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Mediante la regla de los 4 No de VeriFactu, una empresa o un profesional puede saber si está obligado a contar con un programa de facturación certificado desde 2027
Ya solo faltan unos cuantos meses para que el reglamento VeriFactu sea de cumplimiento obligatorio y las preguntas en torno a su implementación se siguen sucediendo.
La más importante de todas ellas y que se están haciendo muchos negocios es, sin duda alguna, «¿tengo que adaptarme a VeriFactu?». Pues bien, cada empresa o profesional puede encontrar la respuesta a dicha cuestión si aplica la regla de los 4 no de VeriFactu.
Ante las dudas surgidas en torno a qué negocios deben contar con un programa de facturación VeriFactu y cuáles no están obligados a ello, la Agencia Tributaria hizo pública la regla de los 4 No de VeriFactu.
A continuación, vamos a explicar qué es la regla de los 4 No de VeriFactu, qué consecuencias trae consigo que un negocio deba adaptarse a VeriFactu y cómo se puede convertir esta obligación legal en una oportunidad.
¿Qué es la regla de los 4 No de VeriFactu?
Básicamente, la regla de los 4 no de VeriFactu establece que una empresa o un profesional tiene que adaptarse a VeriFactu si responde a 4 preguntas clave con un No.
Es importante recordar que la regla de los 4 No de VeriFactu no se trata de un mecanismo legal que figure en ninguna norma, sino que es una herramienta que permite a los negocios saber si deben cumplir con las exigencias de la normativa VeriFactu y, por lo tanto, tienen que asegurarse de que el programa de facturación que usen esté certificado de acuerdo a VeriFactu.
¿Cuáles son las preguntas sobre las que se sustenta la regla de los 4 No de VeriFactu?
- ¿Facturas exclusivamente de forma manual?
- ¿Estás adscrito al Suministro Inmediato de Información o SII?
- ¿Tienes tu domicilio social en el País Vasco o Navarra?
- ¿Dispones de alguna resolución en vigor que te exima de cumplir con el reglamento VeriFactu?
Si la respuesta a las 4 preguntas es No, un negocio tiene que asegurarse de que usa un sistema de facturación que cumpla con todas las exigencias de VeriFactu: trazabilidad e integridad de las facturas, posibilidad de elegir entre la modalidad VeriFactu y la facturación No VeriFactu, inclusión de una huella y de un QR en las facturas…
En cambio, si se responde a alguna de estas preguntas con un Sí, el negocio no debe adaptarse a VeriFactu de forma obligatoria.
¿A quién deja fuera de esta nueva obligación de facturación la regla de los 4 No de VeriFactu?
Básicamente, la regla de los 4 No de VeriFactu excluye de la obligación de trabajar con software de facturación adaptados a VeriFactu a:
- Las empresas y los autónomos que emitan todas sus facturas de forma manual. Si un negocio solo factura a mano no tiene que adaptarse a VeriFactu. Sin embargo, basta con que emita una factura usando un programa de facturación para que quede integrado dentro del ámbito de aplicación de la normativa VeriFactu. Cada vez son menos negocios los que facturan únicamente a mano por los riesgos que ello supone y por el tiempo y esfuerzo que hay que invertir en facturar de esta forma.
- Los negocios adscritos al SII. Algunas empresas ya están obligadas a suministrar su información de facturación a la AEAT a través del SII. Y, además, otras entidades han optado por adscribirse voluntariamente al SII. Tanto en un caso como en el otro, no es necesario trabajar con un programa de facturación VeriFactu. La mayoría de los negocios adscritos al SII son grandes empresas.
- Las empresas y los profesionales que tengan su domicilio social en Vizcaya, Álava, Guipúzcoa o Navarra. Como ya sabes, el País Vasco y Navarra tienen un régimen fiscal propio y las haciendas forales cuentan con sus propias normativas de facturación. De hecho, los negocios de estos territorios tienen que adaptarse a TicketBai (País Vasco) y NaTicket (Navarra) que, en esencia, son regímenes análogos a VeriFactu.
