Cómo recuperar el IVA de una factura impagada

Para recuperar el IVA de una factura impagada es esencial controlar los plazos y poder acreditar que el deudor no realizó el pago

En un mundo ideal, todos los clientes pagarían sin problema sus facturas. Sin embargo, basta con ver las noticias para darnos cuenta de que no vivimos en una realidad perfecta. Por eso, no solo es importante tener claro cómo reclamar las deudas judicialmente, sino que, además, es importante saber cómo recuperar el IVA de una factura impagada.

¿Por qué? En muchos casos las facturas tienen una fecha de vencimiento de varios meses, lo que implica que a menudo se deba declarar la operación en la trimestral del IVA y adelantarle a Hacienda el IVA repercutido. Es decir, la cuota del IVA que debe pagar el cliente, pero que el negocio tiene que recaudar y hacer llegar a la Agencia Tributaria.

¿Qué pasa cuando se ha pagado un IVA que luego no se recauda? Existe el derecho a recuperar el IVA de una factura impagada, pero hay que cumplir los requisitos exigidos legalmente y tener en cuenta los plazos.

A continuación, te vamos a explicar cómo puedes recuperar el IVA de una factura impagada por un cliente y por qué trabajar con un programa de facturación certificado te puede ayudar en ello.

Cuáles son los requisitos para recuperar el IVA de una factura impagada

Los requisitos para recuperar el IVA de una factura impagada aparecen fijados en la Ley del IVA. Esta norma establece que, efectivamente, es posible recuperar el IVA de una factura incobrable total o parcialmente, pero hay que cumplir estas condiciones:

1. Tiene que haber transcurrido 1 año desde que se haya pagado el IVA sin que se hubiese cobrado total o parcialmente la factura. Si bien, en el caso de las facturas con fecha de vencimiento, el plazo de 1 año comienza a correr cuando se cumple dicha fecha y el cliente no abonó la factura. Lo mismo sucede con las operaciones a plazos, el periodo de 1 año debe calcularse desde que vence cada plazo pactado entre la empresa y el cliente. Además, también es importante señalar que este plazo se reduce hasta los 6 meses si quien asumió el pago del IVA fue un empresario o un profesional con un volumen de negocio inferior a los 6.010.121,04€ en el año anterior.
2. Que la deuda incobrable y al abono del IVA repercutido hayan quedado reflejados en el libro registro del IVA.
3. Que el deudor sea un empresario o un profesional o, en caso de no serlo, que la deuda sea superior a 50 euros, sin contar el IVA.
4. La empresa o profesional que quiere recuperar el IVA de una factura impagada debe haber instado el cobro de la deuda a través de uno de estos tres cauces:
   • Reclamación judicial.
   • Requerimiento notarial.
   • Cualquier otro medio que acredite que se reclamó el cobro al deudor.

Si se cumplen estos cuatro requisitos, es posible recuperar el IVA de una factura impagada.

Cuál es el procedimiento para recuperar el IVA de una factura impagada

El procedimiento consiste en dos grandes pasos, que aparecen regulados en el reglamento del IVA.

En primer lugar, se debe expedir una factura rectificativa en la que se modifique o anule la cuota del IVA repercutida. Además, es necesario remitírsela al deudor.

En segundo lugar, una vez que finalice el plazo de 6 meses (negocios que facturan menos de 6 millones de €) o 1 año para considerar la deuda como incobrable, se tiene un plazo de 6 meses para comunicar a la Agencia Tributaria la reducción de la base imponible del IVA y, así, poder recuperar el IVA de una factura impagada.

Para realizar esta comunicación existe un modelo tributario específico: el modelo 952, que se debe presentar en el plazo de 1 mes desde que se expidió la factura rectificativa. Además de cumplimentarlo es necesario adjuntar:

• Una copia de la factura rectificativa que modifica la factura original impagada total o parcialmente.
• Una copia del libro registro de facturas en la que conste la operación facturada que no se pudo cobrar y el IVA repercutido por la empresa.
• Un documento que acredite que se reclamó la deuda por vía judicial o notarial o por otros medios.
• Si el deudor es una administración pública, debe solicitarse un certificado expedido por el propio ente público deudor e incorporarse a los documentos adjuntados.

