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Conflictividad laboral, denuncias, sanciones, incumplimientos laborales… Repasamos las consecuencias de no tener un registro horario en una empresa que sea eficaz
Una de cada tres pymes lleva a cabo el registro de la jornada diaria de los trabajadores a mano. Hasta ahora, esta forma de controlar los horarios laborales es perfectamente legítima y acorde a la ley. Sin embargo:
- En los próximos meses, el Gobierno prevé aprobar el registro horario digital por decreto. De tal forma que las empresas necesitarán usar software de registro horario gratis o de pago adaptado a las exigencias legales. Entre ellas, destaca la posibilidad de que la Inspección de Trabajo acceda a los fichajes de los trabajadores en remoto, por lo que los programas deben ser interconectables.
- El registro horario en papel dificulta la capacidad de una empresa de detectar incumplimientos por parte de los trabajadores, llevar un control eficaz de las horas extras, cumplir con su obligación de almacenamiento de los fichajes durante 4 años y disponer de pruebas en caso de conflicto con algún profesional por el número de horas trabajadas.
¿Cuáles son las consecuencias de no tener un registro horario o contar con un sistema obsoleto y rudimentario? Las repasamos a continuación.
Las principales consecuencias de no tener un registro horario eficaz
1. Incremento del absentismo laboral
Una de las consecuencias de no tener un registro horario objetivo, accesible y fácil de usar es que resulta extraordinariamente difícil controlar el absentismo laboral y combatir los retrasos injustificados.
Si se dispone de un sistema de registro de jornada digital, los negocios pueden:
- Obtener informes automáticos con las horas trabajadas por cada profesional.
- Visualizar los retrasos de los trabajadores a la hora de iniciar su jornada laboral, volver de las pausas o regresar al trabajo tras el descanso en caso de jornada partida.
- Geolocalizar los fichajes de los trabajadores para detectar incumplimientos como el hecho de que un profesional fiche pero no se encuentre en el lugar desde donde debe trabajar: la empresa, su casa, el domicilio de un cliente, etc.
Esta información es crítica a la hora de combatir el absentismo laboral y comportamientos sancionables. De hecho, es recomendable que los negocios cuenten con protocolos contra el absentismo en los que se reflejen con claridad las sanciones que pueden recibir los trabajadores que se abstengan de su trabajo sin una causa motivada.
Así, una de las consecuencias de no tener un registro horario fiable es que las empresas no solo no detectan los incumplimientos, sino que carecen de pruebas para demostrarlos y, por lo tanto, para sancionar a los trabajadores.
2. Conflictos con los trabajadores y la Inspección de Trabajo
La duración de la jornada laboral, la realización de horas extras y su compensación es una fuente recurrente de conflictos entre los trabajadores y las empresas.
Dichos problemas se pueden erradicar en un negocio si se usa un sistema de registro de jornada accesible en el que cada profesional puede fichar el inicio y el final de su jornada y consultar libremente sus fichajes.
Los programas de control horario dotan de objetividad al proceso de fichaje y permiten disponer de pruebas que aclaren las horas trabajadas por cada profesional y si las mismas se han compensado con dinero o descanso.
En los software de control horario queda rastro de todas las acciones realizadas, de tal forma que se pueden subsanar errores (por ejemplo, que un profesional se haya olvidado de fichar un día), pero no alterar indebidamente los fichajes.
Además, es importante tener en cuenta que si los conflictos laborales llegan a manos de la Inspección de Trabajo, el inspector exigirá la entrega de los fichajes y de las nóminas para esclarecer las dudas en torno al registro de jornada.
Por lo tanto, las consecuencias de no tener un registro horario objetivo pueden ser notables tanto en lo que respecta a las relaciones y el ambiente laboral como en lo relativo a una inspección.
3. Hasta 7.500€ de multa por no registrar las jornadas laborales
Precisamente, es importante que los negocios tengan en cuenta que no registrar diariamente la jornada de los trabajadores o no conservar los registros es una infracción laboral grave sancionable con multas de hasta 7.500€.
