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La normativa VeriFactu no obliga a enviar las facturas a Hacienda, pero la facturación electrónica obligatoria B2B sí lo hace con respecto a las facturas entre negocios
Esta década está marcada, en el plano fiscal, por el nacimiento de nuevas obligaciones en materia de facturación que tienen un objetivo claro: obligar a las empresas y los profesionales a digitalizar la forma en que emiten sus facturas.
Después de varios años de incertidumbre, por fin conocemos los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica, los dos pilares sobre los que se asienta la digitalización de la facturación.
Que el calendario de implementación de estas normativas ya esté claro ha llevado a muchos empresarios y profesionales a preguntarse si enviar las facturas a Hacienda va a ser obligatorio una vez que estas normativas lo sean.
Pues bien, no queremos hacer clickbait. De acuerdo con la normativa VeriFactu, enviar las facturas a Hacienda es una opción, no una obligación. En cambio, la facturación electrónica obligatoria sí impone el deber de enviar las facturas a Hacienda automáticamente. Eso sí, esta normativa no afecta a todas las facturas, sino solo a las que se emiten en las operaciones entre negocios o Business-to-Business (B2B).
A continuación, te vamos a explicar bien en qué casos enviar las facturas a Hacienda va a ser obligatorio y en cuáles, en cambio, resultará optativo y cuáles son los plazos que debes tener en cuenta.
Miles de empresas ya están optando por enviar las facturas a Hacienda
Empecemos por el principio. Como bien recordarás, la normativa VeriFactu iba a ser obligatoria el 1 de enero de 2026, sin embargo, el Gobierno aprobó una moratoria de VeriFactu in extremis a principios de diciembre del año pasado.
Esto no ha sido óbice para que el sistema VeriFactu ya esté en funcionamiento y que, de hecho, miles de negocios no solo estén emitiendo sus facturas usando un programa de facturación VeriFactu, sino también haciéndolo a través de la modalidad VeriFactu.
De hecho, muchas empresas están aprovechando el periodo de pruebas de VeriFactu para comprobar cómo funciona esta modalidad y explorar las ventajas que trae consigo a nivel de cumplimiento de las obligaciones de facturación y fiscales.
Enviar las facturas a Hacienda va a ser optativo desde la entrada en vigor de VeriFactu
En torno a la normativa VeriFactu existe mucho ruido. En realidad, esta norma impone que los negocios no usen programas de facturación que no estén certificados y que, por lo tanto, no cumplan con las exigencias de VeriFactu. ¿En qué consisten los requisitos que deben cumplir las soluciones? Básicamente, impedir que se puedan alterar las facturas indebidamente, garantizar su total trazabilidad, aumentar su transparencia y permitir a los inspectores de Hacienda comprobar su veracidad.
Además, los software de facturación y contabilidad deben estar preparados para funcionar a través de cualquier de las modalidades de facturación entre las que van a poder escoger los negocios:
- Modalidad No VeriFactu. En este caso, no se envían automáticamente las facturas a la Agencia Tributaria, aunque deben ir firmadas electrónicamente e incluir un QR que permita a los destinatarios de las facturas informar sobre ellas a la AEAT al escanearlo.
- Modalidad VeriFactu. Si se opta por esta modalidad, el programa sí procede a enviar las facturas a Hacienda automáticamente una vez que son generadas y sin que el usuario tenga que realizar ninguna acción extra. A través del QR de la factura el destinatario puede comprobar que la misma se remitió a la AEAT.
Por lo tanto, resulta evidente que enviar las facturas a Hacienda va a ser optativo una vez que entre en vigor VeriFactu:
- 1 de enero de 2027 para las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades. Básicamente, las empresas (SL, SA, etc.).
- 1 de julio de 2027 para los profesionales autónomos.
Una vez escogida la modalidad VeriFactu se tienen que enviar las facturas a Hacienda durante todo el año fiscal
Aunque la normativa permite elegir con total libertad entre la modalidad VeriFactu y la No VeriFactu, establece una limitación. Una vez que se opta por la modalidad VeriFactu y, por lo tanto, se proceden a enviar las facturas a Hacienda de manera automática, ya no se puede pasar a la modalidad No VeriFactu hasta que finalice el año fiscal.
