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Resolvemos todas las dudas sobre el kilometraje de los trabajadores exento para evitar que se tenga en cuenta al tributar en el IRPF
Agentes comerciales, abogados, consultores, asesores, médicos, odontólogos, ingenieros, arquitectos… Estos profesionales tienen algo en común: es habitual que tengan que usar su vehículo personal para desplazarse a las sedes de sus clientes, los juzgados, diferentes centros de la misma clínica, obras en marcha, etc. De ahí que para ellos y para sus empresas sea clave entender cómo funciona el kilometraje de los trabajadores exento en el IRPF.
Básicamente, el Reglamento del IRPF (RIRPF) dice en su artículo 9 que «se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto».
Es decir, que lo que las empresas les abonan a sus trabajadores para compensar los gastos de desplazamiento por motivos profesionales no se considera rendimiento del trabajo y, por lo tanto, ni la empresa tiene que retener el porcentaje de IRPF correspondiente de esta cantidad, ni el trabajador debe hacerse cargo del pago del impuesto por el kilometraje que le abona su empresa.
Sin embargo, el kilometraje de los trabajadores exento está sometido a unas reglas que tanto las empresas como los profesionales deben conocer. Sobre todo, en lo relacionado con su importe y la carga probatoria de los gastos.
¿A cuánto asciende el kilometraje de los trabajadores exento?
Hasta 2023, el kilometraje de los trabajadores exento estaba limitado al resultado de multiplicar 0,19€ por kilómetro recorrido por el profesional. Sin embargo, en dicho año se elevó el límite hasta los 0,26€ por kilómetro.
Es decir, un trabajador no tiene que pagar IRPF por la asignación de desplazamiento que le abona su empresa siempre y cuando dicha compensación no sea superior a 0,26€ por kilómetro.
¿Qué sucede con las cantidades abonadas que exceden el límite al kilometraje de los trabajadores exento?
El límite fijado por la normativa fiscal para el kilometraje de los trabajadores exento no implica que las empresas no puedan abonar a sus trabajadores una compensación superior a los 0,26€ por kilómetro.
Lo que conlleva este tope es que el importe de una compensación por desplazamiento que rebase el límite de 0,26€ por kilómetro no estará exento del IRPF. Por lo tanto, esa parte de la compensación por encima del límite sí será un rendimiento del trabajo. Lo que conlleva que se tendrá que tener en cuenta por parte de la empresa al elaborar la nómina, abonar el salario y realizar la retención del IRPF del trabajador. Mientras que el profesional tendrá que tener claro que hasta el 0,26€ por kilómetro no tiene que tributar por la compensación por desplazamiento, pero lo que exceda de esa cifra sí debe verse reflejado en la declaración de la Renta.
¿Qué pasa con el resto de gastos vinculados al desplazamiento de un trabajador?
Sin duda el kilometraje de los trabajadores exento es una figura fiscal que beneficia a trabajadores y empresas, pero cuando un profesional usa su coche con fines laborales no solo tiene que asumir el abono de la gasolina, el gasóleo o la electricidad, así como el desgaste de su vehículo, sino que es habitual que tenga que abonar otros gastos. Por ejemplo, pagar la ORA si aparca en línea azul, abonar un parking o hacer frente al pago de peajes en autopistas.
¿Estos gastos entran dentro del límite del kilometraje de los trabajadores exento de 0,26€ por kilómetro? No. El RIRPF deja claro que «los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen» se pueden sumar a la asignación por gastos de locomoción y que están exentos íntegramente.
¿Qué sucede si el profesional se desplaza en transporte público?
Los profesionales no se desplazan siempre en su propio vehículo cuando tienen que acudir a algún lugar por motivos laborales. En muchos casos, sobre todo cuando se tiene que acudir a otra ciudad, los desplazamientos se llevan a cabo en transporte público.
¿En este caso opera el límite de 0,26€ por kilómetro del kilometraje de los trabajadores exento? No. Cuando esto ocurre, se considera exento «el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente».
¿Cuáles son los requisitos del kilometraje de los trabajadores exento?
Entremos ahora de lleno en una cuestión de capital importancia al abordar el kilometraje de los trabajadores exento. Los requisitos que se deben cumplir. Básicamente, son dos:
- Se debe poder justificar la realidad del desplazamiento. Es decir, que el mismo tuvo lugar y que se produjo dentro de la actividad profesional.
- Se tienen que tener pruebas que justifiquen los gastos extra en parking o peajes.
¿A quién corresponde la obligación de justificar que se cumplen los requisitos del kilometraje de los trabajadores exento?
