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Ahorrar tiempo en la gestión de las citas y facilitar la autonomía de los clientes son algunos de los beneficios de digitalizar la agenda de una empresa
La agenda es tan importante que muchos directivos y cargos públicos tienen contratada a una persona cuya única misión es gestionar la agenda de su jefe. Pero no hace falta llegar tan lejos para comprender la relevancia de la agenda. Miles de médicos, abogados, odontólogos, consultores, fontaneros, electricistas, procuradores, arquitectos o veterinarios organizan su trabajo diario gracias a la agenda. Algunas organizaciones como las clínicas dentales o los centros de especialidades médicas no podrían funcionar sin una agenda.
Por eso, en los últimos años se han desarrollado soluciones que permiten digitalizar la agenda de una empresa y facilitar su gestión. Además, estas herramientas son de gran utilidad a la hora de conseguir captar más citas y, por ende, generar más negocio.
En este artículo, vamos a explorar 10 grandes beneficios de digitalizar la agenda de una empresa usando un software de gestión con agenda.
Agilizar la gestión de las citas
En primer lugar, resulta evidente que digitalizar la agenda de una empresa facilita y agiliza la forma en la que se gestionan las citas.
Un software de gestión con agenda ofrece de manera visual una panorámica clara de la agenda de una empresa o de un profesional.
Así, si un cliente desea concertar una cita, ya sea de forma presencial, por teléfono o por email, el profesional a cargo de la gestión de las citas puede ver con suma rapidez qué huecos libres hay y ofrecerle al cliente diversas alternativas.
Además, los programas que permiten digitalizar la agenda de una empresa son muy sencillos de usar y automatizan la incorporación de la información de los clientes o pacientes. De tal manera que en cuestión de segundos la cita está cargada en la agenda y en ella se puede consultar toda la información relevante (profesional que la debe atender, motivo, cliente, hora…).
Asimismo, al digitalizar la agenda de una empresa, se consigue que una vez que se concierte una cita, esta pasa a figurar automáticamente en la agenda del profesional a cargo de la cita, sin necesidad de informarlo.
Llevar la agenda en el móvil y consultarla en cualquier lugar
Precisamente, digitalizar la agenda de una empresa resulta de enorme ayuda para los profesionales de la misma. Puesto que de esta manera pueden consultar en tiempo real las citas que tienen en su agenda.
Además, los software de gestión con agenda más avanzados permiten sincronizar las agendas con los calendarios más usados como el de Google o el de Microsoft. De tal forma que en el propio calendario del móvil figuren todas las citas de un profesional de manera automática, sin que él tenga que hacer nada.
Como consecuencia de ello, es posible que un trabajador consulte su agenda desde el móvil esté donde esté y en cualquier momento del día. Lo que resulta imprescindible en aquellos casos en los que un profesional tiene que visitar a clientes o prestar sus servicios fuera de su lugar de trabajo.
Controlar de manera visual el nivel de ocupación de la agenda
Otra de las ventajas de digitalizar la agenda de una empresa es que facilita el control de su ocupación y la organización de los recursos humanos.
De una manera gráfica, el programa de gestión permite contemplar todas las citas de un negocio, pero también discernir por colores las citas de cada profesional.
Esta labor de supervisión es fundamental a la hora de distribuir la carga de trabajo y, sobre todo, para constatar cuál es el nivel de ocupación de la agenda y tomar medidas para llenar los huecos libres en caso de que haya.
Solo a través de esta labor de control se pueden prever los huecos libres y evitarlos. Estamos hablando de una cuestión crítica para miles de empresas, porque un hueco libre se traduce en pérdida de negocio y torpedea la productividad y rentabilidad de una organización. De ahí que digitalizar la agenda de una empresa sea tan importante hoy en día.
Enviar recordatorios automáticos a los clientes
Los software de gestión que permiten digitalizar la agenda de una empresa disponen de una funcionalidad crítica para los negocios: el envío de recordatorios automáticos a través de email, sms o WhatsApp.
Sin que el negocio tenga que hacer nada, el programa envía a cada cliente un recordatorio con su cita en el momento en que la empresa desee.
De esta manera, se evitan los olvidos de los clientes y, de paso, se mejora la comunicación con ellos. Todo el mundo agradece un recordatorio, más aún si tenemos en cuenta que el ritmo endiablado de nuestras vidas y que a menudo tenemos que prestar atención a múltiples cuestiones a la vez.
Desde el punto de vista de la empresa, enviar recordatorios automáticos sirve para evitar huecos libres inesperados.
Asimismo, debemos tener en cuenta que los software de gestión permiten elaborar el mensaje del recordatorio y personalizarlo.
Saber con antelación si un cliente podrá acudir a su cita
Más allá del mensaje, en los recordatorios automáticos de cita se pueden incorporar enlaces para que los clientes confirmen si van a acudir o si, por el contrario, desean cancelar su cita.
De tal forma que un cliente puede anular su cita o certificar que acudirá a la misma sin tener que emplear tiempo o esfuerzo en ello. Simplemente haciendo clic en el enlace.
Automáticamente, la decisión del cliente se vuelca en el software de gestión y aparece reflejada en la agenda del negocio y el profesional que debe gestionar la cita.
