El registro de jornada digital en 8 claves
El registro de jornada digital obligatorio en las empresas sigue adelante y se prevé que esté en vigor a principios de 2026
El 20 de octubre terminó el plazo para que se presentaran aportaciones al Real Decreto de registro de jornada digital. Esta futura norma continúa, así, su tramitación por la vía de urgencia y pasa, ahora, al Consejo de Estado que debe emitir un informe sobre ella.
¿Qué implica todo ello?
- La aprobación del registro de jornada digital está cada día más cerca, a pesar de que el Congreso de los Diputados rechazase la Ley de reducción de la jornada laboral en la que se incluía esta medida. Puesto que al tramitarse a través de un RD, no es necesario que el Gobierno cuente con el aval del Congreso.
- Las empresas deben acelerar su salto al registro de jornada digital. Para ello, pueden recurrir a un software de registro horario gratis o de pago.
A continuación, aclaramos las principales preguntas que se están haciendo cientos de miles de empresarios y trabajadores sobre el registro de jornada digital.
¿Quién estará obligado a contar con un sistema de registro de jornada digital?
Según el borrador del RD de registro de jornada digital, «todas las empresas garantizarán el registro diario de la jornada de trabajo realizada por cada persona trabajadora en su lugar de trabajo, por medios digitales».
De acuerdo con esta redacción del borrador del Real Decreto, la obligación de implementar un registro de jornada digital no recaería en los autónomos, sino solo en las empresas. Sin embargo, este borrador no es la versión definitiva del texto y se podría aclarar aún que los autónomos que tienen trabajadores a su cargo también están obligados a realizar el registro de jornada digital.
Por otra parte, el borrador plantea expresamente que los hogares no estén obligados a garantizar el registro de jornada digital de las trabajadoras domésticas.
Así, la norma modificará el RD 1620/2011 para establecer que el registro de jornada de las empleadas de hogar se realice «por cualquier medio que sea proporcionado a las capacidades y recursos con los que cuenten la persona empleadora y la persona trabajadora y que garantice el cumplimiento de dicha obligación de manera efectiva».
¿Cómo debe ser el registro de jornada digital en las empresas?
El artículo 2 del borrador del RD dice que el registro de jornada digital debe ser:
- Objetivo. Lo que significa que la información de los fichajes se debe reflejar «de manera imparcial, perceptible e indiscutible».
- Fiable. Esto implica que los fichajes una vez que son realizados «no puedan ser modificados sin la autorización de la empresa y de la personal trabajadora». Además, si se llevan a cabo cambios, estos deben quedar reflejados de una forma clara y tiene que quedar constancia de quién los realizó.
- Accesible. Por lo que el programa empleado debe permitir a los trabajadores fichar de una forma sencilla.
Además, el sistema de registro de jornada digital empleado por las empresas debe garantizar dos derechos clave de los trabajadores:
- El derecho a la intimidad.
- El derecho a la protección de datos, lo que pasa por respetar «los principios de minimización, idoneidad, necesidad y proporcionalidad».
¿Cuál es la información mínima que se debe incluir en el registro de jornada digital?
El software de registro horario que emplee una empresa debe ser capaz de registrar una serie de datos mínimos a la hora de realizar los fichajes:
- Identificación de la persona que realiza el fichaje, incluyendo solo los datos personales indispensables.
- Régimen de jornada del trabajador, horario de trabajo y, si trabaja a tiempo parcial, el porcentaje de parcialidad.
- Inicio y final exactos de cada jornada de trabajo.
- Inicio y final de las pausas que se realicen dentro de la jornada laboral que no se consideren tiempo de trabajo efectivo.
- Modalidad de trabajo: presencial o a distancia.
- Tipología de las horas trabajadas: ordinarias, extraordinarias o complementarias.
- Especificación de cómo se van a compensar las horas extras, si con retribución económica o con descanso.
- Inicio y final de los tiempos de espera y de los tiempos a disposición de la empresa en los casos en que no se consideren tiempo de trabajo efectivo.
- Inicio y final de las interrupciones del disfrute del derecho a la desconexión digital.
- Horas trabajadas por «la aplicación de fórmulas de conciliación, flexibilidad o distribución irregular de la jornada».
- Resumen diario y mensual de las horas trabajadas.
