriminatorias entre hombres y mujeres; un protocolo de desconexión digital o un protocolo frente al acoso.

Además, claro está, la totalidad del tejido empresarial debe tener a sus trabajadores contratados, pagarles las nóminas en tiempo y forma o hacerse cargo de las cotizaciones a la Seguridad Social que le corresponden.

Asimismo, la prevención de riesgos laborales también es un área crítica para las empresas.

A todo ello debemos sumar que las empresas de 50 o más trabajadores tienen obligaciones añadidas como elaborar un plan de igualdad.

Para prevenir o gestionar una inspección de Trabajo de manera satisfactoria hay que listar con precisión todas las obligaciones laborales… y asegurarse de que se cumplen escrupulosamente. Más si tenemos en cuenta que el origen de una inspección puede estar en una denuncia.

Llevar un control de las cuestiones clave relacionadas con los trabajadores: registro horario, vacaciones, nóminas…

Precisamente, para gestionar una inspección de Trabajo con tranquilidad resulta crítico controlar en todo momento que se cumplen las principales obligaciones laborales y aquellas en las que la Inspección de Trabajo pone su foco.

Así, es esencial garantizar que se registra la jornada laboral de todos los trabajadores de manera diaria, que se contabilizan las horas extra y que se compensan o abonan cumpliendo la normativa en vigor.

En este sentido, las empresas tienen a su alcance soluciones como un software de gestión con control horario que facilita la creación de horarios, el registro digital de la jornada y la contabilización de las horas extra. Además, esta clase de programa permite fijar el calendario de vacaciones con facilidad, registrar las nóminas de los trabajadores y almacenar toda la información relacionada con cada profesional en su ficha: contrato, firma del consentimiento al tratamiento de sus datos para cumplir con las normas de protección de datos, emails intercambiados con el trabajador…

Saber dónde se encuentran todos los datos y documentos

A la hora de gestionar una inspección de Trabajo juega un papel esencial la documentación e información que obra en poder de la empresa. ¿Por qué? El inspector va a demandar documentos como protocolos, contratos, registros horarios, nóminas, modelos tributarios, pagos de cotizaciones sociales, comunicaciones con los trabajadores, etc.

Por eso, las empresas deben:

• Centralizar toda la documentación de índole laboral.
• Sistematizar los archivos y los datos para que resulte sencillo encontrarlos.
• Contar con un software de gestión en el que se pueda almacenar toda la información de manera segura cumpliendo los plazos legales de conservación de documentos.

Además, en caso de que una inspección de Trabajo derive en un procedimiento sancionador, la empresa debe tener a su disposición todas las pruebas necesarias para defender sus intereses. Por eso, controlar todos los datos es absolutamente crítico para gestionar una inspección de Trabajo.

Ofrecer la máxima colaboración a los inspectores

Los empresarios, los trabajadores y los representantes legales de los empleados están obligados a:

• Atender a los inspectores de Trabajo.
• Acreditar su identidad ante ellos.
• Colaborar con los inspectores durante sus actuaciones.
• Declarar sobre las materias que se investigan en la inspección.
• Facilitar la información y documentación necesaria durante las Inspección de Trabajo.

De lo contrario, estarán obstruyendo a la Inspección de Trabajo y podrán ser sancionados por ello.

Más allá de esta obligación legal, es recomendable actuar con la máxima diligencia ante los requerimientos de los inspectores.

Mostrarse colaborativo desde el primer segundo puede ser esencial a la hora de enfrentarse a una Inspección de Trabajo y lograr que esta finalice satisfactoriamente.

Los empresarios que se muestran reticentes generan suspicacias en los inspectores, con lo que sus actuaciones pueden alargarse más tiempo y generar mayores alteraciones en el funcionamiento habitual del negocio.

Usar programas que ayuden a gestionar una inspección de Trabajo

Como hemos ido apuntando a lo largo de todo el artículo, es de vital importancia emplear programas y sistemas informáticos que faciliten el cumplimiento de las obligaciones laborales de las empresas. Sobre todo, en cuestiones tan sensibles y de actualidad como el registro de las jornadas laborales y las horas extra o el pago de las nóminas.

La era del papel en las empresas ha finalizado. Realizar en papel cuestiones tan importantes como el control horario o las nóminas no es operativo. ¿Por qué?

1. Consume más recursos.
2. Requiere más tiempo y esfuerzo.
3. Dificulta el control de todas las obligaciones laborales.
4. Supone un desafío a la hora de almacenar todos los documentos.
5. Hace que sea más arduo encontrar cualquier archivo.
6. Al gestionar una inspección de Trabajo resulta más complejo encontrar los datos requeridos por los inspectores como el asiento contable que demuestre el pago de las nóminas o el modelo tributario en el que se reflejen las retenciones impositivas de los sueldos.

Gestionar una inspección de Trabajo no es una tarea tan difícil si se tienen claro las obligaciones laborales que se deben cumplir y se dispone de programas que faciliten estar al día con ellas y permiten facilitar a los inspectores toda la documentación que demandan.

¿Por qué es tan importante poder gestionar una inspección de Trabajo con éxito?

• Si se abre un procedimiento sancionador, la empresa puede acabar siendo sancionada por cometer infracciones leves, graves o muy graves que pueden suponer multas económicas notables. Por ejemplo, no realizar el registro horario de manera adecuada puede verse castigado con una multa de hasta 7.500 euros.
• Una inspección de Trabajo puede desembocar, también, en conflictos con los trabajadores y enrarecer la atmósfera de trabajo.
• Si una empresa es sancionada por la Inspección de Trabajo, su reputación se ve dañada y, con ella, su posición en el mercado y la obtención de beneficios.

En definitiva, gestionar una inspección de Trabajo con tranquilidad y garantías de éxito es una tarea crítica para las empresas que se ven inmersas en este proceso. Contar con un asesoramiento laboral y disponer de software que se ajusten a las necesidades de la empresa en esta área es la mejor forma de prevenir y afrontar una inspección.