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Una reciente sentencia establece que un empleado puede avisar por WhatsApp de que no va a trabajar, ya que se trata de un medio de notificación a la empresa válido
Si un profesional decide avisar por WhatsApp de que no va a trabajar esgrimiendo una causa justificada no puede ser sancionado por no acudir a su puesto de trabajo. Así, lo establece una reciente sentencia del juzgado de lo Social nº20 de Madrid. Dicho juzgado ha analizado la reclamación de un trabajador que fue sancionado por su empresa con una suspensión de 7 días de empleo y sueldo por ausentarse injustificadamente de su puesto de trabajo.
¿Cuál era el problema? Que el trabajador había procedido a avisar por WhatsApp de que no iba a trabajar al gerente de la empresa. Además, alegó una causa de fuerza mayor: llevar a su hijo menor de edad que se encontraba enfermo al médico. Estamos, por lo tanto, ante uno de los escenarios de ausencia justificada recogidos por el Estatuto de los Trabajadores (artículo 37.9).
Posteriormente, el profesional hizo llegar a la empresa el justificante que le proporcionaron en el centro de salud como medio de prueba de que se había ausentado por un motivo de causa mayor. Por lo que cumplió con sus obligaciones a la hora de disfrutar de este permiso de ausencia laboral.
Habida cuenta de todas estas cuestiones, la jueza decidió anular la sanción laboral impuesta por la empresa y condenarla a abonar el salario que el profesional dejó de cobrar durante los 7 días en los que estuvo en situación de suspensión de empleo y sueldo.
WhatsApp se ha convertido en una herramienta básica del día a día de las empresas
¿Qué nos demuestra el hecho de que un trabajador decida avisar por WhatsApp de que no va a trabajar? La absoluta relevancia que ha adquirido esta aplicación de mensajería instantánea en nuestra vida personal, pero también en el ámbito profesional y empresarial.
En numerosas empresas es común disponer de un grupo de WhatsApp para facilitar la comunicación entre los miembros de un mismo departamento o área. Además, esta app también se emplea de forma habitual para intercambiar información de trabajo entre un responsable y los profesionales que tiene a su cargo.
A pesar de ello, muchas empresas no cuentan con una política de uso de WhatsApp que les permita:
- Emplear esta herramienta cumpliendo con la protección de datos.
- Respetar el derecho a la desconexión digital de los trabajadores.
- Regular qué información y documentación se puede enviar a través de WhatsApp y cuál, en cambio, es mejor que no se comparta por esta vía para evitar filtraciones de datos.
- Establecer códigos de conducta en WhatsApp para evitar situaciones de acoso o conflicto laboral.
- Limitar el uso de WhatsApp durante la jornada laboral para cuestiones no relacionadas con el trabajo.
- Facilitar que un trabajador pueda avisar por WhatsApp de que no va a trabajar para primar la celeridad en el envío de la información y dar mayor flexibilidad a los profesionales a la hora de comunicarse con sus superiores.
Qué se debe hacer después de que un trabajador haya procedido a avisar por WhatsApp de que no va a trabajar
Una vez que un profesional haya decidido avisar por WhatsApp de que no va a trabajar alegando una causa justificada, la pelota está en el tejado de la empresa. ¿Cómo debe actuar la persona que está a cargo del trabajador?
- Dejar constancia de la ausencia del trabajador explicando la causa alegada.
- Estar al tanto del envío del justificante que permite demostrar que la causa de fuerza mayor tuvo lugar.
- Descargar y almacenar el justificante de una forma segura. Por ejemplo, adjuntando el justificante a la ficha del trabajador en el programa de gestión de la empresa.
- Poder comprobar de manera ágil si el trabajador aportó la documentación y, en caso de que no lo hiciera, requerirle que lo haga.
- Registrar en el software de control horario el periodo de ausencia del trabajador especificando que se trata de una ausencia justificada.
¿Qué sucede si tras avisar por WhatsApp de que no va a trabajar un profesional no aporta la documentación que demuestre la causa de fuerza mayor esgrimida? En este caso, la empresa sí puede sancionarlo por no acudir a su puesto de trabajo. Pero es fundamental tener en cuenta que la carga de prueba en caso de que el trabajador impugne la sanción corre a cargo de la empresa, como establece la Ley reguladora de la jurisdicción social.

