Las 10 características que deben tener los programas de facturación certificados por Hacienda
El Gobierno ha aprobado los requisitos técnicos que deben cumplir los programas de facturación certificados por Hacienda antes del 29 de julio de 2024
Cuatro años después de su aprobación, una de las principales medidas de la Ley Antifraude va a comenzar a aplicarse. A partir del 29 de julio, las empresas y los profesionales solo podrán usar programas de facturación certificados por Hacienda y que cumplan todos los requisitos técnicos que permitan evitar contabilidades paralelas y la manipulación de facturas.
¿Por qué ha tardado tanto en implementarse la obligatoriedad de emplear solo programas de facturación certificados por Hacienda? La Ley Antifraude exigía un desarrollo reglamentario y técnico que se ha hecho esperar.
Finalmente, este lunes 28 de octubre el BOE publicó la Orden Ministerial que especifica los requisitos técnicos que deben cumplir los programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude. Esta norma entró en vigor el 29 de octubre y se especificó que su aplicación comenzará a partir de 9 meses.
De ahí que, finalmente, sea el 29 de julio de 2025 la fecha límite para emplear programas de facturación certificados por Hacienda y no el 1 de julio de 2025 como establecía el reglamento que esta orden desarrolla.
¿Qué pasará si se incumple con esta obligación? El marco normativo establece dos tipos de sanciones económicas:
- Multas de 150.000 euros para las empresas que desarrollen o comercialicen software que no estén adaptados a la Ley Antifraude.
- Multas de 50.000 euros a los negocios que trabajen con soluciones que no cumplan los requisitos técnicos establecidos por Hacienda o que hayan alterado dichas herramientas.
¿Cómo será el procedimiento de certificación? Las empresas que diseñen o pongan en el mercado software que permitan realizar la facturación y la contabilidad deberán emitir una declaración responsable para cumplir con la Ley Antifraude. En dicha declaración se garantizará que se cumplen todos los requisitos normativos e incorporar dicha declaración a los productos. Hacienda puede comprobar en todo momento si la información incluida en la declaración es veraz.
A continuación, vamos a abordar las características claves que deberán tener implementadas los programas de facturación certificados por Hacienda.
1. Generar los registros de facturación con un formato y contenido concretos
Los programas de facturación certificados por Hacienda deben permitir a los negocios generar registros de facturación:
- De alta.
- De anulación.
Dichos registros deben generarse:
- En formato XML.
- Con codificación UTF-8.
- Con un contenido que incluya la información del negocio que remite la factura, del destinatario, de la factura en sí misma, de la operación económica que la motiva y del sistema informático empleado para generar el registro.
2. Garantizar que las facturas no son alteradas y salvaguardar su integridad
Otra de las características clave de los programas de facturación certificados por Hacienda es que estas soluciones deben garantizar la integridad y la inalterabilidad de las facturas. Esto implica que los software:
- Incorporen una huella o hash a cada registro de facturación.
- Lleven a cabo la firma electrónica de los registros.
- Puedan comprobar la legitimidad de las huellas y firmas de las facturas, así como de la cadena de registros de facturación.
- Detecten cualquier intento de alterar las facturas generadas o su encadenamiento.
- Muestren una alarma cuando se produce una acción que atenta contra la integridad de las facturas y registren este evento.
3. Facilitar la trazabilidad de las facturas
Los programas de facturación certificados por Hacienda deben establecer una cadena de registros de facturación. ¿Qué quiere decir esto? Que cada factura debe incluir la referencia de la anterior. De tal manera que se puedan visualizar cronológicamente todos los registros. Para ello, los software deben:
- Incorporar a los registros de facturación de alta o anulación la información del registro anterior: NIF de quién la haya emitido, número de serie y factura, fecha de expedición y el inicio de su huella.
- Crear una única cadena de registros generados por un mismo obligado tributario en un programa de facturación.
- Incluir en cada registro de manera automática la hora exacta en la que se creó.
- Facilitar la consulta de la cadena de registros hacia atrás y hacia adelante, de tal manera que desde una factura se pueda saltar a la anterior o a la siguiente.
- Detectar cualquier incidencia que pueda afectar a la trazabilidad de los registros y lanzar una alerta.
4. Registrar los eventos importantes que afecten al funcionamiento de los programas de facturación certificados por Hacienda
Junto a la generación de registros de facturación, los software deberán crear registros de eventos. ¿De qué eventos hablamos?
- Cuando un programa comience a trabajar como un software que no permite la remisión de facturas a la AEAT y cuando deje de hacerlo.
- Cuando el software comience a buscar anomalías en la facturación o en el propio registro de eventos.
- En el momento en el que se detecten incidencias que afectan a la integridad, inalterabilidad o trazabilidad de las facturas o los registros de eventos.
- La restauración de una copia de seguridad si esta se gestiona desde el software.
- La exportación de registros de facturación o eventos.
Los programas de facturación certificados por Hacienda deberán generar automáticamente un informe cada 6 horas en las que estén en funcionamiento en el que se desgranen todos los eventos sucedidos desde el anterior informe. Dicho informe también se deberá crear cuando se proceda a apagar el software.
