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¿En qué se diferencian los diferentes tipos de facturas que existen en nuestro país? ¿Cuáles son sus características? ¿Cuándo deben usarse cada una de ellas?
Pocos documentos hay más importantes para una empresa o un profesional que las facturas que emiten a sus clientes, pero también las que reciben de sus proveedores. Las facturas son críticas a la hora de cobrar por los servicios y productos que se ofrecen en el mercado, pagar a los proveedores, cumplir con las obligaciones fiscales y realizar la contabilidad.
Por eso, resulta esencial conocer todos los tipos de facturas que existen en nuestro país y usarlas de acuerdo a la normativa en vigor. De lo contrario, se pueden cometer infracciones tributarias que conlleven la necesidad de lidiar con procedimientos tributarios como las inspecciones de Hacienda y, finalmente, la imposición de multas económicas.
En esta breve guía vamos a explicar en qué consisten los 5 tipos de facturas con validez legal y fiscal en España y cómo se puede agilizar su creación, envío, almacenamiento y consulta gracias a un programa de facturación. Una valiosa opción que, en breves, se convertirá en una herramienta indispensable cuando entre en vigor la facturación electrónica obligatoria.
Factura ordinaria
El reglamento que regula las obligaciones de facturación de los empresarios y los profesionales establece el deber de expedir y entregar una factura por las operaciones económicas que se lleven a cabo. De tal manera que las facturas son un documento que sirve para registrar y dejar evidencia de todas las operaciones económicas que realiza un negocio. Teniendo en cuenta esto, resulta evidente que es importante tener en cuenta cuál debe ser el contenido de cada uno de los tipos de factura para entender sus diferencias.
En lo relativo al contenido de una factura simplificada es imprescindible incluir en ella:
- Datos identificativos de la factura:
- Número y serie de la factura (esta última si es necesario), siguiendo una numeración correlativa.
- Fecha de expedición.
- Datos identificativos del emisor y el receptor:
- Nombre, apellidos y razón o denominación social de quién expide la factura y de su destinatario.
- Identificación fiscal del emisor y del receptor.
- Domicilio de las partes que intervienen en la operación económica.
- Descripción de las operaciones:
- Conceptos.
- Importes.
- Precios unitarios.
- Fecha en que se han producido las operaciones si no es la misma que la de la factura.
- Aspectos fiscales:
- Tipos impositivos aplicados a las operaciones.
- Cuotas tributarias.
- Casuísticas especiales:
- Si se trata de una entrega de medios de transporte nuevos debe figurar la primera fecha en la que se pusieron en servicio, así como las distancias recorridas antes de su venta o de las horas de navegación o vuelo.
- Si la factura no la expide el proveedor del servicio o producto, sino el comprador, debe referenciarse que se trata de «facturación por el destinatario».
- Si el sujeto pasivo del IVA es el receptor de la factura debe señalarse que se trata de una situación de «inversión del sujeto pasivo».
- Si se debe aplicar el régimen especial de las agencias de viajes, de bienes usados, de objetos de arte o de antigüedades debe mentarse en la factura.
- Igualmente, también se debe especificar el régimen en caso de que sea aplicable el régimen especial del criterio de caja.
Factura simplificada
Las empresas y los profesionales obligados a facturar podrán emitir facturas simplificadas en vez de ordinarias si:
- El importe de la factura no es superior a los 400 euros, teniendo en cuenta la cuota de IVA.
- Se debe expedir uno de los tipos de factura que veremos adelante: una factura rectificativa.
Asimismo, también es posible expedir una factura simplificada cuando su importe no supere los 3.000 euros, incluyendo la cuota de IVA, y las operaciones incluidas en ella sean:
- Ventas al por menor, como las que realizan los comercios minoristas.
- Ventas o servicios de ambulancia y a domicilio.
- Transporte de personas y equipaje.
- Servicios de hostelería y restauración como los que prestan los bares y los restaurantes.