Por qué es importante contar con un programa de facturación para recuperar el IVA de una factura impagada

Los programas de facturación son herramientas que automatizan gran parte de la gestión económica de un negocio. Entre sus funcionalidades clave destacan:

1. La posibilidad de crear facturas con rapidez usando plantillas predefinidas en las que se vuelcan automáticamente los datos del emisor y el receptor y se calculan los impuestos de forma también automática.
2. El almacenamiento seguro de todas las facturas y su sistematización. De tal forma que estén siempre accesibles y se pueden consultar en cualquier momento.
3. La capacidad de emitir facturas rectificativas asociadas a las facturas originales para subsanar errores o, como en este caso, para poder recuperar el IVA de una factura impagada.
4. El registro de los gastos de manera automática usando la tecnología OCR que extrae los datos de facturas y tickets. Lo que facilita la deducción del IVA soportado, pero también la deducibilidad de los gastos en el IRPF o el IS.
5. La cumplimentación de los libros contables de manera automática a partir de los datos de la facturación emitida y recibida.
6. La preparación, también automáticamente, de los principales modelos tributarios a partir de los datos de las facturas que se han emitido y de los gastos soportados.
7. El control de todas las facturas vencidas en una única pantalla.
8. El envío de mensajes automáticos a los clientes que no han pagado todavía facturas cuyo plazo de vencimiento ya expiró.
9. La programación de alertas que avisen al negocio sobre los plazos clave relacionados con sus facturas. Esta funcionalidad es crítica para que un negocio actúe con la máxima diligencia y pueda recuperar el IVA de una factura impagada teniendo en cuenta los plazos exigidos legal y reglamentariamente.
10. La sistematización de todos los documentos que se deben presentar para poder recuperar el IVA de una factura impagada, para evitar traspapelar ninguna y asegurarse de que la solicitud de modificación de la base imponible se lleva a cabo con éxito.

Por qué puede ser beneficioso facturar en la modalidad VeriFactu a la hora de recuperar el IVA de una factura impagada

En 2027 será obligatorio usar un programa de facturación VeriFactu. Esta clase de solución debe cumplir con todas las exigencias técnicas fijadas en la normativa, de cara a impedir que las facturas se puedan alterar sin dejar rastro y permitir a las empresas y a los profesionales escoger entre las modalidades VeriFactu y No VeriFactu para expedir sus facturas.

¿Cuál es la principal diferencia entre ambas modalidades? Si se emplea la solución en la modalidad VeriFactu, los registros de facturación se envían automáticamente a la Agencia Tributaria. Además, las facturas cuentan con un QR que permite a los clientes verificar que, efectivamente, la AEAT ya tiene la información sobre la operación.

¿Por qué puede ser beneficioso optar por la modalidad VeriFactu de cara a recuperar el IVA de una factura impagada?

1. La Agencia Tributaria ya tiene la información sobre la operación por la que se ha pagado un IVA repercutido que no se ha conseguido cobrar.
2. Al remitir automáticamente los registros de facturación, la AEAT facilita a los negocios la posibilidad de automatizar sus libros de registros, por lo que no es necesario elaborarlos y presentar una copia cuando se solicita la modificación de la base imponible.
3. Igualmente, haber enviado la información sobre la factura impagada a la Agencia Tributaria garantiza la máxima transparencia y facilita el proceso de reclamación de la factura adeudada, que es una parte relevante a la hora de conseguir recuperar el IVA de una factura impagada.

En definitiva, recuperar el IVA de una factura impagada es un derecho de todas las empresas y resulta clave para evitar que una deuda cause un daño mayor a las finanzas de un negocio. Si se cuenta con un software de facturación adaptado a VeriFactu el proceso resulta mucho más sencillo y seguro.