Al igual que sucede con los registros de facturación, las soluciones deberán garantizar que la integridad y trazabilidad de los registros de eventos y generarlos en formato XML, con codificación UTF-8 y el contenido mínimo que figura en la orden ministerial.
5. Incorporar una huella o hash a los registros de facturación y de eventos
Como hemos ido apuntando en las características anteriores, los programas de facturación certificados por Hacienda deben incluir en las facturas una huella o hash, pero también en el registro de los eventos.
Para crear estas huellas se empleará la información establecida por Hacienda, que vienen a ser los datos básicos de las facturas como NIF del emisor, tipo de factura o importe total; y de los registros de eventos como el tipo de evento, la identificación del software o la fecha y hora en que se produjo.
Asimismo, se establece que el cálculo de la huella o hash se llevará a cabo empleando un algoritmo y una codificación que figurarán en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Las huellas de las facturas y los registros de eventos deben conservarse junto a ellos.
6. Realizar la firma electrónica de las facturas y los eventos
Los registros de facturación y de eventos deben firmarse electrónicamente. Los programas de facturación certificados por Hacienda deben generar la firma electrónica empleando una clave asociada a un certificado electrónico cualificado y expedido por una entidad habilitada para ello como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
Al igual que sucede con las huellas, las firmas electrónicas deben almacenarse en los software junto a los registros de facturas y eventos.
7. Insertar un código QR en las facturas
Las facturas que se generen a través de los software deben incluir un código QR que permita acceder a una URL «del servicio de cotejo o remisión de información por parte del receptor de la factura». De tal manera que escaneando el código se pueda cotejar la factura para comprobar su veracidad.
No será necesario incorporar el código QR en caso de que se trate de una factura electrónica. Puesto que para en las facturas electrónicas será necesario incluir la URL.
8. Conservar las facturas y posibilitar el acceso a los registros
Es importante tener en cuenta que los programas de facturación certificados por Hacienda deben garantizar que todos los registros de facturación se almacenan de manera segura, accesible y legible.
Podrán consultar los datos y documentos tanto las empresas y los profesionales como la Agencia Tributaria.
Asimismo, las soluciones deben permitir exportar las facturas por si un negocio decide almacenarlas en otro lugar, por ejemplo, en un dispositivo de almacenamiento propio como un disco duro externo.
El plazo de conservación de los registros de facturación es el estipulado para las facturas por la legislación tributaria: 4 años desde su creación.
9. Remitir información a la Agencia Tributaria
Un aspecto crítico de los programas de facturación certificados por Hacienda es que deben ser capaces de remitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Esto implica que:
- Puedan conectarse a internet y comunicarse con los servicios electrónicos de la AEAT.
- Gestionen certificados electrónicos tanto para realizar la firma electrónica como para autenticarse ante la AEAT.
- Sean capaces de remitir los registros de facturación con el formato y la codificación que señalamos al inicio de este listado de características de los programas de facturación certificados por Hacienda.
- Puedan recibir respuestas generadas por la Agencia Tributaria a los envíos de información realizados.
- Permitan enviar los registros de facturación para responder a un requerimiento de la Agencia Tributaria.
10. Permitir que los negocios envíen voluntariamente sus registros a la AEAT
Actualmente, las empresas y los profesionales pueden optar por enviar voluntariamente todos los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Esta práctica se debe llevar a cabo por sistemas de emisión de facturas verificables, conocidos popularmente como sistemas VERI*FACTU. ¿Cuáles son estos sistemas? Los programas de facturación certificados por Hacienda que tengan todas las características que hemos listado y que se empleen para remitir efectivamente a la AEAT las facturas.
Así, los programas de facturación certificados por Hacienda tienen que ser capaces de enviar registros de facturación a la sede de la AEAT en formato XML y recibir la respuesta de esta. En caso de que se registren correctamente, la Agencia Tributaria facilitará un código seguro de verificación. Y si, en cambio, se detectó algún registro erróneo se informará sobre el tipo de fallo para poder subsanarlo.
La normativa establece que un programa de facturación podrá ser usado como sistema VERI*FACTU en cualquier momento, pero deberá emplearse de esta manera durante todo el año natural en el que se empleara por primera vez. Además, deberá informarse a la Agencia Tributaria sobre la decisión de dejar de usar el software como sistema VERI*FACTU al año siguiente.
En definitiva, los programas de facturación certificados por Hacienda no pueden permitir a los negocios y a los profesionales alterar las facturas ni realizar ninguna acción sin que quede un registro de ella. De esta manera, se busca garantizar la integridad de las facturas, el orden cronológico de las mismas y su conservación de manera segura.
Además, los programas de facturación certificados por Hacienda pueden funcionar como sistemas VERI*FACTU que permitan remitir de manera voluntaria toda la información de facturación a la Agencia Tributaria.
Antes del 29 de julio de 2025, todos los software usados para realizar la facturación deben cumplir los requisitos publicados por el Ministerio de Hacienda. Por eso, es fundamental que los negocios contraten programas que cumplen con la normativa cuanto antes y comiencen a sacarle partido a un tipo de software que facilita y agiliza la gestión económica de las empresas, lo que incluye no solo la creación de facturas, sino también el control y el cobro de las mismas.