¿Usas un software que te permita cumplir la Ley Antifraude al registrar tus facturas?

Las empresas y los profesionales están obligados a cumplir la Ley Antifraude empleando solo software adaptados a los requisitos de esta norma

El 1 de julio de 2025. Esta es la fecha límite que tienen los negocios para cumplir la Ley Antifraude a la hora de usar programas que permiten realizar la facturación y la contabilidad.

Esta norma, aprobada hace casi 3 años, incluye múltiples medidas para luchar contra el fraude fiscal. Una de las más relevantes consiste en obligar a las empresas y a los autónomos que registran sus facturas empleando un software a que solo empleen programas que cumplan todos los requisitos fijados por la ley y el reglamento que la desarrolla.

Precisamente, la entrada en vigor de esta obligación se ha retrasado hasta el 1 de julio de 2025 por la necesidad de especificar cuáles son los requisitos que deben tener los programas para cumplir la Ley Antifraude.

Así, en menos de 1 año, los negocios no podrán emplear software de gestión y herramientas de facturación que carezcan de certificación. Incumplir la Ley Antifraude conllevará cuantiosas multas para empresas y autónomos.

¿Por qué la Ley Antifraude pone el foco sobre los software que permiten registrar facturas y cubrir libros contables?

A nadie se le escapa que vivimos en un mundo plenamente digitalizado. Aunque aún hay pequeños negocios que realizan la facturación y la contabilidad en papel o usando programas como Word o Excel, gran parte del tejido productivo ha implementado ya soluciones que les permiten emitir facturas y cumplimentar los libros contables.

Dada la relevancia de estos software, la Ley Antifraude busca garantizar que estas herramientas no se empleen de manera ilícita para:

• Llevar varias contabilidades. De tal manera que la contabilidad oficial no responda a las operaciones económicas reales del negocio.
• Eludir la obligación de anotar todas las transacciones económicas realizadas.
• Registrar transacciones que no se corresponden con las anotaciones realizadas.
• Alterar las transacciones tras haberse registrado.

Es decir, para que un software permita cumplir la Ley Antifraude al registrar facturas y realizar procesos contables, debe impedir la manipulación de la información económica de un negocio. De lo contrario, sería posible usar estas herramientas para cometer fraudes o llevar una contabilidad B.

Salvaguardar los registros de facturación

Los registros de facturación son el elemento central de la Ley Antifraude en lo que respecta a los programas informáticos que usan los negocios para emitir sus facturas.

Así, para que un software esté preparado para cumplir con la Ley Antifraude, debe garantizar tres cuestiones esenciales con respecto a los registros de facturación:

1. Los registros no pueden ser alterados tras haberse creado. Los software que incluyan la emisión de facturas dentro de sus funcionalidades deben contar con mecanismos para prevenir la alteración ilegítima de los registros de facturación, lo que incluye su modificación, ocultación o eliminación. Así como la incorporación de registros falsos que difieran de los originales. Solo se pueden corregir errores cometidos al crear facturas o anular facturas con fallos mediante un nuevo registro.
2. Los registros deben ser fácilmente trazables. Para ello, las soluciones desarrolladas para cumplir la Ley Antifraude deben encadenar los registros. De tal forma que se pueda seguir la secuencia de los mismos desde el primero que se ha creado hasta el último. Por ello, los programas no pueden incluir funcionalidades que permitan alterar el rastro de las operaciones que figuran en las facturas. Además, deberán establecer el momento exacto en el que se genera cada registro.
3. Los registros deben conservarse de manera segura. Además los software habilitados para crear facturas deben permitir a las empresas y a los profesionales descargar, volcar y exportar los registros de facturación.

Otros requisitos de los programas diseñados para cumplir la Ley Antifraude

Para cumplir con la Ley Antifraude, las empresas y los profesionales deben trabajar con software que:

• Generen automáticamente un registro de alta cuando se expida una factura.
• Al proceder a anular una factura se cree un registro de facturación de anulación.
• Incorporen automáticamente una huella o «hash» a los registros de alta y anulación.
• Permitan firmar electrónicamente los registros de alta y anulación de facturas.
• Incluyan en los registros de facturación el contenido mínimo fijado por el reglamento: NIF, tipo de factura, descripción de las operaciones económicas, tipos impositivos y cuotas del IVA, identificación del software…
• Dispongan de un sistema de registro de eventos que permita consultar en cualquier momento las interacciones que se han realizado con el programa.
• Permitan acceder única y exclusivamente a la información con trascendencia tributaria, de tal manera que los inspectores de Hacienda puedan consultar los registros de facturación en el transcurso de una inspección tributaria sin tener acceso a otra clase de información.
• Estén certificados.

El proceso de certificación que deben seguir los fabricantes de programas que permitan el registro de la facturación es muy sencillo. Puesto que consiste en la emisión de una declaración responsable en la que se garantiza que el programa cuenta con todas las características necesarias para cumplir la Ley Antifraude.

Esta declaración responsable debe:

• Estar visible dentro del software.
• Facilitársele a las empresas y los profesionales antes de contratarlo.
• Ponerse a disposición de la Agencia Tributaria.

Además, la AEAT tiene derecho a requerir toda la información que considere oportuna para comprobar que un software ha sido desarrollado para cumplir con la Ley Antifraude y evitar la realización de acciones ilícitas.

Multas por incumplir la Ley Antifraude al usar programas que no son idóneos

¿Qué pasa si una empresa no dispone de un software que le permita cumplir la Ley Antifraude, sino que usa una herramienta que no está adaptada a la norma?

Este marco normativo incluye sanciones tanto para los desarrolladores y comercializadores de software como para los negocios que contraten programas que no cuenten con las características y funcionalidades necesarias para cumplir con la Ley Antifraude.

En lo que respecta a los desarrolladores de programas, la norma contempla multas de 150.000 euros por comercializar productos que no cuenten con todos los requisitos fijados por la ley y el reglamento. Si bien la ausencia de certificación se castiga solo con 1.000 euros.

Mientras que en lo relativo a las empresas y profesionales que usen programas de gestión u otras herramientas para registrar sus facturas, serán multados con 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que hayan trabajado con un software no adaptado a la ley.

Estamos hablando, por lo tanto, de cuantías económicas muy elevadas. Sobre todo, para las pymes y los autónomos. Ya que 50.000 euros puede ser una cifra que dilapide los beneficios obtenidos durante todo un año. Hasta el punto de que una multa de este nivel puede conllevar serios problemas económicos para una pequeña o mediana empresa.

En definitiva, ya faltan menos de 10 meses para el 1 de julio de 2025. Por eso, es de vital importancia que las empresas dispongan de software de gestión u otras soluciones que les permitan emitir facturas de una forma ágil, sencilla y segura, a la vez que cumplen con la ley y evitan problemas con la Agencia Tributaria.