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Te explicamos en qué casos se pueden modificar las facturas cuando VeriFactu esté en vigor y cómo se tendrá que hacerlo
En la recta final antes de la entrada en vigor de la normativa VeriFactu, las preguntas que se hacen miles de empresarios y profesionales se multiplican: ¿Qué sistema de facturación se debe escoger: VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel? ¿Se podrá usar Excel para facturar? ¿Va a ser posible modificar las facturas cuando VeriFactu esté en vigor?
Con respecto a esta última cuestión, las dudas nacen de la propia razón de ser de la Ley Antifraude y de la normativa VeriFactu derivada de ella: evitar alteraciones indebidas en los procesos de facturación y contabilidad.
Sin embargo, que los programas de facturación certificados de acuerdo a VeriFactu tengan que estar preparados para impedir dichas alteraciones, no significa que no sea posible modificar una factura en la que se cometió un error en la información, anular una factura que se emitió por error o generar una factura rectificativa cuando se ha producido un cambio en la base imponible o en la cuota repercutida del IVA.
A continuación, te vamos a explicar en qué casos se podrán modificar las facturas cuando VeriFactu esté en vigor y por qué los programas de facturación están adaptados para facilitar esta tarea.
Qué alteraciones de los registros de facturación no se pueden realizar con un programa de facturación certificado
Como venimos de señalar, no será posible modificar las facturas cuando VeriFactu esté en vigor en aquellos casos en que se pretendan alterar los registros de facturación. Expresamente, el reglamento que desarrolla la normativa VeriFactu establece que los software de facturación deben impedir que:
- Se oculten o eliminen registros de facturación generados y registrados por el programa.
- Se oculten o modifiquen, total o parcialmente, los datos de los registros de facturación.
- Se añadan al software registros de facturación simulados o falsos distintos a los originales.
Por contra, sí será posible modificar las facturas cuando VeriFactu esté en vigor en caso de que haya «necesidad de corrección o anulación de los datos registrados».
Para ello, se debe generar un registro de facturación adicional vinculado al registro que se desea modificar. De tal forma que se conserve el registro original.
De esta forma, los programas de facturación garantizan la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los procesos de facturación.
En qué casos se pueden modificar las facturas cuando VeriFactu esté en vigor
Básicamente, existen dos vías: la emisión de facturas rectificativas en los casos recogidos por la ley y la subsanación de errores en las facturas ya emitidas.
Emisión de facturas rectificativas
Desde un programa de facturación VeriFactu es posible emitir una factura rectificativa. De hecho, la propia normativa contempla hasta 5 tipos de facturas rectificativas:
- R1. Factura rectificativa por un error fundado en derecho o por alguna de estas causas:
- Devolución de mercancías.
- Descuentos o alteraciones en el precio posteriores a que la operación económica se hubiese realizado.
- Resolución de operaciones.
- Importe de la contraprestación provisional.
- R2. Factura rectificativa por concurso de acreedores. Esta factura se elabora cuando se debe modificar la base imponible del IVA porque el cliente está en concurso de acreedores.
- R3. Factura rectificativa porque el crédito se considera incobrable.
- R4. Factura rectificativa porque se ha producido una modificación de la base imponible por una causa distinta a las anteriores.
- R5. Factura rectificativa de una factura simplificada.
Modificación o anulación de facturas emitidas por error o con errores de identificación
La normativa permite dar de baja facturas emitidas por error, por ejemplo, porque la operación económica no llegó a realizarse. O que contienen errores en los datos, por ejemplo, no se escribió bien el CIF del receptor.
Cómo se pueden modificar las facturas cuando VeriFactu esté en vigor
Como consecuencia de lo que venimos de explicar, para modificar las facturas cuando VeriFactu esté en vigor se puede:
- Emitir una factura rectificativa en la que se identifica la factura que se va a rectificar. El software permite elegir el tipo de factura rectificativa adecuado y genera el pertinente registro de alta. El emisor debe escoger, también, si la factura rectificativa va a ser de sustitución (S) o por diferencias (I).
- Generar un registro de anulación del registro original que se desea eliminar o modificar por errores en sus datos. Si se busca modificar la factura y no solo eliminarla, se debe emitir una nueva «con un número de factura o fecha de expedición diferente».
De hecho, en lo relativo a la subsanación de errores, la propia Agencia Tributaria aclara que «se puede subsanar cualquier dato al que el reglamento de facturación no imponga la emisión de una factura rectificativa». Para ello, al modificar la factura, se genera un nuevo registro de «Tipo sustitutivo» con el indicador «Subsana errores» siempre y cuando la información que se desee modificar esté incluida en el registro de facturación original. Si se trata de un dato que ya no se incluía en el registro, al modificar la factura ni siquiera se genera un nuevo registro.
Es decir, que los programas de facturación deben permitir modificar las facturas cuando VeriFactu esté en vigor en los casos en que se busque solventar errores. Además, tienen que facilitar la emisión de facturas rectificativas en las circunstancias establecidas legalmente.
Los programas de facturación certificados permitirán modificar las facturas cuando VeriFactu esté en vigor cumpliendo con la normativa
Lo cierto es que un programa de facturación VeriFactu completo e intuitivo permitirá modificar las facturas cuando VeriFactu esté en vigor de una forma sencilla. ¿Por qué? El usuario podrá:
- Eliminar una factura que no debió emitirse, por ejemplo, porque refleja una prestación de servicios que finalmente no se produjo. El software automáticamente generará el registro de anulación con toda la información exigida.
- Modificar una factura por un error en su información. Por ejemplo, no se precisaron de forma completa los conceptos facturados o se cometió un error en los datos identificativos. El software automáticamente anulará el registro original y creará un registro sustitutivo de subsanación de errores.
- Emitir una factura rectificativa porque la factura original no fue abonada por el cliente, porque este se encuentra en concurso de acreedores o por cualquier otra circunstancia que afecte al importe de la factura y el cálculo de la cuota impositiva. En dicha factura rectificativa se recogerá la información de la factura original y el software generará el registro de alta de la factura rectificativa.
En la práctica, las empresas que ya trabajan con programas de facturación no verán alterada su operatividad diaria. Podrán seguir corrigiendo fallos, eliminando facturas generadas por error y emitiendo facturas rectificativas. Los software de facturación certificados de acuerdo a VeriFactu están preparados para cumplir todos los requisitos técnicos vinculados a la modificación correcta de facturas. Además, cuentan con mecanismos para prevenir las alteraciones indebidas y garantizar que todas las acciones realizadas se llevan a cabo de acuerdo a la legislación en vigor.
