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A través de la facturación No VeriFactu no se envían automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria
2027 va a ser un año clave para la digitalización de la forma de facturar de los negocios españoles. ¿Por qué? Se van a solapar la implementación de VeriFactu y la facturación electrónica entre negocios.
Los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica son, básicamente, estos cuatro:
- 1 de enero de 2027, VeriFactu será obligatorio para las empresas y demás entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027, los autónomos tendrán que estar adaptados a VeriFactu.
- 1 de octubre de 2027, los negocios con una facturación superior a 8 millones de € deberán emitir facturas electrónicas cuando sus destinatarios sean otros negocios.
- 1 de octubre de 2028, el resto del tejido productivo deberá haberse adaptado a la normativa de facturación electrónica B2B.
Habida cuenta de que nos encontramos ante un cambio estructural que afecta a todo el ecosistema empresarial español, no puede sorprendernos que las empresas y los profesionales tengan muchas preguntas. Por ejemplo, ¿qué diferencias hay entre VeriFactu y No VeriFactu? ¿Los programas de facturación deberán estar preparados para cumplir a la vez con VeriFactu y la facturación electrónica? ¿En qué consiste la facturación No VeriFactu?
Precisamente, como los focos mediáticos se han puesto en la modalidad VeriFactu, para muchos negocios la facturación No VeriFactu sigue siendo una gran desconocida. Y es importante que sepan cómo funciona para poder decidir cómo van a facturar a partir del 1 de enero.
A continuación, abordamos las claves de la facturación No VeriFactu para arrojar luz sobre su funcionamiento, así como sobre sus ventajas y desventajas.
¿Va a ser obligatorio facturar en la modalidad VeriFactu?
No. Lo que establece la normativa de emisión de facturas verificables es que empresas y autónomos no podrán trabajar con programas de facturación que no estén adaptados a los requisitos técnicos fijados en el reglamento VeriFactu y la Orden Ministerial que lo desarrolla. ¿De qué requisitos hablamos? Los más importantes son que:
- Se garantice la trazabilidad y encadenado de las facturas mediante la generación de un código.
- Sea imposible alterar facturas sin que quede rastro.
- Se generen tanto registro de alta de facturas como de anulación.
- Se incluya una huella para poder comprobar que una factura se creó de forma efectiva.
- Se puedan enviar automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria cuando se opte por la modalidad VeriFactu o resulte posible enviárselos a la AEAT en caso de que sean requeridos.
- Se añada un QR que permita consultar que una factura se ha enviado a la Agencia Tributaria o informar sobre ella a la AEAT.
- Se disponga de un registro de eventos para saber qué usuarios realizaron qué acciones con respecto a la facturación.
- Se puedan firmar electrónicamente las facturas emitidas.
El objetivo de estos requisitos es aumentar la transparencia en el proceso de facturación e impedir la llevanza de una contabilidad B en los negocios.
Por lo tanto, la normativa permite que un negocio opte por la facturación No VeriFactu y que, por lo tanto, no mande automáticamente sus registros de facturación a la plataforma de la Agencia Tributaria.
¿Realizar la facturación No VeriFactu va a suponer facturar de una forma diferente a la actual?
No. Un programa de facturación VeriFactu integral es capaz de cumplir con todos los requisitos exigidos en la normativa sin que el negocio que lo emplea tenga que realizar ninguna tarea a mayores.
Es decir, para realizar la facturación No VeriFactu, una empresa o un profesional no va a tener que llevar a cabo ningún paso extra. El software le permite crear sus facturas tal y como estaba haciendo hasta el momento y se encarga de añadir todos los elementos exigidos: la huella, el QR, etc.
De ahí que sea importante destacar que realizar la facturación No VeriFactu no va a suponer un cambio en la manera en que se gestionan las facturas por parte de los negocios que ya trabajan con programas de facturación, ni un aumento de su carga de trabajo administrativo.
¿Cuándo se puede optar por la facturación No VeriFactu? ¿Se puede pasar a la facturación VeriFactu en cualquier momento?
