Lo que debes saber sobre los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica
Ya conocemos los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica que deberán cumplir las empresas y los profesionales españoles
Las empresas tendrán que digitalizar sus procesos de facturación más pronto que tarde. Por fin, conocemos los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica, dos nuevas obligaciones legales que regulan cómo deben facturar las empresas y los profesionales españoles.
Han pasado ya varios años desde la aprobación de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, las normas que fijan, respectivamente, la obligatoriedad de usar un sistema de facturación que impida la modificación indebida de las facturas y de intercambiar facturas electrónicas e información sobre su estado.
Sin embargo, ambos textos legales contemplaban que la entrada en vigor de estas obligaciones legales se vinculase a su desarrollo reglamentario.
Pues bien, el Gobierno ya aprobó toda la normativa VeriFactu y está a punto de aprobar una Orden Ministerial que fija los últimos elementos clave a tener en cuenta sobre la facturación electrónica. De hecho, en el borrador de esta norma se fijan, por fin, las fechas en las que la facturación electrónica entre negocios va a ser obligatoria.
A continuación, te vamos a explicar los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica, la diferencia entre ambas obligaciones legales y de qué forma se pueden cumplir ambas.
Las principales diferencias entre VeriFactu y facturación electrónica
Los diferentes plazos de VeriFactu y la facturación electrónica solo son la puta del iceberg de diferencia entre ambas obligaciones legales. ¿Cuáles podemos destacar?
- Nacen de normas diferentes. La Ley Antifraude (VeriFactu) y la Ley Crea y Crece (facturación electrónica business-to-business).
- Procesos de facturación afectados. Todas las facturas deberán emitirse usando programas de facturación adaptados a la normativa VeriFactu o en papel, sin importar quiénes son sus destinatarios. Sin embargo, las facturas electrónicas solo se deben emitir cuando los destinatarios de las operaciones sean otras empresas u otros profesionales.
- Para quién fija obligaciones. La normativa VeriFactu pone el foco en los desarrolladores de programas de facturación y en los emisores de facturas. Mientras que la facturación electrónica contempla obligaciones tanto para los emisores como para los receptores.
- Elementos clave de las facturas. Tanto las facturas electrónicas como las emitidas a través de un sistema VeriFactu deben incluir todos los datos exigidos legalmente (NIF, importes, impuestos, etc.) y un código único que permita identificarlas. Sin embargo, en el caso de las facturas electrónicas y de las facturas emitidas en la modalidad No VeriFactu se debe incluir la firma electrónica de la empresa o profesional que las emite. Lo que no sucede con las facturas VeriFactu. Igualmente, para cumplir con la normativa VeriFactu se debe incluir un código QR que permita comprobar que una factura se remitió a la AEAT (modalidad VeriFactu) o informar a la Agencia Tributaria sobre ella al escanearla (modalidad No VeriFactu).
- Requisitos de los programas de facturación. En el caso de VeriFactu, se exige que los software de facturación estén preparados para funcionar como sistemas VeriFactu o No VeriFactu. Esto implica que deben estar diseñados para poder remitir automáticamente los registros de facturación a la AEAT si se opta por la modalidad VeriFactu. Además, deben encadenar las facturas para garantizar su trazabilidad, impedir la alteración de facturas sin que quede rastro y crear un código QR que permita comprobar la información de una factura o remitírsela a la AEAT. Mientras que en lo que respecta a la facturación electrónica, las soluciones deben estar preparadas para remitir las facturas a los programas de sus receptores y a la solución pública. Además, deben permitir el envío de comunicaciones por parte de los receptores sobre el estado de las facturas: aceptadas, rechazadas, pagadas.
Los plazos definitivos de VeriFactu tras la prórroga in extremis del año pasado
Un elemento que han tenido en común estas dos obligaciones legales es la incertidumbre en torno a su implementación. Los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica han sido un enigma durante mucho tiempo. De hecho, en el caso de VeriFactu se han producido varias rectificaciones y una moratoria, hasta llegar a estos plazos definitivos:
- 1 de enero de 2027, para las entidades sujetas el Impuesto sobre Sociedades, principalmente, las empresas.
- 1 de julio de 2027, para los profesionales que tributan por las actividades económicas que realizan en el IRPF o el IRNR, básicamente, los autónomos.
Si bien, es importante señalar que el periodo de pruebas de VeriFactu ya está en marcha y que miles de negocios ya están facturando a través de la modalidad VeriFactu.
Los plazos definitivos de la facturación electrónica
Después de que quedaran fijados con precisión las fechas en que los negocios deberían estar adaptados a VeriFactu, ha sido el turno de la facturación electrónica. El borrador de la Orden Ministerial nos indica las fechas clave y nos permite conocer los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica definitivos:
- 1 de octubre de 2027, para las empresas y los profesionales con una facturación anual superior a los 8 millones de €.
- 1 de octubre de 2028, para el resto de negocios.
Es decir, ¿cuáles son los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica para una empresa que factura 2 millones de € al año? Deberá cumplir con VeriFactu el 1 de enero de 2027 y facturar electrónicamente a otros negocios a partir del 1 de octubre de 2028.
Mientras que los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica para un profesional con una facturación superior a los 8 millones de € son el 1 de julio de 2027 para contar con un sistema adaptado a VeriFactu y el 1 de octubre de 2027 para emitir facturas electrónicas B2B.
Por lo tanto, para saber cuáles son los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica para cada negocio hay que tener en cuenta dos parámetros:
- Si se trata de una empresa o de un profesional.
- Si su facturación anual en el ejercicio fiscal anterior superó los 8 millones de € o no.
Cómo cumplir los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica de una forma sencilla y segura
Sin importar los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica de cada negocio, lo cierto es que las empresas y los profesionales pueden cumplir con ambas obligaciones legales empleando una única solución de facturación.
Los programas de facturación ya tienen que estar certificados de acuerdo a la normativa VeriFactu y, además, las soluciones más completas podrán interconectarse a la solución pública y, así, garantizar el intercambio de facturas y de estados de las facturas por parte de los negocios.
De esta forma, una empresa o un profesional no tiene que crear una a una y de forma manual cada factura en la herramienta que creará la Agencia Tributaria, sino que puede emplear un programa de facturación para:
- Automatizar la cumplimentación de las facturas recogiendo los datos del negocio y el cliente.
- Usar plantillas personalizadas para elaborar facturas.
- Enviar las facturas a los receptores y a la AEAT de manera automática sin tener que realizar ninguna acción extra cuando los destinatarios sean negocios y/o se haya optado por la modalidad VeriFactu para emitir facturas.
- Saber si las facturas se enviaron correctamente, conocer el estado de sus facturas emitidas y actualizar en un clic el estado de sus facturas recibidas.
- Automatizar la creación de los libros contables y la cumplimentación de los modelos tributarios a partir de los datos de la facturación emitida y recibida.
- Cumplir todas las obligaciones de facturación de manera escrupulosa.
- Evitar conflictos con Hacienda y comprobaciones limitadas e inspecciones.
En definitiva, los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica ya están cerca. Para muchos negocios, 2027 va a suponer la implementación de ambas obligaciones legales y, el resto, tendrá que haberse adaptado con éxito en 2028.
Los negocios pueden adaptarse a VeriFactu y facturación electrónica mediante un programa de facturación certificado y que cumpla todos los requisitos técnicos. Las últimas novedades sobre facturación electrónica despejan las incógnitas que aún se cernían sobre esta nueva obligación normativa.