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La AEPD ha multado con 2.000€ a una empresa por meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp infringiendo el RGPD
Para algunas personas resulta más problemático quedarse sin WhatsApp que sufrir un apagón eléctrico como el que experimentó la España peninsular en abril de 2025. Esta aplicación de mensajería instantánea ha conseguido convertirse en una herramienta básica de nuestro día a día. Hasta el punto de que no solo es relevante en nuestra esfera personal o familiar, sino también desde un punto de vista empresarial y profesional.
Dado su nivel de implementación, en muchas empresas se decide meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp para agilizar la comunicación con estos, sobre todo, en lo relativo a la organización del trabajo o a la gestión de incidencias.
Sin embargo, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) viene de imponer una multa de 2.000€ a una empresa andaluza por meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp en vez de optar por otras alternativas que no conllevasen la exposición de su número personal al resto de personas incluidas en el grupo.
A ello debemos sumar el hecho de que la AEPD no entró a analizar la posible vulneración del derecho a la desconexión digital que puede acarrear meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp sin su consentimiento y sin implementar medidas que salvaguarden dicho derecho.
¿Para poder meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp basta con recabar su consentimiento?
Uno de los aspectos más interesantes de esta innovadora resolución de la AEPD es que no solo cuestiona que se pueda meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp sin lograr antes la autorización expresa de estos a este tratamiento de datos, sino que va más allá.
La agencia se ampara en las Directrices 5/2020 sobre el consentimiento en el sentido del Reglamento (UE) 2016/679 para sostener que «el consentimiento puede no ser libre en situaciones en las que existe un desequilibrio de poder como el ámbito laboral».
Es decir, de acuerdo a dichas directrices, no bastaría con que una empresa recabase la firma de sus empleados para poder meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp corporativo. ¿Por qué?
Según la AEPD, meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp compartiendo sus números de teléfono personales con el resto de empleados es un tipo de tratamiento de datos personales que «no puede basarse en el consentimiento, por cuanto el consentimiento no debe considerarse libremente prestado cuando el interesado no goza de verdadera o libre elección o no puede denegar o retirar su consentimiento sin sufrir perjuicio alguno».
¿Por qué meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp vulnera la normativa de protección de datos?
Meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp con fines laborales infringiría, según la AEPD, el artículo 6.1. del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
En este precepto se regula la licitud del tratamiento de datos personales entre los que se encuentra el número de teléfono personal de los empleados. Dicho tratamiento solo es lícito si se cumple alguna de las cuatro condiciones fijadas en el artículo y entre las que podemos destacar dos:
- El interesado haya prestado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para el fin específico de ser incluido en un grupo de WhatsApp corporativo.
- La empresa pueda justificar que «el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte».
Como apuntamos antes, la AEPD ha puesto en duda que se pueda meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp aunque se recabe su consentimiento porque el mismo no es libre al haber una relación desigual entre empleado y empleado.
Con respecto a la segunda condición, la agencia considera que las empresas pueden justificar «esta necesidad» de meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp, así como la imposibilidad de usar medios más adecuados para mantener una comunicación fluida con los empleados.
Solo mediante esta justificación se podría meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp. En el caso estudiado por la AEPD, la entidad considera que no se produjo dicha justificación.
¿Deben las empresas buscar alternativas menos invasivas?
Precisamente, la resolución de la AEPD pone el foco en que, antes de meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp, las empresas se planteen usar medios menos invasivos para comunicarse con los profesionales.
En el caso analizado por la agencia, la empresa sostenía que ofrecía como alternativa responder a las cuestiones de los trabajadores y facilitarles las pertinentes instrucciones por correo electrónico, pero avisando a los profesionales de que este medio no era igual de ágil y eficaz.
Esto implica que, efectivamente, hay alternativas menos lesivas para la protección de datos que meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp.
¿Cómo cuáles? Crear chats de trabajo en aplicaciones como Microsoft Teams, usar un sistema de avisos internos al que tengan acceso todos los trabajadores, facilitar el trabajo en equipo y la interconexión entre todos los profesionales a través de un software de gestión, disponer de listas de difusión para informar por email a los trabajadores…
Además, existe la posibilidad de meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp cuando se les proporcionan teléfonos de uso profesional y, por lo tanto, sus números no son datos personales.
A la luz de todo lo analizado, la AEPD decidió multar a la empresa con 2.000€. Si bien esta sanción se vio reducida hasta los 1.200€ porque el negocio decidió aceptar su responsabilidad y pagar la multa en el periodo voluntario.
¿Meter a los trabajadores en un grupo de WhatsApp podría vulnerar su derecho a la desconexión digital?
En la denuncia presentada por un ex-empleado de la empresa se hacía hincapié en que el flujo de comunicaciones del grupo de WhatsApp era elevado y que eso le causaba estrés fuera de su jornada laboral.
Esta posible vulneración del derecho a la desconexión digital no fue estudiada por la AEPD porque dicha materia excede de sus competencias centradas en la salvaguarda de la protección de datos personales.
Sin embargo, este caso nos permite recordar que los trabajadores tienen derecho a la desconexión digital y que el proyecto de Ley de reducción de la jornada laboral incluye novedades sobre el derecho a la desconexión digital.
¿Qué pueden hacer las empresas para evitar sanciones de la Inspección de Trabajo y conflictos legales con los trabajadores por esta materia?
Disponer de protocolos de desconexión digital y políticas de uso de medios informáticos en los que se regule con precisión cómo se deben usar los dispositivos digitales y aplicaciones como WhatsApp, a la vez que se garantiza el disfrute de este derecho por parte de los profesionales.
De hecho, es fundamental que estos protocolos estén adaptados a la futura normativa y que establece, entre otras cuestiones, que:
- Las empresas no pueden exigir a sus trabajadores que realicen ninguna actividad fuera de su jornada.
- Los negocios no pueden enviar comunicaciones a sus empleados fuera de su horario laboral.
- Los trabajadores no pueden renunciar a su derecho a la desconexión digital.
- Es posible mediante la negociación colectiva pactar excepciones a estas reglas. De tal forma que las empresas se puedan poner en contacto con los trabajadores si «cuando concurran circunstancias excepcionales justificadas que puedan constituir:
- Un riesgo grave para los trabajadores u otras personas.
- Un potencial perjuicio empresarial grave y que, para ser evitado, sea necesario adoptar inmediatamente medidas urgentes.
En definitiva, es importante contemplar que el uso de WhatsApp a nivel empresarial debe respetar la normativa en vigor sobre protección de datos, derecho a la desconexión digital o el uso de medios informáticos.
Así, un trabajador puede avisar por WhatsApp de que no va a trabajar y un empresario también puede usar esta herramienta para comunicarse con sus trabajadores, pero debe tener en cuenta que el número de teléfono personal de sus empleados es un dato personal que debe ser tratado de la forma menos lesiva posible y que los profesionales tienen derecho a la desconexión digital.