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La entrada en vigor de VeriFactu pone en cuestión que las empresas puedan usar Excel para facturar en vez de trabajar con programas de facturación certificados
Ahora que los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica ya están claros y, cada vez, queda menos para su implementación, crecen las dudas de los miles de negocios que tendrán que digitalizar la forma en que facturan.
En especial, muchas empresas y autónomos se preguntan si en 2027 tendrán que usar un programa de facturación VeriFactu o si, en cambio, pueden emplear software de facturación no certificados, hacer las facturas manualmente o usar Excel para facturar.
Hacienda ha ido aclarando algunas de estas cuestiones, sin embargo, no todas las dudas han sido despejadas aún. Así, la información sobre si se puede usar Excel para facturar es bastante contradictoria. Mientras que la Agencia Tributaria abrió la puerta a ello si los negocios se limitan a introducir datos y sumar importes, la Dirección General de Tributos emitió una consulta vinculante (V1064-26) en la que limita la posibilidad de usar Excel para facturar y alerta de que puede considerarse que se usa el programa como un software de facturación y, por lo tanto, debería cumplir con los requisitos fijados para esta clase de programas, lo cual una hoja de cálculo no hace.
A continuación, te vamos a explicar todo lo que debes saber sobre qué dice la normativa sobre esta cuestión y a destacar los beneficios de emplear un programa de facturación certificado de acuerdo al reglamento VeriFactu.
¿Qué es un sistema informático de facturación según la normativa?
Para saber si se puede usar Excel para facturar hay que tener claro, en primer lugar, que la normativa no obliga a las empresas y los autónomos a usar un programa de facturación, sino que establece que los software empleados para facturar deben cumplir una serie de requisitos que permitan «garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos».
De ahí que Hacienda haya aclarado que los negocios que facturen a mano podrán seguir haciéndolo. Si bien tenemos que tener en cuenta que cada vez son menos los negocios que optan por esta vía, puesto que requiere una mayor inversión de tiempo y recursos y dificulta el cumplimiento de las obligaciones de facturación y la gestión de comprobaciones e inspecciones tributarias.
Sin embargo, aún quedan bastantes negocios que optan por usar Excel para facturar… ¿qué pasa con ellos? La clave está en dilucidar si la forma en que usan Excel puede conllevar que el programa funcione como un sistema informático de facturación.
¿Qué es un sistema informático de facturación según la normativa VeriFactu? El «conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas» a través de tres operaciones claves:
- Introducir la información de facturación.
- Conservar la información de facturación dentro del propio sistema o mediante la salida de la información en soporte físico o a través de la remisión a otro sistema informático.
- Procesar la información de facturación.
Todo sistema que permitan realizar estas tres acciones se considera un sistema informático de facturación y debe cumplir todos los requisitos de VeriFactu: introducir un QR en las facturas, generar registros de alta y de anulación de las facturas, incluir una huella o hash para garantizar la trazabilidad, impedir que cualquier alteración no quede registrada, poder remitir automáticamente los registros de facturación a Hacienda…
En el caso de usar Excel para facturar, parece evidente que este programa permite realizar las dos primeras acciones, pero la clave radica en aclarar si también permite procesar la información de facturación.
A este respecto, la Agencia Tributaria ha defendido que se puede usar Excel para facturar si solo:
- Se introducen los datos de las facturas.
- Se expiden o imprimen las facturas.
- Se conserva la información de facturación.
Sin embargo, si se llevan tareas de procesado de la información, ya no sería posible usar Excel para facturar porque se estaría infringiendo la normativa.
Así, según la Agencia Tributaria no es posible «procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias».
¿Cuál es el problema de usar Excel para facturar? Que este programa incluye utilidades para realizar el procesamiento de datos, de tal forma que se podría calificar como un sistema informático de facturación.
De hecho, la propia AEAT recuerda a los contribuyentes que podrá «verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen».
De ahí que usar Excel para facturar pueda suponer arriesgarse a comprobaciones de la AEAT y a cuantiosas sanciones si se concluye que el uso de Excel conlleva que esté funcionando en la práctica como un programa de facturación.
¿Por qué la DGT señala que usar Excel para facturar puede infringir la normativa VeriFactu?
Como ya apuntamos antes, la DGT emitió una consulta vinculante que va más allá en la limitación de usar Excel para facturar. Para ser exactos, este organismo ha establecido que:
- No se puede excluir automáticamente del ámbito de aplicación de la normativa VeriFactu el hecho de usar Excel para facturar.