Por lo tanto, las consecuencias de no tener un registro horario en una empresa pueden ser tanto legales como económicas y causar un grave perjuicio al negocio.
4. Abono de horas extras y conversión de jornadas a tiempo completo
Si la empresa y el trabajador no están de acuerdo sobre la realización de horas extras, es posible que el profesional presente una demanda reclamando el abono de horas extra que no fueron registradas adecuadamente, ni compensadas con retribución o descanso.
El abono de horas extras tras un fallo judicial puede suponer una factura de miles de euros para un negocio, además de lastrar su imagen frente a los trabajadores.
Otra de las consecuencias de no tener un registro horario en las empresas gira en torno a la situación de los trabajadores a tiempo parcial.
El Estatuto de los Trabajadores en su artículo 12 establece que las empresas deben registrar diariamente las jornadas de los trabajadores a tiempo parcial y totalizar mensualmente las horas trabajadas, entregándole una copia al trabajador en el momento de abonarle la nómina. En dicha copia resumen se deben especificar las horas ordinarias y las complementarias, habida cuenta de que los trabajadores a tiempo parcial no pueden hacer horas xtras.
Además, las empresas deben conservar estos resúmenes mensuales durante 4 años. El ET recuerda que «en caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios».
Por lo tanto, una de las consecuencias de no tener un registro horario objetivo puede ser que una empresa se vea obligada a convertir la jornada a tiempo parcial de un trabajador en jornada a tiempo completo.
5. Ajuste de las cotizaciones sociales
Otra de las consecuencias de no tener un registro horario fiable es que si en el transcurso de una inspección se detectan horas extras no abonadas, la empresa no solo será sancionada, sino que, además, la Inspección de Trabajo puede informar a la Tesorería General de la Seguridad Social para que lleve a cabo un ajuste de las cotizaciones sociales abonadas por el negocio.
Es decir, que la factura de no realizar el control horario con la diligencia debida puede ser aún mayor. Por eso, es fundamental que la empresa se asegure de que se registran de forma debida las jornadas de todos los trabajadores, que no se fichan horas extras no justificadas y que todas las horas de trabajo se reflejan fielmente en las nóminas y en las cotizaciones abonadas a la Seguridad Social.
Cómo evitar las perniciosas consecuencias de no tener un registro horario objetivo
Para prevenir las consecuencias de no tener un registro horario sólido y objetivo el mejor camino es contar con un sistema de registro de jornada digital fácil de usar por parte de los trabajadores y con un amplio abanico de opciones para los profesionales de Recursos Humanos y los líderes de equipos o departamentos.
¿Qué se debe poder hacer con un software de control horario empresarial?
- Permitir a los trabajadores registrar directa y personalmente el inicio y el final de su jornada, así como las pausas y descansos.
- Programar alertas que avisen a los trabajadores de que deben fichar para que no se olviden de hacerlo.
- Supervisar en una única pantalla el cumplimiento estricto de las jornadas laborales para prevenir situaciones de absentismo y actuar para ponerles coto.
- Obtener informes con las horas trabajadas por cada profesional.
- Conocer con exactitud las horas realizadas por un trabajador y proceder a compensar las horas extras.
- Configurar los diferentes horarios de los profesionales y gestionar turnos de trabajo.
- Permitir que los trabajadores firmen digitalmente sus fichajes.
- Subsanar errores en los fichajes, ligados generalmente a olvidos.
- Conocer la geolocalización de los trabajadores cuando fichan para detectar infracciones laborales graves. Por ejemplo, que un profesional que debía estar en un lugar en concreto al inicio de su jornada, fiche desde una localización distinta.
- Conservar los fichajes de una forma segura y accesible durante los 4 años exigidos legalmente y disponer de pruebas ante potenciales inspecciones o conflictos judiciales.
En definitiva, las consecuencias de no tener un registro horario eficaz y fiable son lo suficientemente graves como para que las empresas opten por digitalizar cuanto antes el control de las jornadas laborales.
De esta forma, además, pueden anticiparse a un cambio normativo que ya se asoma en el horizonte y que puede pillar a más de un negocio de imprevisto.