VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel: ¿Cómo debe facturar un negocio?

Comparamos las ventajas y desventajas de facturar a través de VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel para ayudar a las empresas a elegir su modalidad de facturación

Con los plazos de VeriFactu y la facturación electrónica a la vuelta de la esquina, es importante aclarar de qué forma pueden y/o deben facturar las empresas y los profesionales españoles: ¿mediante VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel?

En los últimos dos años han surgido muchas dudas, sobre todo, en torno a VeriFactu. Esto se ha debido, fundamentalmente, a que al hablar de VeriFactu nos referimos a dos cuestiones diferentes:

1. Por un lado, tenemos la normativa VeriFactu, que establece que las empresas y los profesionales deben emplear software de facturación certificados y adaptados técnicamente a dicha normativa. Quedan fuera de esta obligación general los negocios que cumplan la regla de los 4 No de VeriFactu. Básicamente, las empresas que se acojan al Suministro Inmediato de Información (SII), solo facturen en papel, estén radicadas en el País Vasco o Navarra (que tienen sistemas propios análogos a VeriFactu) o cuenten con resoluciones que las eximan.
2. Por otro lado, tenemos la modalidad VeriFactu. Los programas de facturación adaptados a VeriFactu deben permitir a los negocios escoger entre dos modalidades de facturación: VeriFactu y No VeriFactu. En la primera, el software remite automática, directa e inmediatamente los registros de las facturas emitidas a la sede de la Agencia Tributaria. En la segunda modalidad, en cambio, no se envían los registros a la AEAT.

Además, debemos tener en cuenta que optar por el SII es obligatorio para algunas empresas. Básicamente, las compañías con una facturación anual superior a los 6 millones de euros, los grupos de IVA, los negocios inscritos en el REDEME y los titulares de depósitos fiscales de gasolinas, gasóleos o biocarburantes. Estos negocios no tienen margen de decisión, deben acogerse al SII.

Sin embargo, las empresas que no estén obligadas a acogerse al SII sí pueden elegir facturar a través de VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel.

Para ayudarlas a decidirse, vamos a comparar las desventajas y los beneficios de facturar a través de VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel.

Desventajas de facturar a través de VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel

A la hora de decidir si se factura vía VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel juegan un papel crucial los contras de cada modalidad.

VeriFactu

Algunas empresas y profesionales no se sienten cómodos con la idea de remitir inmediatamente los registros de su facturación a la Agencia Tributaria. Sobre todo, porque creen que esto supondrá un aumento de la carga burocrática de los negocios. Sin embargo, si se trabaja con un programa de facturación certificado de acuerdo a VeriFactu, es el software el que lleva a cabo el proceso de una manera totalmente automatizada, sin que la empresa o el profesional tengan que realizar ninguna acción extra.

No VeriFactu

En el caso de la modalidad No VeriFactu, como ya apuntamos antes, no se tienen que enviar a la AEAT los registros de las facturas emitidas. Sin embargo, presenta algunas desventajas con respecto a la modalidad VeriFactu:

• Se añade un paso al proceso de emitir una factura: es necesario firmarla electrónicamente. Si bien es cierto que los software de facturación adaptados a VeriFactu permiten cargar certificados electrónicos y realizar este paso en un clic.
• Es obligatorio que el sistema de registro de eventos del programa de facturación esté activo, lo que no ocurre si se opta por la modalidad VeriFactu.
• Al no remitir automáticamente los registros de facturación, no se disfruta de la opción de cumplimentar los libros de registro automáticamente en la sede de la AEAT, ni se cuenta con las facilidades que ofrecerá la Agencia Tributaria en lo relativo a la preparación de los modelos tributarios.

SII

El SII es el sistema que más información reporta a la Agencia Tributaria. ¿Por qué? No solo exige la remisión de los registros de las facturas emitidas, sino también de las recibidas.

Esto implica que una empresa o un profesional que se acoja al SII también debe registrar las facturas de sus proveedores y enviar los registros a la AEAT una vez que se hayan creado los pertinentes asientos contables.

A priori puede parecer que se tiene que asumir una mayor carga de trabajo. Pero lo cierto es que con un programa de facturación adaptado al SII es posible automatizar el registro contable de las facturas de los proveedores gracias a un lector OCR. Esta clase de herramienta conectada al software de facturación es capaz de escanear autónomamente las facturas (en PDF o en fotografía), extraer todos los datos y registrar los gastos en la contabilidad.