- Esto es así porque las «hojas de cálculo pueden tener utilidades de procesamiento de datos y conservación que pueden implicar su consideración como Sistemas Informáticos de Facturación».
¿Qué supone esta consulta vinculante de la Dirección General de Tributos? Siembra más dudas sobre la posibilidad de usar Excel para facturar una vez que sea obligatorio que los sistemas empleados para emitir facturas estén adaptados a VeriFactu:
- 1 de enero de 2027 para las entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027 para las personas sujetas al IRPF que realizan actividades económicas.
Esto es así porque muchos negocios usan plantillas de Excel diseñadas por sus asesorías o generadas por ellos mismos que sí llevan a cabo un procesamiento de los datos.
¿A qué se exponen los negocios por usar Excel para facturar si Hacienda considera que se emplea como un sistema informático de facturación?
Si la Agencia Tributaria considera que al usar Excel para facturar se está empleando un sistema informático de facturación, los negocios se exponen a multas de 50.000€.
¿Por qué? No es posible facturar empleando programas de facturación no certificados y adaptados a la normativa VeriFactu. Por ejemplo, a través de Excel no se puede realizar la remisión automática de los registros de facturación a la plataforma de la AEAT, ni incluir una huella y un QR en las facturas que se entregan a los clientes.
De ahí que usar Excel para facturar a partir de 2027 puede suponer un riesgo innecesario para miles de empresas y autónomos.
¿De qué forma pueden los negocios evitarse problemas al emitir sus facturas en 2027?
Básicamente, los negocios pueden emplear la solución pública de facturación o usar un programa de facturación certificado y que cumple con todos los requisitos exigidos por la normativa VeriFactu.
La opción de la solución pública de facturación tiene inconvenientes evidentes: solo sirve para emitir facturas, tiene opciones muy limitadas y tasadas, no facilita la personalización ni la incorporación de los datos y no es especialmente intuitiva, lo que dificulta el proceso de gestionar las facturas.
En cambio, los software de facturación más completos permiten:
- Decidir si se emiten las facturas en la modalidad VeriFactu o en la No VeriFactu.
- Emitir facturas usando plantillas personalizadas para cada negocio.
- Asegurarse de que todas las facturas incluyen los datos y elementos exigidos legalmente, incluido el QR o la firma electrónica (solo exigida en la facturación No VeriFactu).
- Volcar automáticamente los datos del emisor y el receptor de cada factura.
- Automatizar el cálculo de la carga impositiva.
- Subsanar errores en las facturas emitidas cumpliendo lo exigido por la normativa VeriFactu sobre trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
- Enviar las facturas automáticamente a los clientes por email o WhatsApp.
- Exportar en PDF las facturas o imprimirlas.
- Registrar automáticamente las facturas recibidas gracias a un lector OCR para digitalizar facturas.
- Cumplimentar automáticamente los libros contables gracias a la creación de los asientos a partir de los datos de facturación.
- Cubrir los principales modelos tributarios al trasladar la información de las facturas emitidas y recibidas de forma automática.
- Usar herramientas de chequeo automático para detectar incongruencias entre la facturación, la contabilidad y la fiscalidad antes de presentar los libros contables o los modelos tributarios.
- Almacenar de forma segura todos los registros de facturación y poder enviárselos a la Agencia Tributaria en caso de que sean requeridos.
- Disponer de pruebas veraces para emplear en el transcurso de comprobaciones e inspecciones tributarias.
Además, un software de facturación certificado permite a los negocios:
- Estar tranquilos sobre el cumplimiento de sus obligaciones de facturación.
- Ser más transparentes con sus clientes, que pueden comprobar que las facturas se han registrado en la AEAT o informar a Hacienda sobre ellas al escanear el QR.
- Evitar conflictos con la AEAT.
- Cumplir con sus obligaciones de facturación, contables y fiscales con facilidad.
- Ahorrar tiempo en el cumplimiento de dichas obligaciones y reducir al mínimo la comisión de errores.
En definitiva, Hacienda no ha cerrado de forma rotunda la puerta a poder usar Excel para facturar, pero la información pública facilitada y las primeras consultas vinculantes de la DGT sí ponen en duda que se pueda usar Excel para facturar. ¿Por qué? A través de una hoja de cálculo se pueden procesar datos de facturación, de tal forma que pasaría a convertirse en un sistema informático de facturación y tener que cumplir con todos los requisitos técnicos exigidos a los software certificados y una hoja de cálculo no los puede cumplir.
Por eso, para ahorrarse conflictos, sustos y sanciones muy elevadas, es recomendable que los negocios opten por digitalizar la forma en que facturan empleando un programa de facturación VeriFactu.