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Gracias a un lector OCR para digitalizar facturas, los negocios no tienen que picar a mano las facturas que reciben en sus programas de facturación
Te voy a ser muy sincero. Sigo creyendo que el WiFi es, básicamente, magia. Aunque a los ingenieros les pueda parecer sorprendente, la mayoría de la población vive rodeada de tecnología que no sabe cómo funciona, pero que le facilita tareas básicas de su día a día.
Una de estas soluciones que parecen magia, pero son potentes desarrollos tecnológicos es el lector OCR para digitalizar facturas.
Detrás de estas siglas se esconde el nombre oficial de esta tecnología en inglés: Optical Character Recognition. Es decir, reconocimiento óptico de caracteres.
Como su propio nombre indica, un lector OCR es capaz de reconocer los caracteres presentes en un documento como un PDF o en una imagen como la fotografía que se le saca a un ticket o a una factura. Posteriormente, los procesa para que sean legibles por una máquina.
Gracias a ello, un lector OCR para digitalizar facturas es capaz de volcar toda la información de las mismas en los software de facturación certificados de los negocios.
Esta tarea es esencial a la hora de realizar la facturación de un negocio, cumplimentar los libros contables y preparar las declaraciones fiscales.
El futuro era esto: Un programa que pica las facturas por ti
Hasta ahora, las facturas de los proveedores se picaban a mano. En negocios con pocos proveedores, la tarea no consume una ingente cantidad de tiempo y esfuerzo, aunque resulta molesta y tediosa. Pero en empresas que realizan continuamente compras de materiales o contratan de forma habitual servicios a terceros, picar a mano las facturas supone que un profesional dedica una gran parte de su jornada semanal a ello.
Pues bien, con un lector OCR para digitalizar facturas ya no es necesario que una persona emplee su valioso tiempo y desperdicie su talento realizando una tarea tan repetitiva e improductiva como volcar la información de una factura (datos identificativos, conceptos, importes, impuestos, etc.) en la facturación recibida de la empresa.
De hecho, la tarea del profesional a cargo de la facturación de una empresa se limita a:
- Subir el documento que el lector OCR para digitalizar facturas debe procesar.
- Comprobar en un vistazo que la información se volcó adecuadamente.
El lector OCR para digitalizar facturas lee PDF y fotografías
¿Un lector OCR para digitalizar facturas puede llevar a cabo esta tarea usando cualquier tipo de soporte? Esta clase de herramienta está preparada para leer tanto:
- Archivos digitales como PDF, un formato habitual en el que se generan las facturas.
- Documentos físicos, si el proveedor entrega la factura en papel.
En el primer escenario, basta con subir el PDF o el Word al lector OCR para digitalizar facturas.
En el segundo caso, solo se necesita escanear los documentos o sacarles una fotografía.
Así de simple. El lector OCR para digitalizar facturas se encarga de preparar los documentos para rastrear la información, leerla, procesarla para que sea entendida por una máquina y a volcarla a la facturación si está conectado con un programa de facturación o un software de gestión.
¿Puede leer otra clase de documentos?
No todos los gastos de una empresa o un profesional están documentados a través de facturas. Por ejemplo, pensemos en una empresa de mantenimiento cuyos operarios necesitan aparcar en zonas azules o abonar peajes cuando se desplazan a negocios o domicilios en los que prestan sus servicios. ¿Es necesario picar a mano los datos de los tickets de la zona azul o los peajes?
No. Se puede usar un lector OCR para registrar facturas y tickets. Ya hay en el mercado soluciones capaces de reconocer la información presente no solo en las facturas, sino también en tickets de parkings, restaurantes o tiendas.
Basta con sacarle una foto a esta clase de documentos y subirla al programa. El OCR se encarga de recopilar todos los datos e incluirlos automáticamente en la facturación recibida del negocio.
La importancia de sistematizar la facturación emitida y la recibida
Precisamente, uno de los motivos por los que es clave usar un lector OCR para digitalizar facturas es que las empresas están obligadas a realizar su facturación de una forma ordenada, sistematizada y documentada.
Aunque el foco se suele poner sobre la facturación emitida, también es importante gestionar la facturación recibida. De ahí que los programas de facturación hayan sido diseñados no solo para crear facturas, sino también para registrar las facturas recibidas y permitan conservar las facturas, por lo menos, durante 4 años. Una obligación legal en nuestro país.
Así, un programa de facturación es capaz de automatizar la incorporación de datos a las facturas que se desean crear y agilizar este proceso. Y, además, si está integrado con un lector OCR para digitalizar facturas también puede automatizar la tarea de registrar los gastos de un negocio.
Automatizar la creación de los libros contables y los modelos fiscales
De hecho, no podemos pensar en la facturación de una empresa sin tener en cuenta, también, los otros tres pilares de la gestión económica de un negocio:
- La elaboración de los libros contables.
- La cumplimentación y presentación de las declaraciones tributarias y el pago de los impuestos.
- La gestión de las cuentas bancarias y de los cobros y pagos de un negocio.
Un lector OCR para digitalizar facturas repercute positivamente en estas tareas. ¿Por qué?
- Los programas de facturación más completos son capaces de recoger los datos de la facturación emitida y recibida y crear automáticamente los asientos contables asociados a los gastos e ingresos de las facturas.
- Igualmente, también están preparados para trasladar de forma automática los datos de las facturas creadas o recibidas a las declaraciones tributarias. Esta cuestión es crítica tanto en el abono del IRPF o el IS como, sobre todo, en lo que respecta al IVA. Si no se tiene en cuenta el IVA soportado al realizar una compra o contratar un servicio, no se podrá deducir en la autoliquidación del impuesto.
- Al picar las facturas a mano se cometen, a veces, errores o se traspapelan los documentos. Al subir los archivos originales o las fotografías de los documentos al programa de facturación y dejar que el lector OCR para digitalizar facturas se encargue de registrar los datos se evitan estas situaciones. De esta forma, también resulta más sencillo planificar el pago de las facturas recibidas y realizarlo en tiempo y forma para evitar problemas con los proveedores.
En definitiva, un lector OCR para digitalizar facturas es una herramienta que les ahorra tiempo, esfuerzo y quebraderos de cabeza a las empresas y a los profesionales. Sobre todo, porque resulta muy sencilla de usar y automatiza una tarea imprescindible para cualquier negocio en la que la inteligencia y el talento humano no son necesarios.