Todo sobre los plazos definitivos de VeriFactu
Hacienda ha modificado el reglamento para aprobar los plazos definitivos de VeriFactu que deben tener en cuenta empresas y profesionales
Cuatro años después de que se aprobase la Ley Antifraude, ya conocemos, por fin, los plazos definitivos de VeriFactu, un sistema que obligará a las empresas y a los profesionales españoles a emitir facturas usando programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria.
Aunque, inicialmente, el 1 de julio de 2025 iba a entrar en vigor la obligación de emplear programas adaptados a la Ley Antifraude para elaborar facturas, finalmente Hacienda ha modificado el reglamento VeriFactu para cambiar dicho plazo inicial. ¿Por qué?
El retraso en la publicación en el BOE de la orden ministerial con los requisitos técnicos que deben tener los programas provocó que se diese la paradoja de que las empresas y los profesionales tuviesen que tener programas adaptados antes de que las empresas que los desarrollan y comercializan tuviesen que llevar a cabo dicha adaptación.
VeriFactu y la obligación de usar programas que no permitan alterar las facturas: Una explicación sucinta
Aunque, popularmente, se emplea el concepto de sistema VeriFactu, lo cierto es que lo que establecen la Ley Antifraude y el reglamento que la desarrolla es la obligación de realizar la facturación de un negocio usando un programa que:
- Garantice que los registros de facturación se mantienen íntegros e inalterables y que se puede llevar a cabo su trazabilidad.
- Incorpore a las facturas una huella que permita identificarlas.
- Permita firmar las facturas electrónicamente.
- Esté capacitado para generar registros de facturación de alta, pero también de anulación en caso de que se hubiese producido algún error.
- Lleve a cabo la conservación segura y accesible de los registros de facturación.
- Disponga de un registro de eventos para poder revisar todas las actuaciones realizadas en el programa.
- Esté capacitado para remitir de manera automática y continua los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Es decir, que pueda funcionar como un sistema VeriFactu al enviar a la AEAT facturas verificables.
Es decir, las empresas y los profesionales sí o sí tienen que usar programas que cumplan con estos requisitos y estén certificados. Pero, después, pueden escoger libremente si optan por el sistema VeriFactu o si, por el contrario, eligen la modalidad NoVeriFactu. Mediante esta segunda vía no se remiten automáticamente los registros a la AEAT, pero esta puede solicitarlos. Además, en este caso es obligatorio que los programas conserven los registros y que las facturas vayan firmadas electrónicamente.
Los plazos definitivos de VeriFactu para desarrolladores, la AEAT, empresas y profesionales
Como apuntamos antes, los plazos definitivos de VeriFactu son cuatro y atañen a actores distintos: desarrolladores y comercializadores de software, la Agencia Tributaria, las empresas y los profesionales.
1. Los programas de facturación deben estar adaptados a los requisitos de VeriFactu el 29 de julio de 2025
La modificación del reglamento para fijar los plazos definitivos de VeriFactu no afectó al deadline que deben tener en cuenta las empresas que se dedican a producir y comercializar programas de facturación.
Estas compañías tienen hasta el 29 de julio de 2025 para «ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento».
En cuanto al proceso de certificación, el mismo consistirá en la emisión de una declaración responsable de que el programa cumple con todos los requisitos. Dicha declaración debe figurar de manera pública en el software en todas sus versiones.
Además, claro está, la Agencia Tributaria podrá requerir información a las compañías para verificar que los programas cumplen con todos los requisitos del reglamento VeriFactu.
2. Antes del 29 de julio de 2025, debe estar disponible el servicio para la recepción de los registros de facturación de la AEAT
Aunque hablamos de cuatro plazos definitivos de VeriFactu, en realidad el calendario de implementación está conformado por tres grandes fechas. Puesto que el 29 de julio de 2025 también es el día límite para que la Agencia Tributaria lance su servicio para la recepción de los registros de facturación.
Esta solución pública es esencial para que los registros de facturación remitidos a través de los sistemas VeriFactu lleguen a la Agencia Tributaria. Por lo que mientras que dicha herramienta no esté preparada, los programas de facturación no podrán operar como sistemas VeriFactu.
3. Las empresas españolas tienen hasta el 1 de enero de 2026 para trabajar con programas de facturación certificados
Abordemos ahora los plazos definitivos de VeriFactu que más preocupan a los negocios españoles. La modificación del reglamento ha bifurcado las fechas en que las negocios de nuestro país deben disponer de software de facturación certificados.
Así, antes del 1 de enero de 2026 estarán obligados a tener implementados programas de facturación adaptados «los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades», es decir, las empresas. Quedan excluidas de esta obligación las compañías que ya estén suministrando sus registros de facturación a través del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).
4. Los profesionales y autónomos han de contar con un programa de facturación certificado el 1 de julio de 2026
¿Qué pasa con los profesionales? Los plazos definitivos de VeriFactu establecen que antes del 1 de julio de 2026 deberán contar con programas de facturación certificados:
- Los contribuyentes del IRPF que lleven a cabo actividades económicas, es decir, los profesionales.
- Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de No Residentes (IRNR) cuando obtengan rentas por un establecimiento permanente situado en España.
- Las entidades en régimen de atribución de rentas que realicen actividades económicas.
Las consecuencias de no cumplir los plazos definitivos de VeriFactu
¿Qué sucederá si los plazos definitivos de VeriFactu no son cumplidos por las empresas que desarrollan y comercializan software o por los negocios que deben implementar programas adaptados a VeriFactu? Recibirán cuantiosas multas económicas:
- Las compañías que fabriquen y comercialicen programas de facturación que no cumplan con los requisitos de VeriFactu serán sancionados con una multa de 150.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que los software se hayan vendido. Sin embargo, si el incumplimiento tiene que ver con la certificación del programa, la multa solo será de 1.000 euros.
- Las empresas y los profesionales que empleen programas de facturación que no estén certificados o que hayan sido alterados tendrán que hacer frente a multas de 50.000 euros.
En definitiva, los plazos definitivos de VeriFactu permiten a los negocios contar con una hoja de ruta clara para adaptarse a la Ley Antifraude y asegurarse de que trabajan con programas de facturación certificados antes de 2026.