En papel

En esta comparativa sobre si conviene facturar vía VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel, la opción que presenta más desventajas es, sin duda alguna, el papel.

Lo cual no debe sorprendernos. A estas alturas, la práctica totalidad del tejido productivo se ha digitalizado en mayor o menor medida. De ahí que ya queden pocos negocios que sigan emitiendo sus facturas de forma manual. ¿Por qué?

• La carga de trabajo es notablemente mayor. Al facturar en papel no se puede automatizar ni una sola acción.
• La comisión de errores es más habitual. Las personas, por desgracia, no somos perfectas. Introducir datos o hacer cálculos a mano abre la puerta a cometer fallos que puedan tener repercusiones negativas a nivel fiscal.
• La confianza de los clientes se resiente. Si una persona recibe una factura a mano tiende a desconfiar sobre el cumplimiento por parte del negocio de sus obligaciones contables y fiscales.
• El almacenamiento obligatorio de las facturas durante 4 años se vuelve más complejo. Al usar un programa de facturación, las facturas se almacenan de forma segura y sistematizada en la nube. En cambio, al facturar a mano hay que habilitar un espacio físico, contar con un sistema coherente y asegurarse de que ninguna factura se traspapela, porque las consecuencias legales pueden ser graves.
• La capacidad de disponer de pruebas para hacer frente a conflictos con Hacienda o los clientes se reduce y la consulta de las facturas es más difícil, porque no se pueden encontrar de forma ágil a través de un buscador o en la ficha de cada cliente o proveedor.
• La probabilidad de ser objeto de requerimientos de información, comprobaciones fiscales e inspecciones de Hacienda aumenta, porque la Agencia Tributaria no tiene datos sobre las operaciones económicas realizadas por el negocio.

Beneficios de facturar a través de VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel

Si hasta ahora hemos visto los contras de facturar a través de VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel, ahora debemos centrarnos en los pros.

VeriFactu

Facturar usando un software de facturación en la modalidad VeriFactu permite a los negocios:

• Cumplir con sus obligaciones de facturación, contabilidad y fiscalidad sin aumentar su carga de trabajo administrativo.
• Reducir las probabilidades de que la AEAT les requiera información sobre su facturación o lleve a cabo comprobaciones e inspecciones.
• Facilitar el acceso de los inspectores de Hacienda a toda la documentación sobre la facturación, gracias a que el software de facturación habilita una vía de acceso que impide que los inspectores visualicen datos e información no relacionados con las obligaciones fiscales del negocio.
• Automatizar la cumplimentación de los libros de registro en la propia sede de la AEAT y disfrutar de las ventajas en la elaboración de los modelos tributarios que Hacienda va a poner al alcance de las empresas que opten por la modalidad VeriFactu.
• Despreocuparse de la obligación de conservar las facturas, porque los registros ya obran en poder de la Agencia Tributaria.
• Aumentar la confianza de los clientes, que pueden escanear el QR que se introduce automáticamente en las facturas y comprobar que, efectivamente, fueron remitidas a la Agencia Tributaria.

No VeriFactu

Los asesores fiscales coinciden en que la facturación No VeriFactu no trae consigo ninguna ventaja extra con respecto a la modalidad VeriFactu. Y, en cambio, no goza de algunos de sus beneficios, sobre todo, en lo relativo a la transparencia con respecto a Hacienda y a los clientes. De ahí que muchas asesorías recomienden a los negocios que trabajan con ellas que seleccionen la modalidad VeriFactu en sus programas de facturación.

SII

En esta comparativa sobre facturar a través de VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel es importante señalar que la modalidad VeriFactu y el SII comparten muchos beneficios. Especialmente, la elaboración automática de los libros registro y de los modelos tributarios, así como la disminución de los requerimientos de información por parte de la AEAT.

En papel

Facturar en papel no tiene ningún beneficio más allá de que no se necesita contar con un sistema de facturación. Para muchos negocios puede resultar atractiva esta opción porque no quieren abonar la cuota mensual de un software informático de facturación. Sin embargo, este beneficio no es tal. ¿Por qué?

