Requisitos técnicos, obligaciones, plazos, sanciones… El nuevo registro horario digital que quiere impulsar el Ministerio de Trabajo ha suscitado numerosas preguntas
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Se ha convertido en uno de los temas del año. No importa el sector, el tamaño o la localización. El nuevo registro horario en las empresas está alimentando un debate salpicado de algunas certezas y otras tantas incógnitas, de multitud de preguntas en boca de empresarios y trabajadores.
Este artículo explora precisamente todas esas cuestiones. Los aspectos clave de la normativa, las obligaciones a las que han de hacer frente las empresas, los plazos para su implementación y las eventuales sanciones.
Vayamos al grano…
1. ¿Qué es el nuevo registro horario y por qué es obligatorio?
En esencia, el control horario está en vigor desde el año 2019. Desde entonces, las empresas españolas han estado obligadas a implementar mecanismos adecuados para garantizar un control eficaz del tiempo de trabajo de los empleados.
¿Con qué objetivos?
- Garantizar el cumplimiento de los límites de jornada establecidos por la ley.
- Prevenir la realización de horas extraordinarias no retribuidas.
- Facilitar la inspección por parte de la autoridad laboral.
- Asegurar la transparencia en la relación entre empleadores y trabajadores.
La normativa en vigor no impone un sistema específico para tal fin, pero sí establece que debe ser fiable, inalterable y accesible para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Hasta ahora, por tanto, las empresas podían utilizar sistemas manuales (registros en papel o plantillas firmadas por los empleados), sistemas electrónicos (tarjetas de fichaje, apps o software de control de jornada) o biométricos: reconocimiento facial, huella dactilar…
Y he aquí la gran novedad del nuevo registro horario. A partir de este 2025, si prosperan las intenciones del Ministerio de Trabajo, el papel pasará a la historia, así como muchos de los sistemas biométricos.
El nuevo registro horario tendrá que ser digital y ofrecer además garantías técnicas de su inalterabilidad. El Gobierno quiere que el Proyecto de Ley para la reducción máxima de la jornada laboral, registro obligatorio de jornada digital y derecho a la desconexión digital entre en vigor a lo largo del año, una vez sea aprobada en el Congreso de los Diputados y publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE).
Así, las empresas tendrán hasta el 31 de diciembre para adaptar sus convenios colectivos y sistemas internos a la reducción de la jornada laboral de 37,5 horas a la semana y al nuevo registro horario.
2. ¿Cuáles serán las obligaciones de las empresas?
Todas las empresas que operen en España deben cumplir con la normativa de control horario, independientemente de su tamaño o sector de actividad. Esto incluye tanto a trabajadores con contratos a tiempo completo como a tiempo parcial. Habrá en todo caso algunas excepciones, como los ejecutivos con contratos de dirección y plena disponibilidad horaria.
Los empleados en modalidad de teletrabajo o con contratos flexibles también estarán sujetos a las nuevas exigencias legales. Y las empresas, de hecho, deberán garantizar que cuentan con los mecanismos tecnológicos adecuados para garantizar un control eficaz del tiempo de trabajo.
Entre las obligaciones que deberán cumplir figuran las siguientes:
- Registro digital obligatorio: Las empresas deberán implementar sistemas digitales para registrar el inicio y finalización de la jornada laboral de cada trabajador. No se permitirán métodos analógicos, como registros en papel, ni sistemas biométricos que utilicen datos sensibles, salvo en casos excepcionales.
- Registro de interrupciones: Además del inicio y fin de la jornada, se deberán registrar todas las pausas e interrupciones que afecten al cómputo de horas trabajadas.
- Conservación de registros: Los registros deberán almacenarse de forma segura y accesible durante un periodo mínimo de cuatro años. Durante este tiempo, deberán estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
- Acceso en tiempo real: La Inspección de Trabajo y Seguridad Social, así como los representantes de los trabajadores, deberán tener acceso remoto y en tiempo real a los registros horarios.
- Adaptación a modalidades de trabajo: Como ya se apuntaba previamente, los sistemas de registro deberán ser compatibles con modalidades de trabajo flexibles, como el teletrabajo o el trabajo híbrido, permitiendo el fichaje remoto de los empleados.
3. ¿Qué ocurre con las horas extras?
El nuevo registro horario digital establece el control obligatorio de las horas extraordinarias. Así, las empresas deberán compensar a sus trabajadores con dinero o con tiempo de descanso en los seis meses siguientes a su realización.
Con un límite anual, eso sí. Si el trabajador excediese de las 80 horas extra en todo el año (para contratos a tiempo completo), el empleador podría enfrentarse a sanciones.
Además, si un trabajador alega que realiza horas extraordinarias no registradas ni retribuidas, el nuevo registro horario será la principal prueba ante una inspección o un eventual proceso judicial.
Es por eso que el ministerio se ha propuesto imponer requisitos técnicos muy relevantes a los desarrolladores de programas de registro horario en lo que tiene que ver con el almacenamiento de la información.
En concreto, aunque la negociación sobre estas exigencias no está clave, se da por hecho que los nuevos programas de control horario tendrán que garantizar la inalterabilidad de los datos, la identificación inequívoca de los trabajadores y la interoperabilidad con otros sistemas.
4. ¿Cuáles son las sanciones por incumplir la ley?
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el registro de jornada se considerará una infracción grave y conllevará sanciones económicas. Las multas oscilarán entre 1.000 y 10.000 euros por cada trabajador afectado, dependiendo de la gravedad de la infracción.
Esta es la horquilla prevista, aunque podría ser matizada en el marco de la negociación colectiva:
- Grado mínimo: Multas de 1.000 a 2.000 euros.
- Grado medio: Multas de 2.001 a 5.000 euros.
- Grado máximo: Multas de 5.001 a 10.000 euros.
Es importante destacar en este punto que las sanciones se aplicarán por cada trabajador afectado. Un escenario que podría elevar significativamente la cuantía total de las multas en caso de incumplimientos generalizados.
La carga de la prueba recaerá en las empresas, que deberán demostrar con registros digitales que su plantilla ha cumplido con el horario legal y, en su caso, con las horas extra pertinentes.
Paralelamente, además, la Inspección de Trabajo estará legitimada si lo considerase para imponer medidas correctivas a la empresa sancionada. Incluyendo, por descontado, la exigencia de implementar un sistema adecuado de control horario.
En definitiva, el nuevo registro horario digital va a suponer un cambio muy relevante en la relación entre empresa y trabajadores en lo que atiende a las jornadas laborales. La implementación de sistemas digitales y el cumplimiento de los plazos serán elementos centrales para garantizar una gestión laboral eficiente y transparente y evitar, en consecuencia, problemas con las autoridades laborales.