Por eso, antes de elegir entre VeriFactu y No VeriFactu es importante que las empresas tengan en cuenta cómo funciona cada una de estas modalidades.
Enviar las facturas a Hacienda va a ser obligatorio cuando los destinatarios sean empresas o profesionales
La facturación electrónica obligatoria entre negocios funciona de forma diferente a VeriFactu. Para cumplir con esta nueva obligación legal, las empresas y los profesionales tendrán que emitir electrónicamente sus facturas cuando los destinatarios sean otros negocios. Por ejemplo, un despacho de abogados que presta servicios de asesoramiento fiscal a una pyme tendrá que emitirle una factura electrónica para cobrárselos.
¿Qué supone en la práctica la facturación electrónica obligatoria?
- Que las facturas se tienen que remitir automáticamente a la Agencia Tributaria, ya sea generándolas en la herramienta pública que se creará o enviándolas a dicha herramienta, una acción que realizarán de forma automática los programas de facturación e intercambio de facturas.
- Que las facturas también se tienen que enviar automáticamente a sus destinatarios.
- Que los receptores de las facturas deben informar a los emisores y a Hacienda sobre el estado de las mismas: aceptada, rechazada, pagada…
Por lo tanto, cuando las facturas vayan dirigidas a empresas o profesionales será obligatorio enviárselas no solo a ellos, sino también a la Agencia Tributaria.
La entrada en vigor de la obligatoriedad de la facturación electrónica B2B será escalonada
Al igual que sucede con la implementación de VeriFactu, la entrada en vigor de la facturación electrónica entre negocios se llevará a cabo en dos fases, de acuerdo a la Orden Ministerial que está a punto de ser aprobada:
- El 1 de octubre de 2027 para los negocios con una facturación anual superior a los 8 millones de €.
- El 1 de octubre de 2028 para las empresas y los profesionales que tengan un volumen de negocios inferior a los 8 millones de €.
Por lo tanto, en 2027 muchas empresas tendrán que enviar las facturas a Hacienda de forma obligatoria cuando los destinatarios sean otros negocios y de manera optativa sin importar quiénes son los destinatarios si optan por la modalidad VeriFactu.
La importancia de contar con un programa de facturación adaptado a VeriFactu y preparado para adaptarse a la facturación electrónica B2B
Más allá de las dudas sobre la obligación o no de enviar las facturas a Hacienda, la próxima implementación de VeriFactu y la facturación electrónica obligatoria evidencian la necesidad de que las empresas y los profesionales comiencen a trabajar con programas de facturación que:
- Ya cumplan con la normativa VeriFactu, como exige la normativa y permitan facturar tanto en la modalidad VeriFactu como en la No VeriFactu.
- Estén preparados para poder funcionar como programas de intercambio de facturas electrónicas una vez que la solución pública a la que se deben remitir las copias esté en funcionamiento.
La digitalización de los procesos de facturación y contabilidad en los negocios ya es una realidad. Por eso, es recomendable que las empresas y los profesionales se anticipen a la entrada en vigor de estas nuevas obligaciones normativas y comiencen a sacarle partido a una solución de facturación que les permita:
- Crear facturas que incluyan todos los elementos exigidos en segundos, incorporando automáticamente datos y calculando la carga impositiva.
- Escoger entre la modalidad VeriFactu y la No VeriFactu para emitir sus facturas.
- Enviar automáticamente y sin tener que realizar ninguna acción extra copias de las facturas electrónicas e información sobre sus estados a Hacienda.
- Registrar automáticamente los gastos en la facturación recibida y la contabilidad.
- Automatizar la creación de los libros contables y los modelos tributarios a partir de los datos de la facturación.
- Cumplir con todas las exigencias legales.
- Eludir conflictos con la Agencia Tributaria y los clientes.
- Evitar cuantiosas sanciones tributarias.