- Servicios de discotecas.
- Servicios telefónicos prestados a través de las obsoletas cabinas telefónicas o que no permitan la identificación del portador, como en el caso de las personas que usan tarjetas sim sin contrato.
- Servicios de peluquería y centros de belleza.
- Uso de instalaciones deportivas.
- Servicios de fotografía.
- Aparcamiento de vehículos.
- Servicios de lavandería y tintorería.
- Peajes de autopistas.
¿Cuál es el contenido de las facturas simplificadas? Como su propio nombre indica, son más sintéticas que las ordinarias y su información se asemeja a la de la proforma:
- Número y serie (si es necesaria) correlativos.
- Fecha de expedición y fecha de las operaciones si no es la misma.
- NIF, nombres, apellidos y razón social de quien expide la factura.
- Identificación de los productos vendidos o de los servicios prestados.
- Tipo impositivo que se aplica.
- Importe total de las operaciones.
- Menciones expresas a los regímenes especiales del IVA.
Además, si el receptor de la factura simplificada es un empresario o un profesional podrá solicitar que en ella figure:
- Su NIF y domicilio.
- La cuota tributaria repercutida.
Factura electrónica
La facturación electrónica será obligatoria en nuestro país. Así lo establece la Ley Crea y Crece. Sin embargo, dicha obligación aún no ha entrado en vigor a la espera de que se apruebe el reglamento que estipulará los requisitos que deberán cumplir los programas de facturación que se empleen para elaborarlas.
¿Quiere decir esto que la factura electrónica aún no es legal en nuestro país? En absoluto. Desde hace años nuestra legislación regula los requisitos que deben cumplir las facturas electrónicas, si bien, se estipula que para expedirlas se debe contar con el consentimiento de los destinatarios.
En cuanto a su contenido, las facturas electrónicas incluirán toda aquella información que se debe incorporar a las facturas ordinarias o simplificadas.
Además, actualmente, es necesario garantizar la autenticidad e integridad de las facturas, para evitar falsificaciones y manipulaciones indebidas. Para ello se requiere:
- Usar firmas electrónicas avanzadas para validar la autenticidad e integridad.
- Emplear herramientas de intercambio de información que garanticen tanto la autenticidad como la integridad de las facturas.
Por ende, actualmente los requisitos de las facturas electrónicas son limitados. Sin embargo, más allá de la facturación electrónica obligatoria, la Ley Antifraude ha introducido requerimientos más exhaustivos para asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas electrónicas. Las medidas de la Ley Antifraude que afectan a las facturas electrónicas entrarán en vigor el 1 de julio de 2025.
Factura recapitulativa
Otro de los tipos de facturas que existen en nuestro país son las recapitulativas. Estas facturas que se pueden expedir cuando se desee incorporar en una única factura operaciones económicas que se han llevado a cabo en diferentes fechas. ¿Qué requisitos se deben cumplir?
- Todas las operaciones que figuren en la factura recapitulativa deberán haberse efectuado en un mismo mes natural.
- Plazos de expedición:
• Último día del mes natural en el que se haya llevado a cabo las operaciones.
• Si el receptor de la factura es un profesional o una empresa, deberá expedirse antes del día 16 del mes natural siguiente.
• Si la factura documenta entregas de bienes a otros estados de la Unión Europea han de expedirse antes del día 16 del mes siguiente en que se haya iniciado el envío o transporte de los bienes a la persona, empresa o profesional que los ha comprado.
Factura rectificativa
A la hora de elaborar diferentes tipos de facturas se pueden cometer errores o incumplir los requisitos normativos. Por eso, la normativa fiscal incluye una tipología de facturas cuya finalidad es subsanar las incidencias que presenten las facturas emitidas: las rectificativas.
¿Cuándo se debe recurrir al último de los tipos de facturas vigentes en nuestro país?