- Modificaciones realizadas en los fichajes, identificando quién las hizo y reflejando la autorización de ambas partes (trabajador y empresa).
¿Cómo deben fichar los trabajadores?
El artículo 4 del borrador del RD de registro de jornada digital establece que los trabajadores deben fichar de forma «libre, personal, directa e inmediata al comenzar y al finalizar cada situación de obligatorio registro».
Además, las empresas deben garantizar que los fichajes y sus modificaciones se lleven a cabo «libremente, en ausencia de todo tipo de condicionamiento o presión sobre la persona trabajadora».
¿Qué pasa si se produce una incidencia técnica y no es posible fichar digitalmente? Se debe registrar la jornada por otro medio, como podría ser el uso del papel. Eso sí, en cuanto sea posible se deben «pasar los asientos registrados a soporte digital».
Igualmente, las empresas deben asegurarse de que el sistema de fichaje «no se ubique en zonas de acceso público ni encontrarse accesible a personas distintas de las que deban realizar cada asiento».
Los asientos practicados por los trabajadores deberán conservarse durante 4 años.
¿Quién podrá acceder a los fichajes de los profesionales?
El futuro RD de registro de jornada digital plantea que los trabajadores tienen derecho a consultar sus fichajes y a obtener una copia de los mismos y de las modificaciones que se hayan realizado «en cualquier momento y de forma inmediata, al menos, en su lugar de trabajo».
Además, las empresas estarán obligadas a entregar junto a las nóminas, copias resúmenes de las horas mensuales trabajadas.
Por otro lado, los representantes legales de los trabajadores también tienen derecho a consultar y obtener una copia de los asientos y sus modificaciones de forma inmediata en el centro de trabajo. Si bien, este acceso tiene que respetar la normativa sobre protección de datos.
De tal forma que no se muestren «aquellos datos personales de las personas trabajadoras o de terceros que no resulten necesarios para el ejercicio de las funciones que la representación legal de las personas trabajadoras tiene encomendadas».
Finalmente, el sistema de registro de jornada digital usado por una empresa debe permitir el acceso de la Inspección de Trabajo «en cualquier momento y de forma inmediata, de manera remota y presencial en los centros de trabajo».
¿Cómo se debe implementar el registro de jornada digital en las empresas?
Las empresas deben elaborar un protocolo de organización y documentación del registro de jornada. Para ello, deben informar previamente y consultar a los representantes legales de los trabajadores.
Este protocolo debe incluir:
- El procedimiento para fichar y modificar los fichajes.
- La información que debe quedar reflejada en los fichajes.
- Un sistema para evaluar periódicamente el funcionamiento del registro de jornada en el que participen tanto la empresa como los representantes legales de los trabajadores.
Además, las empresas deben formar a los trabajadores sobre el protocolo y sobre el funcionamiento del sistema de registro de jornada digital. Estas horas de formación se consideran tiempo de trabajo efectivo.
¿El Gobierno creará una herramienta pública para realizar el registro de jornada digital?
En el borrador del RD de registro de jornada digital no se contempla la creación por parte del Ministerio de Trabajo de una solución pública. Por lo que las empresas deberán contratar un programa de control horario que permita a los trabajadores fichar libremente y de forma inmediata.
¿Cuándo entrará en vigor el registro de jornada digital obligatorio?
El borrador del RD de registro de jornada digital indica que entrará en vigor pasados 20 días de su publicación en el BOE. Esto implicaría que esta nueva obligación normativa comenzase a funcionar en los primeros meses de 2026.
Sin embargo, la versión actual de la norma también hace referencia a un futuro desarrollo normativo (por ejemplo, mediante una Orden Ministerial) en el que se fijen los requisitos técnicos del sistema de registro de jornada digital.
Ello podría provocar que contar con un sistema de registro de jornada digital no sea obligatorio hasta que se fijen los requisitos técnicos precisos de los programas de control horario y, por lo tanto, alargar el proceso durante unos cuantos meses más.
De todas formas, como el borrador del RD ya fija claramente qué características deberán tener los software empleados por las empresas para registrar digitalmente las jornadas de sus trabajadores, las soluciones ya se están adaptando para cumplir los requisitos técnicos.
Por lo que las empresas que aún usen el papel para registrar las jornadas de sus trabajadores deben comenzar a usar programas de control horario para adaptarse a una nueva obligación que ya está a la vuelta de la esquina.