• El coste de los programas de facturación es mínimo, sobre todo, en el caso de empresas pequeñas y medianas. En el mercado hay softwares con tarifas muy asequibles y a la medida de las necesidades de cada negocio.
• El gasto en trabajo administrativo supera al coste de un programa de facturación. Hacer una factura a mano consume mucho más tiempo que elaborarla en un software de facturación. Este valioso tiempo podría ser empleado por un profesional para realizar actividad comercial o llevar a cabo tareas productivas.
• El coste derivado de cometer errores, perder facturas o no aportar toda la información requerida por la AEAT puede ser notable. Las sanciones tributarias pueden llegar a lastrar la salud financiera de las empresas.
• La facturación a mano conlleva, también, un problema a la hora de controlar las facturas vencidas y no cobradas. En cambio, si se dispone de un software de facturación esta tarea se puede llevar a cabo desde una única pantalla en la que se muestra el estado de las facturas. Además, se pueden programar recordatorios automáticos para avisar a los clientes morosos. La cuota de cualquier software de facturación para pymes se paga al cobrar prácticamente cualquier factura pendiente de un negocio.

¿Cómo y cuándo se tiene que elegir entre facturar vía VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel?

No basta con tomar la decisión y elegir cómo se va a facturar, si a través de VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel. Los negocios deben implementar su decisión. ¿Cómo y cuándo se hace?

• Si se opta por facturar en papel no es necesario realizar ninguna acción.
• Si se elige facturar en la modalidad No VeriFactu, basta con seleccionar dicha modalidad en el programa de facturación empleado y comenzar a emitir facturas.
• Si se escoge la modalidad VeriFactu, Hacienda entiende que se ha optado por esa vía cuando recibe el primer registro de facturación. Por lo que tampoco es necesario realizar ningún trámite administrativo. Es posible pasarse a la modalidad VeriFactu en cualquier momento del año, pero un negocio debe mantenerse en ella durante todo el tiempo que reste del año fiscal. Es decir, hasta el 31 de diciembre. Y, el 1 de enero, puede pasarse a la modalidad No VeriFactu o acogerse al SII.
• Para acogerse voluntariamente al SII es necesario hacer una declaración censal. Por lo tanto, se debe presentar el modelo 036 (casillas 143 y 532) y es posible hacerlo en cualquier momento del año. Al igual que sucede con la modalidad VeriFactu, los negocios que opten por el SII de manera voluntaria deben permanecer en él hasta que finalice el año fiscal.

Por qué usar un programa de facturación adaptado a VeriFactu y SII que permita escoger la forma de facturar

Más allá de aclarar las diferencias y semejanzas de facturar a través de VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel, es importante recordar que ya han en el mercado software de facturación que permiten elegir a los negocios con total libertad entre el SII y las dos modalidades de la normativa VeriFactu.

Los programas de facturación más completos no solo facilitan el cumplimiento de las obligaciones de facturación, contables y fiscales, sino que permiten agilizar procesos, automatizar gran parte de la gestión económica y tener un control total del estado de las finanzas de un negocio.

¿Qué se puede hacer con un software de facturación certificado de acuerdo a VeriFactu y adaptado, también, al SII?

• Elegir la forma de facturar dentro de las opciones legalmente disponibles para cada negocio.
• Emitir facturas en un par de minutos con plantillas totalmente personalizables.
• Enviar las facturas a sus destinatarios sin salir del programa, automatizar su envío o mandar en bloque varias facturas a diferentes clientes.
• Imprimir las facturas o exportarlas en PDF.
• Registrar en la contabilidad las facturas de los proveedores de manera automática.
  • Controlar el estado de todas las facturas y tomar medidas para cobrar las facturas vencidas.
• Automatizar la creación de facturas y cobros por servicios recurrentes: igualas en despachos, tarifas planas en asesorías, mensualidades en escuelas, seguros en clínicas, etc.
• Cumplimentar los libros contables y los modelos tributarios automáticamente.
• Detectar errores o incoherencias con herramientas de chequeo automático.
• Facilitar la consulta de la información con relevancia fiscal por parte de los profesionales de la AEAT.
• Disponer de pruebas en caso de conflictos.
• Controlar el estado de la tesorería en tiempo real.
• Enviar remesas de cobros y pagos a las entidades bancarias.
• Conciliar las cuentas bancarias con los datos del software.
• Consultar en tiempo real las principales magnitudes económicas de un negocio: ingresos, gastos, beneficios, clientes, ventas…

En definitiva, es importante conocer cómo es es facturar a través de VeriFactu, No VeriFactu, SII o en papel para adaptarse a las exigencias legales y, de paso, sacarles partido. Los tiempos de la facturación en papel han llegado a su fin. Los programas de facturación permiten crear y gestionar las facturas con la máxima eficiencia.