6 claves sobre el reglamento de registro horario digital
Tras el rechazo del Congreso a la Ley de Reducción de Jornada, el Gobierno ha anunciado que va a aprobar un reglamento de registro horario digital
El miércoles 10 de septiembre, el Congreso de los Diputados rechazó por mayoría absoluta tramitar el proyecto de Ley de reducción de la jornada laboral. La caída en desgracia de esta ley enfría la posibilidad de que la jornada laboral máxima pase de las 40 horas semanales actuales a las 37,5 horas. Sin embargo, una de las medidas estrellas de este proyecto de ley sigue adelante: el registro horario digital obligatorio en las empresas.
Al día siguiente, el 11 de septiembre, ministerio de Trabajo sacó a consulta pública el reglamento de registro horario digital. ¿Por qué? La duración de la jornada laboral está fijada por ley, por lo que es necesario el aval del Congreso. Sin embargo, la forma de registrar las jornadas laborales se puede desarrollar a través de un reglamento de registro horario digital. Lo que supondría que el Gobierno no necesitaría obtener la aprobación del poder legislativo.
¿Qué va a poder contener el reglamento de registro horario digital? ¿Cuáles son los límites de este cauce legal? ¿Será posible que el reglamento de registro horario digital establezca que la Inspección de Trabajo puede consultar las horas trabajadas en tiempo real?
A continuación, resolvemos las cuestiones claves del futuro reglamento de registro horario digital.
¿Qué norma va a desarrollar el reglamento de registro horario digital?
El Estatuto de los Trabajadores. O, para ser más exactos, el artículo 34.9 de esta ley. ¿Qué dice este precepto en vigor desde 2019?
- Las empresas deben garantizar el registro diario de las jornadas de sus trabajadores.
- El sistema de fichaje debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada laboral.
- Los negocios deben organizar y documentar el registro de jornada mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. Si no se alcanza un acuerdo con los sindicatos, puede organizarse el sistema de registro horario mediante decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
- Las empresas deben conservar los registros de jornada durante cuatro años.
- Los registros deben permanecer a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
Estamos, por lo tanto, ante un artículo bastante impreciso que deja margen a que se desarrollen sus detalles a través de un reglamento. Esto es lo que defiende el ministerio de Trabajo y por eso ha decidido aprobar un reglamento de registro horario digital amparándose en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
¿Cuáles son los 5 grandes objetivos del reglamento de registro horario digital?
En el documento aportado por el ministerio de Trabajo para iniciar la consulta pública previa sobre el reglamento de registro horario digital se incluyen los 5 grandes objetivos de la norma:
- Garantizar que los trabajadores fichan personal y directamente e identificar las interrupciones que se realizan a lo largo de la jornada laboral.
- Precisar el tipo de tiempo de trabajo registrado: horas de trabajo efectivo, horas de disponibilidad, horas ordinarias, complementarias o extraordinarias…
- Controlar las modificaciones de los fichajes. Para lo que podría ser necesario usar sellos de tiempo que permitan auditar los cambios realizados.
- Facilitar el acceso inmediato y en remoto a los registros.
- Mantener los fichajes personales a disposición de los trabajadores y facilitar la consulta del conjunto de los registros por parte de los representantes legales de los trabajadores y la Inspección de Trabajo.
¿Cómo deberán ser los programas que se usen para cumplir el reglamento de registro horario digital?
Aunque el reglamento de registro horario digital no se ha elaborado aún, a tenor de lo defendido por la ministra de Trabajo y de la información aportada para la consulta pública, su contenido será similar al que se incluía en el artículo 34 bis que se iba a añadir al Estatuto de los Trabajadores si se aprobaba la Ley de reducción de la jornada laboral.
Por lo tanto, ya podemos conocer cuáles van a ser los aspectos clave del reglamento de registro horario digital:
- Las empresas deben usar medios digitales para registrar diariamente las jornadas de sus trabajadores.
- Se debe entregar a los trabajadores a tiempo parcial una copia resumen de las horas trabajadas mensualmente, tanto las ordinarias como las complementarias.
- Los negocios deben facilitar a los trabajadores una copia resumen de las horas extras trabajadas durante el mes junto a su nómina.
- Los programas de registro horario deben garantizar la objetividad, fiabilidad y accesibilidad del sistema de registro de jornada. Para ello deben:
- Permitir a los trabajadores fichar personal, directa e inmediatamente el inicio y el final de su jornada, así como las interrupciones que afecten al cómputo de horas trabajadas. De tal forma que la empresa no pueda condicionar el contenido de los registros.
- Mostrar de manera desagregada la tipología de las horas trabajadas: ordinarias, complementarias o extras.
- Identificar a la persona que ha realizado el registro o que lo ha modificado para subsanar un error.
- Mostrar toda la información en un formato tratable y legible, para que se facilite el acceso a los datos y se puedan obtener copias de los registros.
- Ser interoperables.
- Permitir el acceso inmediato de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo a los fichajes en el centro de trabajo.
- Facilitar el acceso en remoto de la Inspección de Trabajo y los representantes legales de los trabajadores.
¿Se puede aprobar a través del reglamento de registro horario digital el acceso en tiempo real de la Inspección de Trabajo?
La cuestión más polémica que rodea al reglamento de registro horario digital es, precisamente, el hecho de que se exija que los programas sean interoperables y permitan la conexión en remoto de la Inspección de Trabajo para comprobar los registros de las jornadas.
