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La proforma es un documento comercial que una empresa envía a un cliente para listar con precisión los productos y servicios que le va a vender, su importe y la carga impositiva
Nuestro lenguaje y vocabulario a veces da pie a equívocos haciéndonos creer que una cosa es algo diferente a lo que resulta ser. Un buen ejemplo de esto es un documento que emplean miles de empresas y profesionales dentro de su actividad comercial: la proforma, que habitualmente es conocida como factura proforma. Sin ser nada de eso ella, que diría un icónico personaje de la cultura pop española.
Aun así, hay que reconocer que, por su contenido, la proforma se asemeja a una factura. Mientras que, si nos centramos en sus objetivos, se parece a un presupuesto. Y, sin embargo, no es ni una cosa, ni la otra. Por eso, para entender qué es una proforma hay que comenzar a desgranar aquello que no es.
La proforma tiene un contenido similar a la factura
Comencemos por el principio: el contenido. La proforma incluye:
- Los datos de la empresa que comercializa un producto o servicio.
- Los datos del cliente con el que está negociando una adquisición.
- La fecha en la que se genera la proforma. Puesto que algunos costes fluctúan en función del tiempo.
- Los productos o servicios que se desean vender.
- Las cantidades.
- El importe unitario de cada producto o servicio.
- El importe total de la operación económica.
- Los impuestos que se deben aplicar y los tipos impositivos. Por norma general, el IVA.
- El importe final que debería abonar el cliente en caso de realizar la compra o la contratación.
¿A qué conclusión podemos llegar viendo esta lista? Efectivamente, el contenido de una proforma se parece mucho al de una factura ordinaria. Por eso, para evitar equívocos es fundamental, también, dejar constancia de manera notoria que el documento se trata de una proforma y no de una factura.
A esta diferenciación contribuye, también, el hecho de que una proforma no tiene que estar numerada, aunque muchas empresas si las numeran para llevar un control de estos documentos.
No tiene validez legal
Si el contenido es similar, ¿por qué una proforma no es una factura? Por su trascendencia legal, fiscal y contable. O, más bien, por la ausencia de dicha trascendencia.
Las obligaciones de facturación y contabilidad de las empresas y los profesionales implican que deben realizar la facturación de sus negocios cumpliendo con una serie de requisitos y especificaciones. Así, los operadores económicos tienen obligaciones relativas a la expedición, entrega, rectificación y conservación de las facturas, de cara a garantizar que estos documentos reflejan fielmente las operaciones económicas que se realizan.
Por la contra, la proforma no es un documento con relevancia legal. Ninguna normativa regula sus características ni establece ningún tipo de requisito relacionado con su gestión. Es decir, se trata de un documento sin validez legal, fiscal o contable. Por eso, mientras se impone la obligación de conservar las facturas durante un periodo mínimo de tiempo (por norma general 4 años), no existe el mismo deber en lo relativo a las proformas.
De hecho, en el reglamento que regula las obligaciones de facturación, donde se listan los diferentes tipos de factura de nuestro país, no se hace ninguna mención a esta clase de documentos.
La proforma tampoco es un presupuesto
En lo que respecta a su misión, la proforma guarda relación con otro documento crítico para los negocios: el presupuesto. ¿Por qué? Al igual que el presupuesto, se emplea durante la negociación con un cliente, ya que sirve para mostrarle qué productos o servicios se le ofrecen y cuál va a ser el importe que deberá abonar por ellos.
Sin embargo, la proforma no es un presupuesto porque presenta más detalles que este. De hecho, es común que la proforma se genere y envíe después del presupuesto y a petición del cliente que desea obtener más detalle sobre la operación o conseguir un documento que, aunque carezca de validez legal, sirve para atestiguar que la operación se va a llevar a cabo y cuánto dinero costará.
Por ende, se trata de un documento a medio camino entre la actividad comercial y la gestión económica. Ya que sirve para cerrar ventas, pero, además, puede agilizar en el futuro la expedición de la pertinente factura.
Beneficios para las empresas y sus clientes
El uso de la proforma se ha generalizado porque reporta beneficios para las empresas que emiten esta clase de documento:
- Es un arma comercial que ayuda a los negocios a cerrar acuerdos y disipar las dudas de los clientes arrojando claridad.
- Resulta útil para realizar ventas en el mercado internacional, ya que puede servir para planificar los trámites aduaneros y prever los aranceles a pagar.
- Previene equívocos con los clientes sobre los productos y servicios que se le van a entregar y el importe de los mismos.
- Agiliza la emisión de las facturas y el cobro de los productos y servicios, puesto que si se trabaja con un programa de facturación es fácil convertir una proforma en una factura.
Y, sobre todo, este documento puede resultar muy útil para los clientes que lo solicitan:
- Ofrece todos los detalles sobre los productos y servicios que se van a adquirir, así como su importe.
- Puede emplearse para acercar posturas en la negociación antes de cerrar el acuerdo.
- Permite planificar las finanzas empresariales o personales para asumir el coste de un producto o servicio con éxito.
¿Existen herramientas para elaborar proformas?
Al igual que un programa de facturación sirve para crear y emitir facturas, y registrar las facturas de los proveedores, las soluciones más completas también permiten elaborar proformas.
¿Por qué resulta extremadamente útil un software de facturación a la hora de realizar estos documentos?
- Permite contar con plantillas predefinidas para que todas las proformas sean homogéneas y se pueda incorporar a ellas la identidad corporativa del negocio.
- A través de macros automatiza la incorporación de la información de la empresa que crea el documento y del cliente destinatario, puesto que estos datos están contenidos en su ficha de cliente.
- Sirve para definir con precisión los campos del documento y completarlos con facilidad.
- Facilita la inclusión de las cuotas del IVA y el IRPF.
- Automatiza el cálculo de los importes y aplica de manera automática las cargas impositivas, para que la empresa no tenga que realizar ningún cálculo.
- Posibilita el envío de la proforma al cliente a través de email o WhatsApp, sin necesidad de tener que imprimir el documento o generar el archivo PDF y salir del programa para enviarlo.
- Ello no es óbice para que el programa de facturación no ofrezca la posibilidad de imprimir y generar la proforma en diversos formatos.
- Finalmente, permite transformar una proforma en una factura. De tal manera que en un segundo la factura esté creada ya y se registre tanto en la facturación emitida como en la contabilidad del negocio.
En definitiva, aunque a menudo se haga referencia a la proforma como factura proforma, no se trata de una factura ni de un presupuesto, sino que es un documento que se usa durante la negociación de un acuerdo comercial para arrojar transparencia sobre la futura operación económica que se va a llevar a cabo.
Además, si se elabora una proforma con un programa de facturación se puede generar esta clase de documentos de una forma ágil y sencilla e, incluso, transformarlos en facturas si los acuerdos llegan a buen puerto y se presta un servicio o se vende un producto.