Así, uno de los beneficios de digitalizar la agenda de una empresa consiste en tener tiempo suficiente para llenar los huecos libres provocados por las cancelaciones de citas. Además de ganar tranquilidad gracias a las confirmaciones.
Adelantar citas en el tiempo aprovechando los huecos libres
Si un cliente anula su cita a falta de un par de días de que tenga lugar, una empresa puede ofrecerle el hueco que deja libre a otro cliente que tenía programada una cita en el futuro.
Un programa de gestión con agenda facilita esta tarea porque a través de él resulta muy sencillo consultar todas las citas.
Sin embargo, las soluciones avanzadas van más allá al digitalizar la agenda de una empresa. Puesto que son capaces de automatizar el envío de mensajes, emails o WhatsApps a los clientes con citas en el futuro para ofrecerles la posibilidad de que adelanten sus citas. Estos mensajes incorporan también un enlace para que el cliente acepte el cambio de fecha. De tal manera que la información se vuelca en el programa.
¿Por qué se trata de una de las grandes ventajas de digitalizar la agenda de una empresa?
- Permite a los negocios evitar los huecos libres.
- Sirve para que los clientes puedan disfrutar de sus citas con antelación.
- Mejora la relación entre un negocio y sus clientes.
- No consume tiempo y recursos de la empresa.
Reprogramar citas con facilidad
En el anterior beneficio de digitalizar la agenda de una empresa destacamos que los mejores software de gestión facilitan la posibilidad de adelantar citas, pero… ¿qué pasa con los clientes que cancelan una cita?
Estos programas también permiten reprogramar citas canceladas con facilidad. Así, el software ofrece un listado con todos los clientes que han cancelado su cita para poder enviarles un WhatsApp o un email o, si se desea, contarlos por teléfono.
La mayoría de las cancelaciones no se produce porque el cliente haya dejado de estar interesado en los servicios de la empresa, sino porque le ha surgido algún tipo de inconveniente o han tenido que hacerle hueco en su agenda personal a alguna cita que no podían eludir.
Dar por perdidos a los clientes que cancelan citas o que no asisten a ellas es un error que puede lastrar los resultados de un negocio.
Disponer de reserva online, ampliar los canales de captación de citas al digitalizar la agenda de una empresa
Debemos tratar ahora otro aspecto esencial de digitalizar la agenda de una empresa: la posibilidad de disponer de una herramienta de reserva online.
Los software de gestión con agenda más potentes de la actualidad permiten a los negocios incorporar una página a su web en la que sus clientes puedan reservar de forma autónoma sus citas. De tal manera que la gestión de las citas ya no corre a cargo de los profesionales de las empresas, sino que los propios clientes pueden escoger la fecha, el servicio y el profesional que deseen. Toda la información se incorpora automáticamente a la agenda de las empresas y los profesionales.
Además, no solo se puede incorporar la reserva online a la web de un negocio, sino que se puede enviar el enlace para acceder a ella a través de emails, sms, WhatsApps o publicarlos en las redes sociales del negocio. Las opciones son infinitas. Y el impacto en el nivel de ocupación de la agenda de un negocio es mayúsculo.
Fomentar la reserva de citas a través de los canales digitales
Precisamente, la reserva online es crítica a la hora de diseñar la actividad comercial de negocios como los centros de especialidades, las clínicas dentales o los centros de estética. ¿Por qué? Más allá de las herramientas de marketing tradicional, permite explotar con éxito las diversas vías que conforman el marketing digital: SEO, SEM, redes sociales, email marketing…
A cualquier campaña promocional se puede incorporar el enlace de la reserva online para que si un cliente desea agenda una cita pueda hacerlo de manera directa, en un par de clics y en cuestión de segundos.
Informar a los clientes sobre renovaciones y revisiones
La última gran ventaja de digitalizar la agenda de una empresa es de vital relevancia para los negocios que ofrecen servicios renovables. Pensemos, por ejemplo, en una clínica dental que realiza limpiezas bucodentales. Esta clase de tratamiento es recomendable llevarlo a cabo una vez al año. Sin embargo, es muy plausible que un paciente se olvide de concertar una cita con su odontólogo.
Digitalizar la agenda de una empresa permite programar avisos con la periodicidad que se desee para que el software de gestión avise al negocio de que debería recordarle a sus pacientes o clientes de la necesidad de renovar un servicio o de someterse a una revisión, por ejemplo, de la vista.
Así, el negocio puede decidir si quiere llamar a todos los clientes que deberían agendar una cita o si desea enviarles un email o un WhatsApp e, incluso, incorporar un enlace para que reserven una cita para el día y la hora que mejor les convenga.
En definitiva, las empresas y los profesionales para los que su agenda es un activo de negocio crítico pueden beneficiarse de todas las funcionalidades que ofrecen los software de gestión con agenda. Los beneficios de digitalizar la agenda de una empresa redundan finalmente en una reducción de tiempo administrativo y una maximización de la ocupación de la agenda de los profesionales. De tal forma que un negocio con una agenda digital puede ahorrar tiempo, organizar sus recursos de una forma más óptima y aumentar su volumen de negocio y sus beneficios.