De hecho, la patronal rechaza que esto sea posible y diversos abogados laboralistas también consideran que la interconexión de los software de registro horario con la Inspección de Trabajo podría afectar a leyes como la normativa sobre protección de datos personales. Lo que supondría que no se podría regular a través del reglamento de registro horario digital, sino que sería necesario aprobar una ley.
Por lo tanto, habrá que esperar a que se redacte el proyecto de reglamento de registro horario digital para saber a ciencia cierta si se incluye la interoperabilidad y la conexión en remoto de la Inspección de Trabajo o estas cuestiones se caen del futuro reglamento.
¿Se aumentarán las multas por infringir las obligaciones relacionadas con el registro de las jornadas laborales?
Otra de las medidas clave del proyecto de Ley de reducción de la jornada laboral rechazado por el Congreso era la elevación de las sanciones por incumplimientos relacionados con el registro horario.
Actualmente, las multas son de 7.500€ por empresa. Mientras que el Gobierno planteaba elevarlas a 10.000€ por cada trabajador afectado por los incumplimientos. Estábamos, por lo tanto, ante un notable endurecimiento del régimen sancionador.
Sin embargo, las multas se van a quedar como están hasta ahora: 7.500€ por empresa. ¿Por qué? Las sanciones por infracciones laborales no se pueden modificar a través del reglamento de registro horario digital, puesto que están reguladas en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).
¿Cuándo se aprobará el reglamento de registro horario digital?
Tras la votación en la que el Congreso de los Diputados tumbó el proyecto de Ley de reducción de la jornada laboral, la ministra de Trabajo afirmó que al día siguiente se iban a comenzar los trámites para aprobar el reglamento de registro horario digital.
Pues bien, efectivamente, el primero de estos trámites ya está en marcha. Estamos hablando de la realización de una consulta pública previa sobre la materia que se va a regular en el reglamento de registro horario digital.
Este proceso estará abierto hasta el 26 de septiembre y, a partir de las opiniones recabadas, se elaborará el proyecto de reglamento que, cabe esperar, tendrá un contenido prácticamente idéntico al incluido en el proyecto de ley rechazado por el Congreso.
El proyecto de reglamento debe ir acompañado de un informe sobre la necesidad del mismo y de una memoria económica que realice una estimación de su coste. Además, durante su elaboración, Trabajo deberá recabar informes y estudios que garanticen el acierto del testo.
Después, este proyecto de reglamento se someterá a audiencia e información pública por un plazo que no puede ser inferior a 15 días hábiles, salvo que existan graves razones de interés público, lo que no sucede en este caso.
Al tratarse de un reglamento que desarrolla una ley (el Estatuto de los Trabajadores), debe recabarse el dictamen del Consejo de Estado y, finalmente, el reglamento de registro horario digital tendrá que ser aprobado por el Consejo de Ministros.
No existe un periodo temporal concreto para saber con precisión cuándo se aprobará el reglamento de registro horario digital.
Sin ir más lejos, el reglamento VeriFactu tardó en aprobarse más de 2 años desde que vio la luz la Ley Antifraude, la norma que desarrolla.
Sin embargo, no cabe esperar que Trabajo tarde tanto tiempo en sacar adelante el reglamento de registro horario digital. ¿Por qué? El trabajo previo ya está realizado, de hecho, el propio contenido del reglamento ya se ha incluyó en el proyecto de ley rechazado por el Congreso. Además, el ministerio ha puesto mucho énfasis en la reforma del registro horario, por lo que es previsible que acelere lo máximo posible el procedimiento.
De todas formas, es poco probable que el reglamento de registro horario digital vea la luz en lo que resta de año.
¿En qué momento comenzará a surtir efectos el reglamento de registro horario digital?
A ello debemos sumar otra cuestión, la entrada en vigor del reglamento de registro horario digital y, sobre todo, de algunas cuestiones claves del mismo.
El proyecto de ley caído en desgracia daba un margen de 6 meses a las empresas para disponer de un programa que les permitiese registrar las jornadas de los trabajadores de forma digital. Pero, además, dejaba en suspenso dos características esenciales de estos software: la interoperabilidad y el acceso en remoto. De tal forma que los programas deberían tener estas características solo cuando se hubiese desarrollado reglamentariamente la ley para precisar los requisitos técnicos que se deben cumplir.
Por lo tanto, no es previsible que el reglamento de registro horario digital surta efecto hasta bien entrado 2026. Sin embargo, el tiempo pasa volando y las empresas y los autónomos que contratan a trabajadores deben prepararse para este cambio normativo. Para ello, pueden usar software de registro horario gratis o de pago que cumplan los requisitos esenciales que se incluirán en el reglamento.
En definitiva, aunque la reducción de la jornada laboral ha quedado en stand by, el ministerio de Trabajo está decidido a sacar adelante el reglamento de registro horario digital para obligar a las empresas a usar herramientas que:
- Permitan a los trabajadores fichar personalmente.
- Eviten que las horas extras no se registren y, por lo tanto, no se compensen o abonen.
- Impidan la manipulación indebida de los registros.
- Y, quizás, faciliten el acceso en tiempo real de la Inspección de Trabajo.
El control horario digital en las empresas está a la vuelta de la esquina. Es el momento de que los negocios que aún usan bolígrafo y papel para registrar las jornadas de sus trabajadores implementen un software de control horario.