3 requisitos para incluir a un cliente en un fichero de morosos que se deben cumplir

Incluir a un cliente en un fichero de morosos es posible siempre que se respete la normativa de protección de datos y el honor de las personas

En el imaginario español sigue pululando la imagen de un hombre vestido de torero que acude a la casa o al negocio de una persona para reclamarle sus deudas y dejarlo en evidencia delante de su familia, vecinos, empleados o compañeros de trabajo. Aunque este tipo de estrategias siguen existiendo, hoy en día los negocios pueden incluir a un cliente en un fichero de morosos.

Sin embargo, al tratarse de una medida de gran relevancia, puesto que expone a las personas con deudas públicamente, no es posible incluir a un cliente en un fichero de morosos sin cumplir una serie de requisitos establecidos, principalmente, en la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, conocida popularmente como LOPD, así como por la jurisprudencia de los tribunales de nuestro país.

A continuación, te explicamos qué cuestiones deben tener en cuenta las empresas antes de incluir a un cliente en un fichero de morosos para evitar sanciones y conflictos legales que pueden llegar a salir más caros que las deudas reclamadas.

1. Cumplir lo que dice la LOPD sobre incluir a un cliente en un fichero de morosos

La LOPD regula los requisitos para incluir a un cliente en un fichero de morosos en su artículo 20. En dicho precepto se establece que:

1. Los datos que se vayan a incluir en el fichero deben ser proporcionados por la empresa acreedora.
2. Las deudas deben ser:
   • Ciertas.
   • Vencidas.
   • Exigibles.
   • No haber sido reclamadas administrativa o judicialmente por el deudor.
3. La empresa debe haber informado al cliente previamente de la posibilidad de incluirlo en un fichero de morosos ya sea:
   • En el contrato.
   • Cuando le requiera el pago de la deuda.
4. Los datos solo podrán mantenerse en el fichero de morosos mientras la deuda no se haya abonado con un límite máximo de 5 años desde que venció la obligación de abonar la deuda.
5. Solo pueden consultar los datos de los morosos:
   • Las empresas que mantengan relaciones contractuales con ellos que impliquen la realización de pagos.
   • Las entidades con las que un deudor desee concertar un contrato que implique su acceso a financiación, pago aplazado o facturación periódica. De tal forma que las organizaciones puedan consultar el fichero de morosos antes de la firma del contrato.
6. Si una entidad rechaza firmar un contrato por los datos que pudo obtener en un fichero de morosos, está obligada a informar al deudor del resultado de su consulta del fichero.

Por lo tanto, la LOPD establece una serie de requisitos indispensables para incluir a un cliente en un fichero de morosos, pero también medidas que se deben cumplir a la hora de mantenerlo en él.

Como consecuencia de esta norma, es fundamental que las empresas antes de incluir a un cliente en un fichero de morosos estén 100% seguras de que:

• Las deudas son ciertas, vencidas y exigibles.
• Las deudas no han sido reclamadas por vía administrativa o judicial.
• Se ha informado al cliente de que puede ser incluido en un fichero de morosos.

2. No debe haber conflicto en torno a la existencia de la deuda

El Tribunal Supremo aclaró en una sentencia de 2022 que la LOPD obliga a las empresas que deseen incluir a un cliente en un fichero de morosos que se aseguren de que las deudas no «inciertas, dudas, no pacíficas o sometidas a litigio».

Esto implica que no puede existir «controversia sobre la deuda cuando se produce la comunicación de los datos al fichero de morosos».

Es decir, una empresa no puede incluir a un cliente en un fichero de morosos si este ha cuestionado que la deuda sea legítima presentando, por ejemplo, una demanda judicial.

3. Respetar el derecho al honor de los consumidores deudores

Junto a la protección de datos de la ciudadanía regulada en la LOPD, entra en juego otro derecho de las personas a la hora de incluir a un cliente en un fichero de morosos: su legítimo derecho al honor.

Así, la Constitución Española en su artículo 18 establece que «se garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen». Además, el mismo precepto dicta que se «limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos».

¿Esto implica que un deudor puede reclamar judicialmente que se ha vulnerado su derecho al honor la incluirlo en un fichero de morosos sin cumplir todos los requisitos legales?

La sentencia del TS a la que hicimos referencia antes sostiene que vulnera el derecho al honor «que se dé al afectado el tratamiento de moroso incumplidor de sus obligaciones dinerarias, sin serlo».

Por lo tanto, si se procede a incluir a un cliente en un fichero de morosos sin que la deuda fuese cierta, vencida y exigible y, finalmente, la Justicia reconoce que la deuda no existe, se habrá vulnerado el derecho al honor del cliente. Esto se traduce en el derecho a recibir una indemnización por la vulneración del derecho al honor.

En definitiva, incluir a un cliente en un fichero de morosos es una opción que tienen las empresas a su disposición para reducir los cobros impagados y limitar su nivel de morosidad. Sin embargo, antes de realizar esta acción deben garantizarse de que cumplen con la normativa en vigor. Más aún si tenemos en cuenta que la protección de datos de los ciudadanos es uno de los grandes desafíos de las empresas en 2025 y vulnerar la LOPD puede conllevar cuantiosas multas y conflictos legales.

Así, antes de incluir a un cliente en un fichero de morosos es fundamental comprobar en su ficha que:

1. Las deudas son reales y no han sido cuestionadas por el cliente.
2. El cliente ha sido informado en el contrato o previamente de que puede ser incluido en un fichero de morosos.

En la ejecución de estas tareas puede resultar de enorme ayuda trabajar con un software de gestión que permita realizar la facturación, llevar a cabo el control de los cobros y almacenar en la ficha de los clientes su historial económico y otra información de relevancia como puede ser la existencia de un conflicto legal.

Igualmente, los programas de gestión facilitan la tarea de controlar la presencia de clientes en ficheros de morosos para proceder a eliminarlos de los mismos cuando hayan saldado sus deudas.