La consulta vinculante de la Dirección General de Tributos V0540-24 deja claro que las labores de registro y justificación de los gastos de kilometraje corresponden a las empresas.
Así, establece que los gastos de locomoción «deben ser acreditados por el pagador, pues a él le corresponde justificar el día y lugar del desplazamiento que, junto con el motivo o razón de éste, son precisamente los extremos que permiten acreditar que las cantidades establecidas en la norma quedan exoneradas de tributación por obedecer a razones laborales y de desarrollo de su actividad económica».
Esta regla opera en lo relativo a los desplazamientos en coche propio, pero si el trabajador se desplazó en transporte público, los gastos «habrán de justificarse, en principio, por el empleado o perceptor de las dietas, al no atribuir la norma la carga de dicha prueba a la entidad pagadora, haber sido satisfechos por él, estando los justificantes expedidos a su nombre». Y lo mismo ocurre con los gastos de parking y peajes.
Eso sí, «la acreditación de la vinculación de estos gastos con la actividad económica de la entidad pagadora corresponderá a esta última». Por lo tanto, al igual que sucede con el kilometraje, la empresa deberá poder probar que el desplazamiento ha sido por motivos empresariales.
Es decir, para evitar problemas con Hacienda, una empresa tiene que:
- Calcular el kilometraje de forma precisa.
- Poder justificar la vinculación entre el desplazamiento y su actividad económica.
- Registrar el gasto en su contabilidad.
- Facilitar que los trabajadores proporcionen los justificantes de gastos en transporte público, parking y peajes y guardar una copia de los mismos en el programa de facturación.
- Elaborar las nóminas y gestionar las retenciones del IRPF teniendo en cuenta el límite del kilometraje de los trabajadores exento.
¿Cómo se pueden registrar todos los gastos de un negocio en su contabilidad con facilidad?
El registro de los gastos en la contabilidad es una tarea básica para cualquier empresa. Hasta ahora, muchos negocios tenían que destinar una ingente cantidad de tiempo en picar a mano los datos de sus facturas y tickets, así como otros gastos como las asignaciones por gastos de locomoción.
Sin embargo, con un programa de facturación que cuente con un lector OCR con IA se puede automatizar el registro de las facturas recibidas y de los tickets de gastos aportados por los trabajadores. ¿Por qué?
Esta clase de herramienta lee pdfs, documentos impresos e imágenes y es capaz de extraer toda la información que contienen y crear automáticamente los gastos en el programa de facturación. De tal forma que un profesional solo tiene que limitarse a comprobar que los gastos se han creado correctamente.
Además, los programas de facturación más completos del mercado permiten a los trabajadores subir directamente sus tickets de gastos, agilizando el proceso. E, igualmente, se pueden guardar de forma sistematizada los documentos que prueben los gastos reflejados en la contabilidad.
¿Por qué es importante almacenar facturas, tickets, documentos y fotos con respecto al kilometraje de los trabajadores exento?
Básicamente, porque una empresa nunca sabe cuando la Agencia Tributaria le puede requerir esta documentación a ella o a sus profesionales al analizar sus declaraciones de la Renta. En caso de no poder probar que los gastos de locomoción se realizaron y de que estaban vinculados a la actividad económica del negocio, puede abrirse un costoso conflicto con la Agencia Tributaria.
Como venimos de apuntar, en el programa de facturación se puede:
- Especificar por qué se abona una compensación por gastos de kilometraje a un trabajador. Indicando con precisión fechas, kilómetros y lugares de desplazamiento. De tal forma que el gasto quede correctamente documentado.
- Guardar copias o fotografías de documentos de transporte y tickets de parkings y peajes.
- Almacenar extractos bancarios en caso de que no se disponga de tickets o facturas.
- Adjuntar fotografías relacionadas con los desplazamientos. Por ejemplo, de la entrada de una empresa a la que ha acudido un profesional a prestar sus servicios. Y, también, otra clase de documentos que prueben la vinculación entre el desplazamiento y la actividad de la empresa. Por ejemplo, emails en los que se fije una reunión con día, hora y lugar.
En definitiva, el funcionamiento del kilometraje de los trabajadores exento está claramente regulado en nuestro país. Las empresas deben tener en cuenta cómo se justifican y registran las dietas de transporte y usar las herramientas tecnológicas que facilitan la realización de estas tareas. Además, los trabajadores deben ser conscientes de que tienen que aportar las pruebas de los gastos en los que incurren, porque de lo contrario pueden tener problemas con la Agencia Tributaria.