La normativa establece que un negocio puede optar por la facturación No VeriFactu o por la VeriFactu en cualquier momento del año. ¿Cómo se opta? Esta pregunta tiene una respuesta doble:
- El programa de facturación dará a escoger al negocio entre las dos modalidades. De tal forma que bastará con que la empresa o el profesional hagan clic en la modalidad que deseen.
- Solo es necesario informar a Hacienda si se opta por la modalidad VeriFactu. ¿Cómo es el proceso de comunicación? En realidad no existe. La Agencia Tributaria entenderá que una empresa ha decidido facturar en la modalidad VeriFactu cuando reciba el primer registro de facturación enviado de manera automática por el negocio.
Eso sí, es importante tener en cuenta que si un negocio decide pasar de la facturación No VeriFactu a la VeriFactu no podrá revertir dicha decisión hasta el siguiente año fiscal.
¿En la facturación No VeriFactu se añade un código QR a las facturas?
Sí. En el caso de la facturación No VeriFactu, el QR añadido automáticamente por el programa de facturación redirige al receptor de una factura a la plataforma de la Agencia Tributaria. De tal forma que al escanear el QR, la persona que ha recibido la factura está transmitiendo a la AEAT los datos clave de la misma.
Por lo tanto, el QR cumple una función de fiscalización de las facturas emitidas en la modalidad No VeriFactu.
Además, el QR de la facturación No VeriFactu difiere del que se añade en las facturas verificables o VeriFactu. ¿Por qué? En dicho caso, al escanear el QR el cliente no está informando a la AEAT sobre los datos de la factura que ha recibido, sino que es la AEAT la que le confirma que la factura fue creada en la modalidad VeriFactu y que su registro obra en poder de Hacienda.
¿Se tienen que firmar electrónicamente las facturas en la facturación No VeriFactu?
Una de las ventajas más importantes de la modalidad VeriFactu frente a la No VeriFactu es que las facturas no tienen que firmarse electrónicamente.
En cambio, si se opta por la facturación No VeriFactu sí es necesario firmar cada factura generada. Por eso, el programa de facturación que se emplee debe estar preparado para añadir la firma electrónica de una empresa o profesional de forma ágil y segura.
Los programas de facturación certificados más completos y fáciles de usar permiten a los negocios cumplir con este requisito en segundos, ya que el certificado digital se carga en el software y al emitir una factura se puede firmar electrónicamente en tan solo un clic.
¿Tiene que contarse con un registro de eventos activo?
Sí. Como ya apuntamos antes, los programas de facturación deben disponer de un registro de eventos. En el caso de la modalidad VeriFactu no es necesario que el registro de eventos esté activo, en cambio, en la facturación No VeriFactu sí debe estar en funcionamiento el registro de eventos.
¿Cuál es el objetivo del registro de eventos? Poder auditar en cualquier momento las acciones realizadas dentro del programa de facturación y, así, evitar comportamientos indebidos o comprobar quién los llevó a cabo.
En definitiva, a pesar de que se ha puesto el foco en el envío automático de los registros de facturación a la Agencia Tributaria, dicho envío no va a ser obligatorio a partir de 2027. De hecho, las empresas y los autónomos podrán optar por la facturación No VeriFactu. Eso sí, el proceso de creación de las facturas va a ser prácticamente idéntico en ambas modalidades y el uso de un programa de facturación como sistema VeriFactu trae consigo ventajas como:
- Menor probabilidad de que un negocio sea objeto de comprobaciones e inspecciones, ya que la AEAT tiene toda la información sobre sus registros de facturación.
- La llevanza de los libros de facturas y la cumplimentación de las declaraciones tributarias es más sencilla, ya que los datos de la facturación emitida ya están en poder de la AEAT.
- Mayor transparencia con respecto a los clientes, puesto que pueden comprobar que, efectivamente, las facturas se han emitido correctamente y se ha informado sobre ellas a la Agencia Tributaria.
- Mayor seguridad en lo que respecta al almacenamiento de las facturas, puesto más allá de que se guarden en el programa, los registros también están almacenados en la plataforma de la Agencia Tributaria.