- Si una factura original no incluye el contenido mínimo de las facturas ordinarias y simplificadas.
- Si las cuotas de los impuestos repercutidos no se han determinado correctamente o se han producido modificaciones de la base imponible.
Las facturas rectificativas han de emitirse tan pronto como se tenga constancia de algunas de las circunstancias anteriores.
¿Cómo deben ser las facturas rectificativas?
- Se debe emitir una nueva factura en la que se incluyan los datos identificativos de la factura a rectificar.
- Es posible que en una sola factura rectificativa se subsanen las incidencias de varias facturas, pero es imprescindible identificar a todas ellas.
- Las facturas rectificativas han de cumplir los requisitos de los tipos facturas que rectifican.
- Debe establecerse en qué consiste la rectificación en lo relativo a la descripción de las operaciones y los tipos y cuotas impositivos. Además, debe estipularse cómo queda el importe de la factura tras las rectificaciones.
¿Qué pasa con la proforma? ¿No se trata de una factura?
Muchos negocios emplean de manera habitual un documento conocido popularmente como factura proforma. Sin embargo, las proformas no pueden considerarse tipos de facturas en términos legales y fiscales, sino que vendrían a ser borradores de facturas.
De tal manera que la proforma se encuentra a medio camino entre un presupuesto y una factura, puesto que se emplea con fines comerciales para mostrarles a los clientes a cuánto van ascender los servicios o productos que desean contratar o adquirir, describirlos con precisión y evidenciar la carga impositiva de las operaciones.
Asimismo, las proformas pueden resultar útiles a la hora de crear facturas ordinarias o simplificadas, los dos tipos de facturas esenciales, porque ya se ha adelantado parte del trabajo. Es más, si las operaciones económicas se llevan a cabo como figura en la proforma, bastará con transformar esta en una factura legalmente aceptada. En este sentido, es fundamental que el contenido de la proforma sea prácticamente idéntico al de la factura ordinaria o simplificada.
Crear todos los tipos de facturas de una forma sencilla, ágil y sin cometer errores
Cumplir con todos los requisitos de los diferentes tipos de facturas es muy sencillo hoy en día, gracias a la comercialización de programas de facturación. Puesto que estas soluciones están diseñadas de acuerdo a la normativa en vigor para facilitar la elaboración, emisión, envío y conservación de todos los tipos de facturas. Así, mediante un software de facturación es posible:
- Crear facturas ordinarias y simplificadas incluyendo todos los campos de información necesarios.
- Generar facturas electrónicas siguiendo todos los requisitos establecidos en las leyes y reglamentos en vigor.
- Automatizar la incorporación de los datos de los negocios, los clientes y las operaciones económicas realizadas.
- Calcular automáticamente las cuotas de los impuestos y los importes finales.
- Disponer de plantillas para generar todos los tipos de facturas de forma coherente y sistematizada, incluyendo la identidad visual de la empresa.
- Emplear herramientas de chequeo automático para detectar errores antes de emitir las facturas.
- Crear facturas recapitulativas y rectificativas.
- Imprimir y enviar todos los tipos de facturas a los clientes, pero también a los asesores contables y fiscales de un negocio.
- Conservar las facturas de forma segura y garantizar su integridad e inalterabilidad.
- Elaborar proformas y transformarlas después en facturas legalmente válidas.
En definitiva, conocer los tipos de facturas y sus características es una cuestión esencial para cualquier empresa o profesional dada la trascendencia de las facturas a la hora de documentar las operaciones económicas que se llevan a cabo.
Para expedir los diferentes tipos de facturas que se reconocen legalmente en nuestro país, los negocios tienen a su disposición los programas de facturación que agilizan las gestiones económicas y reducen la posibilidad de cometer errores indeseados. Su papel resultará aún más crítico en el futuro inmediato, cuando la facturación electrónica sea obligatoria para todas las empresas y profesionales cuando realicen operaciones económicas entre sí.