- Las empresas eximidas por resoluciones de no aplicación del reglamento VeriFactu. Así, el RD 1007/2023 en su artículo 5 contempla la posibilidad de solicitar la no aplicación de VeriFactu en relación con:
- Algunos sectores económicos «cuando quede justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector de que se trate, o con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas».
- Las operaciones en las que concurran «circunstancias excepcionales de índole técnico que imposibiliten dicho cumplimiento».
¿Qué sucede si se cumple la regla de los 4 No de VeriFactu en un negocio?
Como resulta evidente, si al aplicar la regla de los 4 No de VeriFactu se llega a la conclusión de que un negocio debe adaptarse a VeriFactu, será imprescindible que se asegure de trabajar con un programa de facturación certificado de acuerdo a la normativa.
La legislación obliga a las empresas que desarrollan y comercializan software de facturación a certificar sus productos y a poner a disposición de sus clientes y potenciales la declaración responsable que acredite el cumplimiento de todos los requisitos técnicos. Por lo que resulta fácil saber si una solución que permite emitir facturas cumple o no con la normativa.
¿Cuáles son los plazos para disponer de sistemas de facturación adaptados a VeriFactu?
- 1 de enero de 2027. Las entidades sometidas al Impuesto sobre Sociedades. Es decir, las empresas.
- 1 de julio de 2027. Las personas físicas que realizan actividades económicas sometidas al IRPF. O lo que es lo mismo, los autónomos.
Si tras aplicar la regla de los 4 No de VeriFactu, un negocio concluye que se ve afectado por la normativa VeriFactu, debe asegurarse de que no factura con un programa no adaptado. De lo contrario, se expone a una multa de 50.000€ por cada año en que facturase sin emplear un software VeriFactu.
¿Por qué adaptarse a VeriFactu puede ser una oportunidad para optimizar la gestión económica de un negocio?
Más allá de aclarar cuándo se debe cumplir con esta nueva obligación legal de acuerdo a la regla de los 4 No de VeriFactu y de explicar las consecuencias de no hacerlo, es importante poner en valor las ventajas de usar un programa de facturación.
Esta clase de solución facilita y agiliza de forma notable la gestión de las facturas emitidas y recibidas en una empresa, así como el cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales. ¿Qué se puede hacer con un software de facturación integral?
- Elegir entre VeriFactu y No VeriFactu para emitir facturas, asegurándose de que se cumplen todos los requisitos exigidos en cada una de estas modalidades.
- Emitir facturas con rapidez usando plantillas predefinidas que automatizan la incorporación de datos y el cálculo de los impuestos y las bases liquidables.
- Enviar las facturas a los clientes de forma automática al generarlas o enviar todas las facturas elaboradas a lo largo del día en bloque.
- Controlar en una única pantalla el estado de las facturas para detectar retrasos e impagos.
- Registrar automáticamente las facturas recibidas y los tickets de gastos gracias a la tecnología OCR.
- Crear automáticamente los asientos contables en los libros a partir de la información de la facturación.
- Cumplimentar de forma automática los principales modelos tributarios.
- Detectar cualquier comportamiento anómalo con respecto a las facturas gracias a un sistema de registro de eventos.
- Almacenar todas las facturas de forma segura en la nube durante los 4 años exigidos legalmente.
- Acceder a las facturas con rapidez buscándolas por cualquier criterio.
- Poner a disposición de la AEAT las facturas durante el transcurso de comprobaciones e inspecciones.
- Disponer de pruebas para defenderse en conflictos con Hacienda sobre el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
- Conocer en tiempo real y de manera automática las principales magnitudes relacionadas con la gestión económica de un negocio: ingresos, gastos, beneficios, etc.
- Poder realizar previsiones de ingresos y gastos en función de la facturación de otros años.
- Planificar las inversiones financieras y disponer de información que facilite el acceso a la financiación.
En definitiva, la regla de los 4 No de VeriFactu es una herramienta a la que pueden recurrir los negocios para tener claro si están o no afectados por la normativa VeriFactu. En caso de que sí lo estén, es fundamental que se aseguren de que su programa de facturación está certificado antes de que les resulte obligatoria la adaptación a VeriFactu. De lo contrario, se exponen a severas sanciones económicas que pueden llevarse por delante su estabilidad financiera.