La importancia de contar con una solución que facilite el control de la jornada laboral
Precisamente, por eso es de vital importancia que las empresas dispongan de software que faciliten:
- El registro de la jornada diaria, cumpliendo con la normativa en vigor.
- El control de la jornada de los trabajadores de una manera ágil para detectar incidencias e incoherencias.
- El almacenamiento de documentos relevantes con respecto a la jornada laboral como los partes de baja o los justificantes médicos.
- La posibilidad de consultar en todo momento la información y documentación sobre la jornada.
- Poder disponer de las pruebas necesarias para imponer sanciones por incumplimientos graves relacionados con la jornada laboral.
Así como un trabajador tiene derecho a avisar por WhatsApp de que no va a trabajar, también debe cumplir con sus obligaciones a la hora de justificar su ausencia o hacer frente a las sanciones pertinentes en caso de que no lo haga. En este sentido, las empresas no solo deben permitir que un trabajador decida avisar por WhatsApp de que no va a trabajar, sino que han de ser conscientes de sus obligaciones, pero también de sus derechos y vigilar las ausencias para evitar que el absentismo laboral se incremente.
Si un empleado puede avisar por WhatsApp de que no va a trabajar… ¿También podría ser despedido por esta vía?
Una cosa es que un trabajador pueda avisar por WhatsApp de que no va a trabajar y otra bien distinta es que la empresa pueda emplear este canal para comunicar una sanción o notificar un despido. Si bien, cabe señalar que el Estatuto de los Trabajadores no impide abiertamente esta vía salvo en el despido colectivo. ¿Qué dice exactamente la norma más importante en materia de Derecho Laboral en nuestro país?
- Las sanciones graves y muy graves, como la suspensión de empleo y sueldo, requieren:
- Comunicación escrita al trabajador.
- En la que se informe sobre la fecha y los hechos que alega la empresa para imponerla.
- Si se trata de un despido por causas objetivas, la empresa debe:
- Realizar una comunicación escrita al trabajador en la que figure la causa del despido.
- Entregar «simultáneamente» la indemnización que le corresponde (20 días por año trabajado).
- En caso de que estemos ante un despido disciplinario, el ET establece que la extinción del contrato debe notificarse:
- Por escrito.
- Concretando las causas de despido disciplinario.
- Informando sobre la fecha en la que el despido causa efecto.
Además, el ET dicta que cuando se pone fin a un contrato, el empresario debe «acompañar una propuesta del documento de liquidación de las cantidades adeudadas».
A la vista de lo que venimos de exponer, podría parecer que sancionar o despedir a un trabajador por WhatsApp es viable, ya que computaría como un medio válido para realizar una comunicación escrita en la que se informe sobre las causas de despido objetivo o disciplinario o de los hechos que motivan una sanción grave.
¿Dónde radica el problema según los tribunales de nuestro país? En que no se puede verificar que el trabajador ha sido notificado y, por ende, este podría alegar que no tuvo acceso a la información del despido.
Por eso, es recomendable que las empresas sigan optando por las vías clásicas para notificar un despido o una sanción:
- De manera presencial y firmando un acuse de recibo.
- A través de burofax.
Pero… ¿no es contradictorio que en un mundo plenamente digital en el que muchos profesionales teletrabajan de manera diaria o de forma habitual no se puedan emplear canales digitales como las aplicaciones de mensajería instantánea o el email para notificar una sanción o un despido?
Cabe esperar que, en los próximos años, cambie tanto la normativa laboral como la jurisprudencia para adaptarse a la nueva realidad digital y no solo sea posible que un trabajador proceda a avisar por WhatsApp de que no va a trabajar, sino que también se valide el uso de esta canal para notificar sanciones o despidos.
En definitiva, los tribunales avalan que un trabajador decida avisar por WhatsApp de que no va a trabajar por una causa justificada. Por lo que las empresas deben estar preparadas para gestionar esta vía de información y contar con el software necesario para registrar las ausencias y recopilar la documentación que envíen los profesionales como medio de prueba.